Одной из особенностей KleanApp является контроль качества. В каждом случае одна комната в объекте индивидуально проверяется и детально оценивается. С помощью протокольной функции аудиты и совместные инспекции могут быть задокументированы. Отчеты о качестве предоставляют всесторонний обзор качества очистки с графикой, статистикой и изображениями.
Краткий обзор функций программы
Цифровые процессы в уборке зданий
Контроль качества
AdHoc и планируемые элементы управления (также в соответствии с DIN 2859-1)
Для проверок AdHoc вы выбираете номера для проверки. Для плановых проверок генератор случайных чисел создает список комнат, подлежащих контролю в объекте в соответствии с вашими критериями. В качестве критерия можно выбрать DIN 2859-1 или другие пространственные данные.
Интеграция спецификаций ваших услуг
Вы можете полностью интегрировать спецификации услуг в KleanApp или определить объекты управления в соответствии с типами использования или группами помещений.
Управление основными данными
Вы можете сделать все важные настройки (интервалы, режим оценки, объекты управления и т.д.) в системе самостоятельно в любое время.
Билетная система
Система тикетов - это программная функция, которая позволяет профессионально записывать, обрабатывать и отслеживать проблемы клиентов (билеты), такие как предложения, жалобы или неисправности.
Автоматические билеты на переделку и последующий осмотр
В рамках контроля качества система автоматически создает заявки на доработку в случае плохих оценок. Последующие проверки также могут быть созданы автоматически через систему. Благодаря сложной системе прав билеты попадают в режиме реального времени с ответственным лицом.
Интеграция клиентов и посетителей через QR-код
С помощью QR-кода, например, в туалете, клиенты и посетители могут сообщать об отклонениях и дефектах. Кроме того, о билетах также можно сообщить по ссылке для конкретного объекта.
Интеграция существующих билетных систем (по электронной почте)
KleanApp может конвертировать входящие электронные письма в билеты и назначать их нужному объекту или ответственным сотрудникам. Таким образом, вы также можете интегрировать существующие билетные системы, например, клиентов.
Учет времени
KleanApp предлагает различные возможности цифровой записи времени.
Штрих-код, NFC, iBeacons, телефон и терминал
KleanApp поддерживает методы сканирования штрих-кодов, NFC-меток и iBeacons, а также запись времени по телефону и терминалам. В зависимости от проекта и местных условий, вы можете выбрать между отдельными методами.
Оповещения в режиме реального времени (опционально с GPS-отслеживанием)
Многочисленные предупреждающие сообщения поддерживают вас в вашей повседневной работе. Вы будете своевременно проинформированы, если сотрудник не появляется на объекте или если есть отклонения (сканирование за пределами объекта). Таким образом, вы можете действовать до того, как ваш клиент пожалуется.
Отчётность
Все данные могут быть отредактированы в отчетности и экспортированы для дальнейшей обработки. Посещаемость и отсутствие ваших сотрудников четко перечислены в режиме реального времени.
Инструменты ИИ
KleanApp использует искусственный интеллект именно там, где он заметно снижает вашу канцелярскую нагрузку: при оценке больших объёмов данных, связанных с отслеживанием времени и отсутствиями. ИИ подводит итоги проблем, выделяет аномалии и предлагает конкретные дальнейшие шаги — решение остаётся в ваших руках.
Оценка отслеживания времени с помощью ИИ
Для конкретного сотрудника ИИ анализирует все результаты учёта рабочего времени за выбранный период — такие как нарушения Закона о рабочем часе, пропущенные перерывы или необычное отсчёт часов. Вы получите краткое изложение ключевых вопросов, приоритетный список рекомендуемых следующих шагов и указание на момент эскалации. Это позволяет сразу увидеть, где нужно действовать, а не оценивать каждую аномалию самостоятельно.
Оценка отсутствия с помощью ИИ
В выбранный период ИИ проверяет все больничные записи на типичные закономерности: частые болезни в выходные, больничные сразу до или после отпуска, а также болезни в переходные дни. Оценка включает сводку аномалий, список затронутых сотрудников с конкретными данными и — если закономерности значительны — рекомендацию отделу кадров. Это позволяет быстро выявлять тенденции, не тратя часы на сравнение списков в Excel.
Оценка графика дежурств с помощью ИИ
В течение видимого периода обзора списка ИИ анализирует все запланированные смены — индивидуальные назначения и расширенные серии — вместе с отсутствием сотрудников. Он выявляет конфликты (смена несмотря на одобренное отсутствие), сотрудники с заметно большим или низким количеством смен, накопления выходных или переменных дневных смен, одностороннее распределение персонала по отдельным объектам и распределение замен. Вы получите краткое изложение в нескольких предложениях, приоритетный список самых важных выводов с датой, сотрудником и целью, а также конкретными рекомендациями для планировщиков и менеджеров проектов. Это позволяет с первого взгляда увидеть, где план ещё стоит пересмотреть, вместо того чтобы самостоятельно проходить по сетке день за днем.
Оценка подготовки заработной платы с помощью ИИ
Перед передачей данных о зарплате в бухгалтерский отдел ИИ проверяет данные о зарплате выбранного месяца на достоверность — по сотрудникам, по дню, типу заработной платы и центру затрат. Он фиксирует необычно высокие часы суток, заметно большое количество записей за день, записи с надбавкой без соответствующей причины, несоответствия между часами и днями, а также показания от ручных изменений. Вы получите краткое резюме аномалий, список затронутых записей с датой и сотрудником, а при необходимости — рекомендацию для бухгалтерии заработной платы. Это значит, что вы можете начать заработную плату с гораздо большей уверенностью, а не сверять каждый строк самостоятельно.
Сводка билетов с помощью ИИ
Для одного тикета ИИ объединяет весь процесс — изменения статуса, назначения, комментарии — в компактный профиль. Вы получите обзор истории сделок, хронологический обзор самых важных шагов, список открытых точек с обязанностями и информацию о рисках, таких как просроченные сроки или многократные перераспределения. Особенно при длинных билетах клерки заметно экономят время при повторной посадке.
Инструктаж по объектам ИИ
Одним нажатием кнопки ИИ создаёт профиль объекта: основные данные и адрес, тенденции качества последних проверок, открытые тикеты, последняя коммуникация с клиентом и запланированные назначения на следующие 14 дней. В брифинге выделяются сильные стороны, риски и рекомендуемые дальнейшие действия — идеально подходящее для управляющих недвижимостью при знакомстве с новыми объектами, подготовке к встрече с клиентами или замене их в праздничные периоды.
Безопасно и отслеживаемо
Все оценки ИИ работают исключительно с данными вашего клиента, уважают соответствующие модули и права пользователей и не меняют ничего в ваших базах данных. Инструменты ИИ можно активировать отдельно для каждой функции и для каждого клиента — вы всегда контролируете, какие данные передаются ИИ. Потребление токенов ведётся прозрачно.
Финансы
Весь процесс от составления сметы до готового счета — включая рабочие заметки и специальные услуги — отображается в KleanApp.
Предложения
С помощью KleanApp вы можете быстро создавать предложения по широкому спектру услуг — от готовых текстовых модулей — будь то одноразовый заказ, ежемесячная фиксированная ставка или выставление счетов согласно рабочей записке.
Рабочие ваучеры и специальные льготы
Ваши сотрудники могут использовать наше приложение, чтобы получить цифровую подпись на рабочих сертификатах клиентом на месте. Подписанное свидетельство о работе немедленно отправляется сотрудникам офиса по электронной почте. Даже спонтанные задания, которые не были заказаны, могут быть быстро зафиксированы на месте и подтверждены заказчиком подписью.
Счета
Счёт может быть сформирован из заказов одним нажатием кнопки, как отдельно, так и полностью в рамках прохождения счета. Рабочие заметки и специальные услуги автоматически прикрепляются к счету в виде PDF с подписью клиента.
CRM
Наш модуль CRM документирует и направляет всю коммуникацию между вашим офисным персоналом и клиентами.
Чёткая презентация
Когда клиент звонит, ваши агенты могут сразу увидеть все важные операции — все письма, заявки, заметки и звонки.
Автоматический импорт электронной почты
Входящие и исходящие письма от сотрудников вашего офиса и ваших клиентов могут быть автоматически импортированы в KleanApp и назначены соответствующим контактам при необходимости.
Формы
Чтобы дать вам еще один строительный блок на пути к оцифровке, вы можете сопоставить свои формы в электронном виде с помощью KleanApp. Вы можете интегрировать формы в нашу билетную систему или хранить их в качестве выбора в отеле.
Области применения электронных форм
Наши клиенты используют формы для:
- Акты приемки
- Аудит недвижимости
- Контрольные списки
- Заказы материалов
Определение полей формы самостоятельно
Вы можете создать отдельные поля формы через наш веб-сайт, а затем форму можно вызвать через приложение, быть заполненными, подписанными и сохраненными. Фотографии также могут быть интегрированы в качестве доказательства.
Конструктор форм - Создайте свой собственный PDF-файл
Вы можете разработать результат (заполненную форму в виде PDF-документа) самостоятельно и дополнить его логотипом вашей компании и цветовой схемой.
Автопарк (GPS-слежение) и проверка водительских прав
Проверка водительских прав является неотъемлемой частью управления автопарком. Любая компания, которая предоставляет своим сотрудникам служебные или пуловые транспортные средства, должна регулярно проверять водительские права сотрудников. С GPS-слежением транспортных средств мы дополняем парк модулей.
Автопарк (GPS слежение)
В транспортном средстве установлен GPS-трекер. На карте вы можете отслеживать маршруты и местоположения ваших транспортных средств в режиме реального времени.
Проверка водительских прав
Авторизованные лица в вашей компании могут использовать наше приложение для проверки водительских прав сотрудников. Приложение автоматически создает следующую проверку и напоминание для каждого сотрудника в соответствии с вашими спецификациями (ежемесячно, каждые три месяца и т. Д.). Для отдельных сотрудников лицензия для этого варианта не требуется.
Самостоятельная проверка водительских прав
С помощью чипа NFC на водительских правах сотрудники могут сканировать свои водительские права через приложение. Таким образом, проверка водительских прав документируется. Отсутствующие элементы управления четко отображаются на веб-сайте.
Инвентаризация и аудит DGUV
С помощью нашего модуля инвентаризации вы можете записывать свои электрические приборы, такие как пылесосы, отслеживать их местоположение, документировать проверки DGUV и получать напоминания о необходимости проверок.
Аудит DGUV
Каждый месяц вы будете получать обзор того, какие устройства должны пройти тестирование DGUV и где эти устройства в настоящее время расположены. Устройства собираются, доставляются на склад и проверяются там специалистом. Дата теста документируется, и документы хранятся вместе с устройством.
Какое устройство находится где
Отсканировав штрих-код, можно точно увидеть, какое устройство где находится. Когда сотрудник переносит устройство со склада в объект или перемещает устройство с одного объекта на другой, объект выбирается, а затем сканируется штрих-код. Устройство автоматически назначается новому объекту.
Экспорт для бухгалтерского учета
Ваш бухгалтерия может экспортировать данные в виде списка для расчета годовой амортизации (основные средства/GWG).
Конструкторы панелей мониторинга, форм и отчетов
У нас есть три различных инструмента, с помощью которых вы можете полностью настроить формы, отчеты и нашу панель инструментов в соответствии с вашими потребностями и свободно проектировать их.
Конструктор форм
В KleanApp вы можете оцифровать столько форм, сколько захотите, и сделать их доступными для редактирования в приложении. С нашим новым дизайнером вы также можете разрабатывать результаты (PDF-файлы) индивидуально с логотипом или аналогичным.
Конструктор панели мониторинга
В дополнение к нашей стандартной панели мониторинга вы можете создавать различные индивидуальные панели мониторинга и компилировать информацию, которая важна для вас. С помощью индивидуальной панели инструментов отдельные функции (менеджер по недвижимости, офисный персонал и менеджмент) получают именно те оценки и информацию, которые вам нужны для вашей повседневной работы.
Конструктор отчетов
Мы уже предлагаем вам некоторые стандартные отчеты, а существующие фильтры могут оптимально анализировать данные. Кроме того, вы можете составлять свои собственные отчеты и делать их визуально привлекательными и понятными с помощью нашего дизайнера отчетов. Созданные отчеты затем можно вызвать в виде файла PDF или файла Excel одним щелчком мыши.
Тренировка
С помощью нашего учебного модуля вы можете управлять, проводить и отслеживать обучение, обучение и инструктаж по безопасности ваших сотрудников. Вы будете проинформированы о предстоящем обучении.
Проводите обучение через приложение
Линии объектов могут воспроизводить видео и учебные материалы через планшет. Сотрудник подтверждает участие, подписывая на планшете. Участие в тренинге и подтверждение с подписью оформляется на сайте. Вы достигаете однородного качества за счет использования заранее определенного учебного материала.
Управление обучением
На сайте вы можете создавать новые учебные курсы и управлять существующими. Там можно указать, для каких сотрудников или каких функций это обучение является обязательным. В крупных компаниях также могут быть определены отдельные направления, в которых обучение незаменимо (чистое помещение, производство).
Определение и анализ потребностей в обучении
Вы можете четко видеть, когда истекает срок обучения / обучения и какие сотрудники должны быть переобучены, когда. Затем вы можете основывать свое планирование на этом.
Ключи
Его можно использовать для отслеживания передачи ключей и других важных предметов сотрудникам.
Точная идентификация ключей
Каждый брелок оснащён брелоком NFC. По чтению бирки можно чётко определить брелок.
Подпись получателя
Сотрудник, который получает знаки с ключами на дисплее мобильного телефона или планшета эмитента. Это обеспечивает точную документацию передачи.
Список
С помощью модуля расписания обязанностей вы можете устанавливать время работы и развертывания для сотрудников и объектов, находящихся под вашей опекой, тем самым сохраняя обзор рабочей нагрузки и распределения персонала.
Окно рабочего времени и недельные рабочие часы
Вы можете ввести возможные часы начала и окончания, а также максимальные рабочие часы в день недели для ваших сотрудников, а также договорные недельные рабочие часы. Для объекта можно определить временное окно, в течение которого может проводиться очистка.
Классификация с помощью DragDrop
Вы можете использовать интерактивный просмотр календаря, чтобы распланировать сотрудников по объектам. У вас есть возможность создавать расписание по объекту или по пользователю. Задание легко выполнить с помощью DragDrop, а время и повторения можно редактировать после процедуры. Отображение разницы между целевым и фактическим часами позволяет фиксировать использование сотрудников и объектов.
Целевые / фактические часы записи времени
Целевые часы для сотрудника и/или объекта передаются в систему учёта рабочего времени и могут быть сопоставлены и проанализированы там.
Даты/Задачи
Модули «Назначения и задачи» позволяют записывать предстоящие события в цифровом виде. Вид встречи даёт сотрудникам всесторонний обзор, потому что именно здесь складываются все важные события из других модулей KleanApp.
Записи на встречи — просмотр календаря и уведомление о сроках
Вы можете записывать и управлять встречами для своих сотрудников. Следующие важные события автоматически переносятся из других модулей KleanApp в виде назначений на встречи: сроки оплаты, задачи, запланированные проверки, целевые часы с интерфейсов и из нашего графика дежурств, а также данные из модуля документации по уборке. Благодаря обзору календаря в приложении и вебе, а также автоматическому уведомлению о push-уведомлениях, вы и ваши сотрудники больше не будете пропускать важные события.
Задачи — отслеживать, что было сделано?
Вы можете использовать модуль Задачи для назначения задач сотрудникам. В отличие от системы тикетов, задачи предназначены для действий/завершений, которые не требуют собственного рабочего процесса, как в системе тикетов. Сотрудники могут отмечать задачи в приложении, а вы можете следить за всем через сайт.
Интерфейсы
Финансы
- Экспорт счетов в Excel
- Контроль экспорта (оценка DB1)
- Экспорт счетов в формате DATEV, включая квитанции (zip-файл)
- Экспорт счетов в формате DATEV «XML-интерфейс онлайн», включая чеки (zip-файл)
- Экспортировать Lexware (csv-файл)
- Онлайн-соединение Lexware Office через API
Учет времени
- Экспорт бронирований в Excel
- Экспортировать сапфир (csv-файл)
- Экспорт Sage (txt файл)
- Export Digras (xml-файл)
Подготовка заработной платы
- Дата экспорта в «Зарплата и зарплата» (txt файл)
- Экспортировать Datev 'Lodas' (txt файл)
- Экспортировать Addison (txt файл)
- Экспортная повестка (csv-файл)
- Экспорт Sage (csv-файл)
- Экспортировать Lexware (txt файл)
Справочные данные
Импорт и экспорт всех релевантных данных через файл Excel.
ERP-системы
- Zvoove через прямое подключение API
- Navision/BSS через прямое подключение API
Датчики
- Tork-Easycube для подключения систем дозаторов
- Обратная связь сейчас для опросов клиентов
