L'obiettivo principale di KleanApp è il controllo di qualità. Una stanza nell'oggetto è controllata individualmente e valutata in dettaglio. La funzione di protocollo può essere utilizzata per documentare audit e ispezioni congiunte. I rapporti sulla qualità forniscono una panoramica completa della qualità della pulizia con grafica, statistiche e immagini.
Funzioni del programma a colpo d'occhio
Controllo rapido della qualità nella pulizia degli edifici
Qualità
AdHoc e controlli pianificati (anche in conformità con DIN 2859-1)
Per i controlli AdHoc, selezionare le stanze da controllare. Per i controlli pianificati, il generatore casuale crea un elenco degli spazi nell'oggetto da controllare in base ai criteri specificati. È possibile scegliere DIN 2859-1 o altri dati spaziali come criteri.
Integrazione delle directory dei servizi
È possibile integrare completamente le directory di servizio in KleanApp o impostare gli oggetti controllo in base al tipo di utilizzo o ai gruppi di room.
Gestione dei dati master
È possibile effettuare tutte le impostazioni importanti (intervalli, modalità di valutazione, oggetti di controllo, ecc.) sul sistema in qualsiasi momento.
Sistema di ticket
Un sistema di biglietteria è una funzione software che consente di registrare, elaborare e tenere traccia professionalmente delle preoccupazioni dei clienti (ticket) come offerte, reclami o malfunzionamenti.
Biglietti automatici per la rielaborazione e il follow-up
Come parte dei controlli di qualità, il sistema crea automaticamente i ticket per la rielaborazione in caso di recensioni scadenti. I post-controlli possono anche essere creati automaticamente tramite il sistema. Attraverso un sofisticato sistema di diritti, i biglietti finiscono con la persona responsabile in tempo reale.
Coinvolgimento di clienti e visitatori tramite QR code
Clienti e visitatori possono utilizzare un codice QR nel bagno .B per segnalare anomalie e difetti. Inoltre, i biglietti possono anche essere segnalati tramite un link specifico dell'oggetto.
Integrazione dei sistemi di ticket esistenti (via e-mail)
KleanApp può convertire le e-mail in arrivo in biglietti e assegnarle all'oggetto o ai dipendenti giusti. In questo modo, puoi anche integrare i clienti esistenti nell'.B biglietti.
Registrazione dell'ora
KleanApp offre varie possibilità di registrazione digitale del tempo.
Codice a barre, NFC, iBeacons, Telefono e Terminale
KleanApp supporta codici a barre, tag NFC e metodi di scansione iBeacons, nonché il monitoraggio del tempo tramite telefono e terminali. A seconda del progetto e delle condizioni in loco, è possibile scegliere tra i singoli metodi.
Avvisi in tempo reale (opzionale con tracciamento GPS)
Numerosi avvisi ti supportano nel tuo lavoro quotidiano. Sarai informato in modo tempestivo se un dipendente non appare nell'oggetto o se ci sono anomalie (scansione all'esterno dell'oggetto). Quindi puoi agire prima che il tuo cliente si lamenti.
Reporting
Tutti i dati possono essere elaborati in reporting ed esportati per ulteriori elaborazioni. Gli arrivi e le assenze dei tuoi dipendenti sono chiaramente elencati in tempo reale.
Strumenti di IA
KleanApp utilizza l'intelligenza artificiale proprio dove allevia notevolmente il tuo carico di lavoro amministrativo: nella valutazione di grandi quantità di dati derivanti dal monitoraggio del tempo e dalle assenze. L'IA riassume i problemi, evidenzia anomalie e suggerisce passi concreti successivi – tu tieni la decisione nelle tue mani.
Valutazione AI del monitoraggio del tempo
Per un singolo dipendente, l'IA analizza tutti i risultati della registrazione del tempo nel periodo selezionato – come violazioni del Working Hours Act, pause mancanti o puntuazioni insolite. Riceverai un breve riassunto delle questioni chiave, una lista prioritaria dei prossimi passi raccomandati e un'indicazione su quando procedere. Questo ti permette di vedere a colpo d'occhio dove è necessario agire invece di dover valutare ogni singola anomalia da solo.
Valutazione AI delle assenze
Nel periodo selezionato, l'IA controlla tutti i certificati per malattia per i modelli tipici: malattie frequenti nei fine settimana, congedi per malattia subito prima o dopo le vacanze, e malattia nei giorni di transizione. La valutazione include un riepilogo delle anomalie, un elenco dei dipendenti interessati con dati specifici e – se i modelli sono significativi – una raccomandazione al dipartimento HR. Questo ti permette di identificare le tendenze fin dall'inizio senza dover passare ore a confrontare liste Excel.
Valutazione AI del roster di compiti
Per il periodo attualmente visibile della panoramica degli oristi, l'IA analizza tutti i turni pianificati – appuntamenti individuali e serie ampliate – insieme alle assenze dei dipendenti. Rileva conflitti (turni nonostante l'assenza approvata), dipendenti con un numero di turni vistosamente alto o basso, accumuli di turni diurni nel fine settimana o di collegamento per una persona, distribuzione unilaterale del personale nelle singole proprietà e distribuzione di sostituti. Riceverai un riassunto in poche frasi, una lista prioritaria delle scoperte più importanti con data, dipendente e oggetto, oltre a raccomandazioni concrete per pianificatori e project manager. Questo ti permette di vedere a colpo d'occhio dove il piano dovrebbe ancora essere riadattato, invece di dover passare la griglia da solo giorno per giorno.
Valutazione AI della preparazione salariale
Prima di trasferire i dati salariali al reparto contabile, l'IA verifica le voci salariali del mese selezionato per verificarne la plausibilità – per dipendente, giorno, tipo di salario e centro costi. Rileva ore diurne insolitamente alte, un numero vistosamente elevato di registrazioni in un giorno, voci di sovrapprezzo senza un'entrata adeguata per motivi, incongruenze tra ore e giorni e indicazioni derivanti da modifiche manuali. Riceverai un riepilogo compatto delle anomalie, un elenco delle voci interessate con data e dipendente e, se necessario, una raccomandazione per la contabilità delle buste paga. Questo significa che puoi iniziare la serie salariale con molta più certezza invece di dover controllare ogni linea da solo.
Riepilogo AI dei biglietti
Per un singolo ticket, l'IA raggruppa l'intero processo – cambiamenti di stato, assegnazioni, commenti – in un profilo compatto. Riceverai una panoramica della cronologia delle transazioni, un riepilogo cronologico dei passaggi più importanti, una lista di punti aperti con responsabilità e informazioni su rischi come scadenze in ritardo o più riassegnazioni. Soprattutto con i biglietti lunghi, gli impiegati risparmiano notevolmente tempo durante il risalto a bordo.
Briefing sugli Oggetti AI
Con la pressione di un pulsante, l'IA crea un profilo di una proprietà: dati master e indirizzo, tendenza di qualità degli ultimi controlli, ticket aperti, comunicazione più recente con il cliente e incarichi pianificati per i prossimi 14 giorni. Il briefing evidenzia punti di forza, rischi e le prossime azioni raccomandate – ideale per i gestori immobiliari che si familiarizzano con nuove proprietà, si preparano per appuntamenti con i clienti o li sostituiscono durante i periodi festivi.
Sicuro e rintracciabile
Tutte le valutazioni AI lavorano esclusivamente con i dati del tuo cliente, rispettano il modulo e i diritti degli utenti e non cambiano nulla nei tuoi database. Gli strumenti di IA possono essere attivati individualmente per ogni funzione e per ogni cliente – mantieni sempre il controllo su quali dati vengono trasmessi all'IA. Il consumo di token è registrato in modo trasparente.
Finanze
L'intero processo, dal preventivo alla fattura finale - inclusi appunti di lavoro e servizi speciali - è mappato in KleanApp.
Offerte
Con KleanApp, puoi creare rapidamente offerte per una vasta gamma di servizi da moduli testuali pronti a posto, che si tratti di un ordine una tantum, di una tariffa mensile fissa o di una fatturazione in base a una nota di lavoro.
Voucher per il lavoro e benefici speciali
I tuoi dipendenti possono utilizzare la nostra app per far firmare digitalmente i certificati di lavoro dal cliente sul posto. Il certificato di lavoro firmato viene poi immediatamente inviato al personale dell'ufficio via e-mail. Anche incarichi spontanei che non sono stati commissionati possono essere rapidamente registrati in loco e confermati dal cliente tramite firma.
Bollette
La fattura può essere generata dagli ordini con la pressione di un pulsante, sia individualmente che completamente come esecuzione della fattura. Note di lavoro e servizi speciali sono automaticamente allegati alla fattura come PDF con la firma del cliente.
CRM
Il nostro modulo CRM documenta e dirige tutta la comunicazione tra il personale d'ufficio e i clienti.
Presentazione chiara
Quando un cliente chiama, i tuoi agenti possono vedere tutte le operazioni importanti a colpo d'occhio – tutte le email, ticket, note e chiamate.
Importazione automatica di email
Sia le email in entrata che quelle in uscita dal personale d'ufficio e dai clienti possono essere importate automaticamente in KleanApp e assegnate ai contatti appropriati, se lo desideri.
Forme
Per darti un altro blocco predefinito sulla strada per la digitalizzazione, puoi mappare elettronicamente i tuoi moduli con KleanApp. Puoi includere i moduli nel nostro sistema di ticket o lasciarli come selezione per l'oggetto.
Settori di applicazione dei moduli elettronici
I nostri clienti utilizzano moduli per:
- Certificati di accettazione
- Controlli degli oggetti
- Liste
- Ordini materiali
Definire manualmente i campi modulo
Dal nostro sito web si creano singoli campi modulo e tramite l'app è quindi possibile accedere al modulo, compilato, firmato e memorizzato. Le foto possono anche essere integrate come prova.
Progettazione moduli - Creare un file PDF personalizzato
Puoi progettare tu stesso il risultato (modulo compilato come documento PDF) e integrarlo con il logo e la combinazione di colori della tua azienda.
Parco veicoli (tracciamento GPS) e controllo della patente di guida
Il controllo delle patenti di guida è una parte essenziale della gestione della flotta. Qualsiasi azienda che fornisce ai propri dipendenti veicoli di servizio o in piscina deve controllare regolarmente le patenti di guida dei propri dipendenti. Con il tracciamento GPS dei veicoli, integriamo il modulo del parco veicoli.
Parco veicoli (tracciamento GPS)
Nel veicolo è installato un localizzatore GPS. Su una mappa puoi seguire in diretta i percorsi e le posizioni dei tuoi veicoli.
Controllo della patente di guida
Le persone autorizzate nella tua azienda possono utilizzare la nostra app per controllare le patenti di guida dei dipendenti. L'app crea automaticamente l'ispezione successiva e un promemoria per ogni dipendente in base alle tue specifiche (mensile, ogni tre mesi, ecc.). Questa variante non richiede una licenza per i singoli dipendenti.
Autocontrollo della patente di guida
Utilizzando un chip NFC sulla patente di guida, i dipendenti possono scansionare la patente di guida utilizzando l'app. Il controllo della patente di guida è quindi documentato. I controlli mancanti sono chiaramente visualizzati sul sito Web.
Inventario e test DGUV
Con il nostro modulo Inventario, è possibile registrare le apparecchiature elettriche come aspirapolvere, tenere traccia della posizione, documentare i test DGUV e ricordare i test dovuti.
Test DGUV
Riceverai una panoramica mensile di quali dispositivi sono in attesa di un controllo DGUV e dove si trovano attualmente questi dispositivi. I dispositivi vengono raccolti, portati al magazzino e testati lì da uno specialista. La data di ispezione è documentata e i documenti vengono memorizzati nel dispositivo.
Quale dispositivo si trova dove
Scansionando il codice a barre, puoi vedere esattamente dove si trova il dispositivo. Quando un dipendente porta il dispositivo dal magazzino a un oggetto o porta un dispositivo da un oggetto a un altro, l'oggetto viene selezionato e quindi il codice a barre viene scansionato. Il dispositivo viene mappato automaticamente al nuovo oggetto.
Esportazione per la contabilità
La contabilità può esportare i dati come elenco per il calcolo dell'ammortamento annuale (cespiti/GWG).
Dashboard, form e progettisti di report
Abbiamo tre diversi strumenti che ti consentono di personalizzare e personalizzare moduli, report e la nostra dashboard in base alle tue esigenze.
Il progettista del modulo
In KleanApp puoi digitalizzare tutti i moduli desiderati e distribuirli nell'app per la modifica. Con il nostro nuovo designer, puoi anche personalizzare i risultati (file PDF) con logo o simili.
The Dashboard Designer
Oltre alla nostra dashboard predefinita, puoi creare varie dashboard personalizzate per creare le informazioni che ti preoccupano. Con una singola dashboard, le singole funzioni (object manager, servizio interno e gestione) ottengono esattamente le valutazioni e le informazioni necessarie per il tuo lavoro quotidiano.
Il progettista del report
Ti offriamo già alcuni report standard e i filtri esistenti possono essere analizzati in modo ottimale. Inoltre, puoi compilare i tuoi report e progettarli visivamente accattivanti e chiari con il nostro designer di report. I report generati possono quindi essere recuperati come file PDF o file Excel con un clic.
Formazione
Con il nostro modulo di formazione, puoi gestire, condurre e tenere traccia delle istruzioni di formazione, formazione e sicurezza dei tuoi dipendenti. Sarai informato della formazione richiesta.
Condurre formazione tramite l'app
Le linee degli oggetti possono riprodurre video e materiali di allenamento dal tablet. Il dipendente conferma la partecipazione con la firma sul tablet. La partecipazione alla formazione e la conferma con firma sono documentate sul sito web. Si ottiene una qualità costante utilizzando materiali di allenamento predeterminati.
Gestire la formazione
Sul sito web è possibile creare nuovi corsi di formazione e gestire quelli esistenti. È possibile specificare per quali dipendenti o funzioni è obbligatoria questa formazione. Nelle grandi aziende, è anche possibile definire singole aree in cui la formazione è indispensabile (camera bianca, produzione).
Identificare e analizzare le esigenze di formazione
Puoi vedere chiaramente quando scadrà la formazione / istruzione e quali dipendenti devono essere riqualificati e quando. È quindi possibile adattarvi la pianificazione.
Chiavi
Può essere utilizzato per tracciare il trasferimento di chiavi e altri oggetti importanti ai dipendenti.
Identificazione accurata delle chiavi
Ogni portachiavi è dotato di un telecomando NFC. Leggendo il tag, il portachiavi può essere chiaramente identificato.
Firma del destinatario
Il dipendente che riceve le chiavi segna sul display del telefono cellulare o tablet dell'emittente. Questo garantisce una documentazione accurata del passaggio di consegno.
ruolino
Con il modulo Turno di Servizio, puoi impostare orari di lavoro e di impiego per i tuoi dipendenti e gli oggetti sotto la tua responsabilità, mantenendo così una panoramica del carico di lavoro e della distribuzione del personale.
Finestra di orario di lavoro e orari settimanali
Puoi inserire i possibili orari di inizio e fine e il massimo delle ore lavorative al giorno per i tuoi dipendenti, oltre alle ore di lavoro settimanali contrattuali. Per l'oggetto, puoi definire la finestra temporale in cui può essere eseguita la pulizia.
Classificazione tramite DragDrop
Puoi usare la vista interattiva del calendario per programmare i dipendenti sugli oggetti. Hai la possibilità di creare il programma per oggetto o per utente. L'assegnazione è semplice tramite DragDrop, tempo e ripetizioni possono essere modificati successivamente. La visualizzazione della differenza tra ore target e ore reali ti permette di registrare l'utilizzo di dipendenti e oggetti.
Registrazione target / ore reali di tempo
Le ore target per il dipendente e/o l'oggetto vengono trasferite al sistema di registrazione del tempo e possono essere confrontate e analizzate lì.
Appuntamenti/Attività
I moduli Appuntamenti e Compiti rendono possibile registrare digitalmente gli eventi imminenti. La vista degli appuntamenti offre ai dipendenti una panoramica completa, perché è qui che si incontrano tutti gli eventi importanti degli altri moduli KleanApp.
Appuntamenti - Visualizzazione del calendario e notifica al momento della scadenza
Puoi prenotare e gestire appuntamenti per i tuoi dipendenti. I seguenti eventi importanti vengono automaticamente trasferiti dagli altri moduli KleanApp come appuntamenti: ticket da scadere, compiti, controlli pianificati, ore target dalle interfacce e dal nostro turno di servizio, oltre ai dati del modulo di documentazione della pulizia. Grazie alla panoramica del calendario nell'app e sul web e alla notifica automatica delle notifiche push, tu e i tuoi dipendenti non perderete più eventi importanti.
Compiti - tenere traccia di ciò che è stato fatto?
Puoi usare il modulo Task per assegnare compiti ai dipendenti. A differenza del sistema di ticket, le attività sono pensate per attività/completamenti che non richiedono un proprio flusso di lavoro come nel sistema di ticket. I tuoi dipendenti possono spuntare le attività nell'app e tu puoi tenere d'occhio tutto tramite il sito web.
Interfacce
Finanze
- Esportazione Excel delle fatture
- Controllo delle esportazioni (Valutazione DB1)
- Esportazione di fatture in formato DATEV, inclusi ricevute (file zip)
- Esportazione di fatture nel formato DATEV 'XML interface online' inclusi ricevute (file zip)
- Esporta Lexware (file csv)
- Connessione online Lexware Office tramite API
Registrazione dell'ora
- Esportazione Excel delle prenotazioni in ingresso/andata
- Esporta Sapphire (file csv)
- Esporta Sage (file txt)
- Esporta Digras (file xml)
Preparazione delle buste paga
- Export Datev 'Wage and Salary' (file txt)
- Export Datev 'Lodas' (file txt)
- Esporta Addison (file txt)
- Export Agenda (file csv)
- Esporta Sage (file csv)
- Esporta Lexware (file txt)
Dati master
Importazione ed esportazione di tutti i dati rilevanti tramite file Excel.
Sistemi ERP
- Zvoove tramite connessione API diretta
- Navision/BSS tramite connessione API diretta
Sensori
- Tork-Easycube per il collegamento di sistemi di dispenser
- FeedbackNow per i sondaggi sui clienti
