Однією з особливостей KleanApp є контроль якості. У цьому процесі одна кімната у власності індивідуально перевіряється та детально оцінюється. Функцію журналу можна використовувати для документування аудитів і спільних перевірок. Звіти про якість надають повний огляд якості прибирання з графіками, статистичними даними та зображеннями.
Короткий огляд функцій програми
Цифрові процеси в прибиранні будівель
Контроль якості
Спеціальні та планові перевірки (також відповідно до DIN 2859-1)
За допомогою функції AdHoc Controls ви вибираєте кімнати, які потрібно перевірити. У разі планових перевірок генератор випадкових чисел створює список кімнат на об'єкті, що підлягають перевірці, за вашими критеріями. Ви можете вибрати DIN 2859-1 або інші просторові дані як критерії.
Інтеграція специфікацій вашого сервісу
Ви можете повністю інтегрувати специфікації своїх послуг у KleanApp або визначити об'єкти керування відповідно до типів використання або груп кімнат.
Керування основними даними
Всі важливі налаштування (інтервали, режим оцінки, об'єкти контролю і т.д.) ви можете зробити самостійно в системі в будь-який час.
Квиткова система
Тікет-система – це програмна функція, яка дає можливість професійно фіксувати, обробляти та відстежувати проблеми клієнтів (тікетів), такі як пропозиції, скарги чи несправності.
Автоматичні заявки на доопрацювання та подальші дії
В рамках контролю якості система автоматично створює заявки на доопрацювання в разі поганих оцінок. Подальші перевірки також можуть бути створені автоматично через систему. Завдяки складній системі прав квитки потрапляють у режимі реального часу до відповідальної особи.
Залучення клієнтів та відвідувачів за допомогою QR-коду
Клієнти та відвідувачі можуть використовувати QR-код, наприклад, у туалеті, щоб повідомити про відхилення та дефекти. Крім того, про квитки також можна повідомити за посиланням на конкретний об'єкт.
Інтеграція існуючих тікет-систем (по e-mail)
KleanApp може перетворювати вхідні електронні листи в заявки і призначати їх потрібному об'єкту або відповідальним співробітникам. Таким чином, ви також можете інтегрувати існуючі системи квитків, наприклад, від клієнтів.
Облік робочого часу
KleanApp пропонує різні варіанти цифрового відстеження часу.
Штрих-код, NFC, iBeacons, телефон і термінал
KleanApp підтримує методи сканування штрих-кодів і NFC-міток, а також відстеження часу через телефон і термінали. Залежно від проекту та місцевих умов, ви можете вибрати між окремими методами.
Сповіщення в реальному часі (опціонально з GPS-відстеженням)
Численні попереджувальні повідомлення підтримують вас у повсякденній роботі. Ви будете негайно проінформовані, якщо співробітник не з'явиться в помешканні або якщо є відхилення від норми (сканування за межами помешкання). Це дозволяє вам діяти до того, як ваш клієнт поскаржиться.
Звітності
Всі дані можна редагувати в системі звітності та експортувати для подальшої обробки. Відвідуваність і відсутність ваших співробітників чітко відображаються в режимі реального часу.
Інструменти штучного інтелекту
KleanApp використовує штучний інтелект саме там, де він помітно знижує ваше канцелярське навантаження: при оцінці великих обсягів даних із відстеження часу та відсутності. ШІ підсумовує проблеми, висвітлює аномалії та пропонує конкретні наступні кроки — ви тримаєте рішення у своїх руках.
Оцінка відстеження часу за допомогою ШІ
Для окремого працівника ШІ аналізує всі результати запису часу у вибраний період — такі як порушення Закону про робочий час, пропущені перерви або незвичайне облік годинника. Ви отримаєте короткий огляд ключових питань, пріоритетний список рекомендованих наступних кроків і вказівку, коли слід загострювати ситуацію. Це дозволяє одразу побачити, де потрібно діяти, замість того, щоб самостійно оцінювати кожну окрему аномалію.
Оцінка відсутності за допомогою ШІ
У вибраний період ШІ перевіряє всі лікарняні довідки на типові закономірності: часті хвороби у вихідні, лікарняні безпосередньо перед або після відпустки, а також хвороби у дні перехіду. Оцінка включає підсумок аномалій, список постраждалих працівників із конкретними даними та — якщо закономірності є значущими — рекомендацію відділу кадрів. Це дозволяє виявляти тенденції на ранньому етапі, не витрачаючи години на порівняння списків Excel.
Оцінка графіка чергування за допомогою штучного інтелекту
Протягом наразі видимого періоду огляду графіка ШІ аналізує всі заплановані зміни — індивідуальні призначення та розширені серії — разом із відсутністю працівників. Він виявляє конфлікти (зміна незважаючи на затверджену відсутність), працівників із помітно великою або малою кількістю змін, накопичення вихідних або перехідних денних змін для однієї особи, односторонній розподіл персоналу в окремих об'єктах та розподіл замін. Ви отримаєте короткий підсумок у кількох реченнях, пріоритетний список найважливіших висновків із датою, працівником і об'єктом, а також конкретні рекомендації для планувальників і менеджерів проєктів. Це дозволяє з першого погляду побачити, де план ще слід перескоригувати, замість того, щоб щодня проходити по сітці.
Оцінка підготовки заробітної плати за допомогою ШІ
Перед передачею даних про зарплату до бухгалтерського відділу ШІ перевіряє записи про зарплату за обраний місяць на правдоподібність — за працівником, за день, тип заробітної плати та центр витрат. Він виявляє незвично високі години вдень, помітно велику кількість записів за день, записи з надбавкою без відповідної причини, невідповідності між годинами і днями, а також ознаки від ручних змін. Ви отримаєте короткий підсумок аномалій, список постраждалих записів із датою та працівником, а за потреби — рекомендацію щодо бухгалтерії заробітної плати. Це означає, що ви можете почати заробітну плату з набагато більшою впевненістю, а не перевіряти кожну лінію самостійно.
AI-огляд квитків
Для однієї заявки ШІ об'єднує весь процес — зміни статусу, призначення, коментарі — у компактний профіль. Ви отримаєте огляд історії транзакцій, хронологічний огляд найважливіших кроків, список відкритих точок із обов'язками та інформацію про ризики, такі як прострочені терміни або кілька перерозподілів. Особливо при довгих квитках клерки помітно економять час при повторному посадку.
Брифінг об'єктів ШІ
Одним натисканням кнопки ШІ створює профіль об'єкта: основні дані та адресу, тенденцію якості останніх перевірок, відкриті заявки, найсвіжішу комунікацію з клієнтом і заплановані завдання на наступні 14 днів. Брифінг висвітлює сильні сторони, ризики та рекомендовані наступні кроки — ідеально підходить для менеджерів нерухомості під час ознайомлення з новими об'єктами, підготовки до зустрічей із клієнтами або заміни їх у святкові періоди.
Безпечно та відстежувано
Усі оцінки ШІ працюють виключно з даними вашого клієнта, поважають відповідний модуль і права користувачів і не змінюють нічого у ваших базах даних. Інструменти штучного інтелекту можна активувати окремо для кожної функції та для кожного клієнта — ви завжди контролюєте, які дані передаються ШІ. Споживання токенів прозоро фіксується.
Фінанси
Весь процес від пропозиції до готового рахунку — включаючи робочі нотатки та спеціальні послуги — відтворюється в KleanApp.
Пропозиції
З KleanApp ви можете швидко створювати пропозиції на широкий спектр послуг, починаючи з готових текстових модулів — чи то одноразове замовлення, щомісячна фіксована ставка, чи виставлення рахунків згідно з робочою запискою.
Робочі ваучери та спеціальні пільги
Ваші працівники можуть скористатися нашим додатком, щоб отримати сертифікати про роботу в цифровому вигляді від клієнта на місці. Підписаний сертифікат про роботу негайно надсилається співробітникам офісу електронною поштою. Навіть спонтанні завдання, які не були замовлені, можуть бути швидко зафіксовані на місці та підтверджені клієнтом підписом.
Рахунки
Рахунок-фактуру можна згенерувати з замовлень одним натисканням кнопки, як окремо, так і повністю під час виконання рахунків. Робочі нотатки та спеціальні послуги автоматично додаються до рахунку у вигляді PDF з підписом клієнта.
CRM
Наш модуль CRM документує та керує всією комунікацією між вашим офісним персоналом і клієнтами.
Чітка презентація
Коли клієнт телефонує, ваші агенти можуть побачити всі важливі операції з першого погляду — усі електронні листи, заявки, нотатки та дзвінки.
Автоматичний імпорт електронної пошти
Як вхідні, так і вихідні листи від персоналу вашого офісу та ваших клієнтів можуть бути автоматично імпортовані в KleanApp і призначені відповідним контактам, якщо потрібно.
Форми
Щоб дати вам ще один будівельний блок на шляху до оцифрування, ви можете нанести свої форми на карту в електронному вигляді за допомогою KleanApp. Ви можете інтегрувати бланки в нашу тікет-систему або зберігати їх у вигляді вибору в об'єкті.
Сфери застосування електронних форм
Наші клієнти використовують форми для:
- Квитанції про прийняття
- Аудит майна
- Переліки
- Матеріальні замовлення
Самостійне визначення полів форми
Ви можете створити окремі поля форми на нашому веб-сайті, а потім форму можна отримати через додаток, необхідно заповнити, підписати та зберегти. Фотографії також можуть бути інтегровані як докази.
Дизайнер форм - Створіть власний PDF-файл
Ви можете самостійно оформити результат (заповнену форму у форматі PDF документа) та доповнити його логотипом та кольоровою гамою вашої компанії.
Перевірка автопарку (GPS-трекінг) та перевірки водійських прав
Перевірка водійських прав є важливою частиною управління автопарком. Кожна компанія, яка забезпечує своїх співробітників службовими транспортними засобами або транспортними засобами, повинна регулярно перевіряти водійські права співробітників. За допомогою GPS моніторингу транспортних засобів ми доповнюємо модуль автопарку.
Автопарк (GPS трекінг)
У транспортному засобі встановлений GPS трекер. Ви можете відстежувати маршрути та місця розташування ваших транспортних засобів у прямому ефірі на карті.
Перевірка водійського посвідчення
Уповноважені особи у вашій компанії можуть використовувати наш додаток для перевірки водійських прав співробітників. Додаток автоматично створює наступний чек і нагадування для кожного співробітника згідно з вашими специфікаціями (щомісяця, кожні три місяці і т.д.). Для окремих працівників з цим варіантом ліцензія не потрібна.
Самостійна перевірка водійського посвідчення
За допомогою чіпа NFC на водійському посвідченні співробітники можуть відсканувати своє водійське посвідчення через додаток. Таким чином, перевірка водійського посвідчення документально оформляється. Відсутні елементи керування чітко відображаються на веб-сайті.
Інвентаризація та перевірка ДГУВ
За допомогою нашого модуля «Інвентаризація» ви можете записувати своє електрообладнання, таке як пилососи, відстежувати його місцезнаходження, документувати перевірки DGUV та отримувати нагадування про час перевірок.
Інспекції ДГУВ
Ви отримуватимете щомісячний огляд того, які пристрої мають пройти перевірку DGUV і де ці пристрої наразі розташовані. Прилади збирають, відвозять на склад і там перевіряють фахівцем. Дата випробування документується, а документи зберігаються разом із пристроєм.
Який пристрій де знаходиться
Відсканувавши штрих-код, можна побачити, який саме пристрій де знаходиться. Коли співробітник забирає пристрій зі складу на об'єкт або переміщує пристрій з одного об'єкта на інший, об'єкт вибирається і потім сканується штрих-код. Пристрій автоматично призначається на новий об'єкт.
Експорт для бухгалтерського обліку
Ваша бухгалтерія може експортувати дані у вигляді списку для розрахунку річної амортизації (основні засоби/GWG).
Конструктор приладної дошки, форм і звітів
У нас є три різні інструменти, за допомогою яких ви можете повністю налаштувати форми, звіти, а також нашу інформаційну панель відповідно до ваших потреб і вільно їх дизайнувати.
Конструктор форм
У KleanApp ви можете оцифрувати стільки форм, скільки захочете, і зробити їх доступними для редагування в додатку. За допомогою нашого нового конструктора ви також можете створювати результати (PDF-файли) окремо з логотипом або подібним.
Дизайнер приладової панелі
На додаток до нашої стандартної інформаційної панелі, ви можете створювати різні індивідуальні дашборди і таким чином збирати саме ту інформацію, яка для вас важлива. За допомогою індивідуальної інформаційної панелі окремі функції (менеджер нерухомості, офісний персонал та керівництво) отримують саме ті оцінки та інформацію, які їм потрібні для щоденної роботи.
Конструктор звітів
Ми вже пропонуємо вам кілька стандартних звітів, а для оптимального аналізу даних можна використовувати існуючі фільтри. Крім того, ви можете складати власні звіти та робити їх візуально привабливими та зрозумілими за допомогою нашого конструктора звітів. Потім створені звіти можна викликати у вигляді PDF-файлу або файлу Excel одним клацанням миші.
Навчання
За допомогою нашого навчального модуля ви можете керувати, проводити та відстежувати навчання, навчання та інструктажі з техніки безпеки ваших співробітників. Ви будете проінформовані, коли настануть час проходження навчальних курсів.
Проводьте навчання через додаток
Керівники закладів можуть відтворювати відео та навчальні матеріали за допомогою планшета. Співробітник підтверджує участь підписом на планшеті. Участь у навчанні та підтвердження підписом документується на сайті. Вони досягають єдиної якості за рахунок використання заздалегідь визначеного навчального матеріалу.
Керуйте навчанням
На сайті можна створювати нові навчальні курси та керувати існуючими. Ви можете вказати, для яких співробітників або функцій це навчання є обов'язковим. У великих компаніях також можуть бути визначені окремі напрямки, в яких навчання незамінне (чисте приміщення, виробництво).
Виявлення та аналіз потреб у навчанні
Ви чітко бачите, коли закінчуються терміни дії яких навчальних курсів/інструкцій і коли які співробітники потребують перепідготовки. На цьому ви можете ґрунтувати своє планування.
Ключі
Його можна використовувати для відстеження передачі ключів та інших важливих предметів працівникам.
Точна ідентифікація ключів
Кожен брелок оснащений NFC-брелоком. Читаючи бирку, брелок можна чітко ідентифікувати.
Підпис отримувача
Працівник, який отримує ключі, підписує на дисплеї мобільного телефону або планшета емітента. Це забезпечує точне документування передачі.
Реєстру
За допомогою модуля Графік Обов'язків ви можете встановлювати час роботи та розгортання для своїх працівників та об'єктів, що перебувають під вашим опікою, таким чином зберігаючи огляд навантаження та розподілу персоналу.
Вікно робочого часу та тижневий робочий час
Ви можете ввести можливі час початку і завершення, максимальні робочі години на день тижня для ваших працівників, а також контрактні тижневі робочі години. Для об'єкта ви можете визначити часове вікно, в якому може бути проведено очищення.
Класифікація за допомогою перетягування
Ви можете використовувати інтерактивний вигляд календаря, щоб планувати працівників на об'єкти. У вас є можливість створити розклад за об'єктом або за користувачем. Завдання легко виконати через DragDrop, час і повторення можна редагувати пізніше. Відображення різниці між цільовими та фактичними годинами дозволяє фіксувати використання працівників і об'єктів.
Запис цільових / фактичних годин часу
Цільові години для працівника та/або об'єкта передаються у систему фіксації робочого часу, де їх можна порівнювати та аналізувати.
Дати/завдання
Модулі Appointments and Tasks дозволяють цифрово фіксувати майбутні події. Перегляд призначень дає працівникам загальний огляд, адже саме тут сходяться всі важливі події з інших модулів KleanApp.
Зустрічі — перегляд календаря та повідомлення про термін
Ви можете залучати та керувати зустрічами для своїх працівників. Наступні важливі події автоматично передаються з інших модулів KleanApp як записи на зустрічі: квитки, завдання, заплановані перевірки, цільові години з інтерфейсів і з нашого графіка змін, а також дані з модуля документації з прибирання. Завдяки огляду календаря в додатку та вебі, а також автоматичному сповіщенню про push-сповіщення, ви та ваші працівники більше не пропустите жодних важливих подій.
Завдання — ведіть облік того, що було зроблено?
Ви можете використовувати модуль завдань, щоб призначати завдання працівникам. На відміну від системи тикетів, завдання призначені для дій/виконань, які не потребують власного робочого процесу, як у системі тикетів. Ваші працівники можуть виконувати завдання в додатку, а ви можете стежити за всім через вебсайт.
Інтерфейси
Фінанси
- Експорт рахунків у Excel
- Експортний контроль (оцінка DB1)
- Експорт рахунків у форматі DATEV, включаючи чеки (zip-файл)
- Експорт рахунків у форматі DATEV «XML-інтерфейс онлайн», включаючи чеки (zip-файл)
- Експорт Lexware (csv-файл)
- Онлайн-з'єднання Lexware Office через API
Облік робочого часу
- Експорт бронювань у Excel
- Експортувати сапфір (csv-файл)
- Експорт Sage (txt файл)
- Експорт Digras (xml-файл)
Підготовка зарплати
- Дата експорту «Зарплата та зарплата» (txt файл)
- Експорт Datev 'Lodas' (txt файл)
- Експортувати Addison (txt файл)
- Експорт порядку денного (csv-файл)
- Експортувати Sage (csv-файл)
- Експортувати Lexware (txt файл)
Довідкові дані
Імпорт і експорт усіх релевантних даних через файл Excel.
ERP-системи
- Zvoove через пряме підключення API
- Navision/BSS через пряме підключення API
Сенсори
- Tork-Easycube для підключення систем дозаторів
- Зворотний зв'язок зараз для опитувань клієнтів
