Huvudmålet med KleanApp är kvalitetskontroll. Ett rum i objektet kontrolleras individuellt och utvärderas i detalj. Protokollfunktionen kan användas för att dokumentera revisioner och gemensamma inspektioner. Kvalitetsrapporterna ger en omfattande översikt över rengöringskvaliteten med grafik, statistik och bilder.
Programfunktioner i korthet
Snabb kvalitetskontroll vid byggnadsrengöring
kvalitetskontroll
AdHoc och planerade kontroller (även i enlighet med DIN 2859-1)
För AdHoc-kontroller väljer du de rum som ska styras. För schemalagda kontroller skapar den slumpmässiga generatorn en lista över de utrymmen i objektet som ska styras enligt dina kriterier. Du kan välja DIN 2859-1 eller andra rumsliga data som kriterier.
Integrering av dina servicekataloger
Du kan helt integrera dina servicekataloger i KleanApp eller ställa in kontrollobjekten efter användningstyp eller rumsgrupper.
Hantera huvuddata
Du kan när som helst göra alla viktiga inställningar (intervall, utvärderingsläge, kontrollobjekt osv.) på systemet.
Biljettsystem
Ett biljettsystem är en programvarufunktion som gör det möjligt att professionellt registrera, bearbeta och spåra kundproblem (biljetter) som erbjudanden, klagomål eller funktionsfel.
Automatiska biljetter till omarbetning och uppföljning
Som en del av kvalitetskontrollerna skapar systemet automatiskt biljetter till omarbetning i händelse av dåliga recensioner. Efterkontroller kan också skapas automatiskt via systemet. Genom ett sofistikerat rättighetssystem hamnar biljetterna hos den ansvariga personen i realtid.
Deltagande av kunder och besökare via QR-kod
Kunder och besökare kan använda en QR-kod på toaletten .B att rapportera avvikelser och defekter. Dessutom kan biljetter också rapporteras via en objektspecifik länk.
Integrering av befintliga biljettsystem (via e-post)
KleanApp kan konvertera inkommande e-postmeddelanden till biljetter och tilldela dem till rätt objekt eller anställda. På så sätt kan du också integrera befintliga biljettinmatningar .B kunder.
tidsspårning
KleanApp erbjuder olika möjligheter till digital tidsinspelning.
Streckkod, NFC, iBeacons, Telefon och Terminal
KleanApp stöder streckkod, NFC-taggar och iBeacons skanningsmetoder, samt tidsspårning via telefon och terminaler. Beroende på projektet och förhållandena på plats kan du välja mellan de enskilda metoderna.
Varningar i realtid (tillval med GPS-spårning)
Många aviseringar stöder dig i ditt dagliga arbete. Du kommer att informeras i tid om en medarbetare inte dyker upp i objektet eller om det finns några avvikelser (skanna utanför objektet). Så du kan agera innan din kund klagar.
Rapportering
Alla data kan behandlas i rapportering och exporteras för vidare behandling. Dina anställdas ankomster och frånvaro listas tydligt i realtid.
AI-verktyg
KleanApp använder artificiell intelligens specifikt där det tydligt avlastar din administrativa arbetsbörda: vid utvärdering av stora mängder data från tidsregistrering och frånvaro. AI:n sammanfattar problem, lyfter fram avvikelser och föreslår konkreta nästa steg – du behåller beslutet i dina händer.
AI-utvärdering av tidsspårning
För en enskild anställd analyserar AI:n alla fynd från tidsregistreringen under den valda perioden – såsom brott mot arbetstidslagen, missade raster eller ovanlig klockning. Du får en kort sammanfattning av viktiga frågor, en prioriterad lista med rekommenderade nästa steg och en indikation på när det ska eskaleras. Detta gör att du snabbt kan se var åtgärder behövs istället för att själv behöva utvärdera varje enskild avvikelse.
AI-utvärdering av frånvaro
Under den valda perioden kontrollerar AI:n alla sjukintyg för typiska mönster: frekvent sjukdom under helgerna, sjukledighet direkt före eller efter semestern och sjukdom på bryggdagar. Utvärderingen inkluderar en sammanfattning av avvikelserna, en lista över berörda anställda med specifika data och – om mönstren är signifikanta – en rekommendation till HR-avdelningen. Detta gör att du tidigt kan identifiera trender utan att behöva lägga timmar på att jämföra Excel-listor.
AI-utvärdering av tjänstgöringslistan
Under den för närvarande synliga perioden av personalöversikten analyserar AI:n alla planerade skift – individuella möten och utökade serier – samt frånvaro hos de anställda. Den upptäcker konflikter (skift trots godkänd frånvaro), anställda med ett påtagligt högt eller lågt antal skift, ackumulerade helg- eller bryggdagpass för en person, ensidig personalfördelning i enskilda fastigheter och fördelning av ersättare. Du får en sammanfattning i några meningar, en prioriterad lista över de viktigaste fynden med datum, anställd och objekt, samt konkreta rekommendationer till planerare och projektledare. Detta gör att du snabbt kan se var planen fortfarande bör justeras, istället för att själv behöva gå igenom nätet dag för dag.
AI-utvärdering av löneförberedelser
Innan löneuppgifterna överförs till redovisningsavdelningen kontrollerar AI:n löneposterna för den valda månaden för trovärdighet – per anställd, dag, lönetyp och kostnadsställe. Den upptäcker ovanligt höga arbetstider, ett påfallande stort antal poster per dag, tilläggsposter utan giltig anledning, inkonsekvenser mellan timmar och dagar samt indikationer från manuella ändringar. Du kommer att få en kort sammanfattning av avvikelserna, en lista över de berörda posterna med datum och anställd och, om nödvändigt, en rekommendation till lönebokföring. Det innebär att du kan starta lönegenomgången med mycket större säkerhet istället för att behöva dubbelkolla varje linje själv.
AI-sammanfattning av biljetter
För en enda ärende paketerar AI:n hela processen – statusändringar, tilldelningar, kommentarer – i en kompakt profil. Du kommer att få en översikt över transaktionshistoriken, en kronologisk sammanfattning av de viktigaste stegen, en lista över öppna punkter med ansvar och information om risker som förfallodatum eller flera omplaceringar. Särskilt med långa biljetter sparar expediterna märkbart tid vid omboarding.
AI-objektbriefing
Med ett knapptryck skapar AI:n en profil av en egendom: masterdata och adress, kvalitetstrender för de senaste kontrollerna, öppna ärenden, senaste kommunikationen med kunden och planerade uppdrag för de kommande 14 dagarna. Genomgången lyfter fram styrkor, risker och rekommenderade nästa steg – idealiskt för fastighetsförvaltare när de bekantar sig med nya fastigheter, förbereder kundmöten eller byter ut dem under helgperioder.
Säkert och spårbart
Alla AI-utvärderingar arbetar uteslutande med din klients data, respekterar respektive modul och användarrättigheter och ändrar ingenting i dina databaser. AI-verktygen kan aktiveras individuellt för varje funktion och per klient – du behåller alltid kontrollen över vilken data som skickas vidare till AI:n. Tokenkonsumtion loggas transparent.
Finanser
Hela processen från offerten till den färdiga fakturan – inklusive arbetsanteckningar och specialtjänster – är kartlagd i KleanApp.
Offergåvor
Med KleanApp kan du snabbt skapa erbjudanden för en mängd olika tjänster från färdiga textmoduler – oavsett om det är en engångsbeställning, ett fast månadspris eller fakturering enligt en arbetsnotis.
Arbetskuponger och särskilda förmåner
Dina anställda kan använda vår app för att få arbetsintygen digitalt undertecknade av kunden på plats. Det undertecknade arbetsintyget skickas sedan omedelbart till kontorspersonalen via e-post. Även spontana uppdrag som inte har beställts kan snabbt dokumenteras på plats och bekräftas av kunden genom signatur.
Räkningar
Fakturan kan genereras från beställningarna med en knapptryckning, antingen individuellt eller helt som en fakturakörning. Arbetsanteckningar och specialtjänster bifogas automatiskt till fakturan som en PDF med kundens signatur.
CRM
Vår CRM-modul dokumenterar och styr all kommunikation mellan din kontorspersonal och dina kunder.
Tydlig presentation
När en kund ringer kan dina agenter se alla viktiga operationer på en snabb blick – alla mejl, ärenden, anteckningar och samtal.
Automatisk e-postimport
Både inkommande och utgående mejl från din kontorspersonal och dina kunder kan automatiskt importeras till KleanApp och tilldelas lämpliga kontakter om så önskas.
Former
För att ge dig en annan byggsten på vägen till digitalisering kan du elektroniskt mappa dina formulär med KleanApp. Du kan inkludera formulären i vårt biljettsystem eller lämna dem som ett urval för objektet.
Användningsområden för elektroniska formulär
Våra kunder använder formulär för:
- Godkännandeintyg
- Objektgranskningar
- Checklistor
- Väsentliga beställningar
Definiera formulärfält själv
Från vår hemsida skapar du enskilda formulärfält och via appen kan formuläret sedan nås, ifyllda, signerade och lagrade. Foton kan också integreras som bevis.
Formulärdesigner - Skapa din egen PDF-fil
Du kan själv utforma resultatet (ifyllda formulär som pdf-dokument) och komplettera det med företagets logotyp och färgschema.
Fordonsflotta (GPS-spårning) och körkortskontroll
Körkortskontroll är en viktig del av vagnparkshanteringen. Alla företag som förser sina anställda med service- eller poolfordon måste regelbundet kontrollera sina anställdas körkort. Med GPS-spårning av fordonen kompletterar vi fordonsflottans modul.
Fordonsflotta (GPS-spårning)
En GPS-tracker är installerad i fordonet. På en karta kan du följa vägarna och platserna för dina fordon live.
Körkortskontroll
Behöriga personer i ditt företag kan använda vår app för att kontrollera anställdas körkort. Appen skapar automatiskt nästa inspektion och en påminnelse för varje anställd enligt dina specifikationer (månadsvis, var tredje månad etc.). Den här varianten kräver ingen licens för de enskilda medarbetarna.
Körkort självkontroll
Med hjälp av ett NFC-chip på sitt körkort kan anställda skanna sitt körkort med appen. Körkortskontrollen är därmed dokumenterad. Saknade kontroller visas tydligt på webbplatsen.
Lager- och DGUV-testning
Med vår inventeringsmodul kan du registrera din elektriska utrustning som dammsugare, spåra platsen, dokumentera DGUV-tester och bli påmind om de tester som ska göras.
DGUV-tester
Du får en månatlig översikt över vilka enheter som väntar på en DGUV-kontroll och var dessa enheter för närvarande finns. Enheterna samlas in, körs till lagret och testas där av en specialist. Inspektionsdatumet dokumenteras och dokumenten lagras i enheten.
Vilken enhet som finns där
Genom att skanna streckkoden kan du se exakt vilken enhet som är var. När en medarbetare tar enheten från distributionslagret till ett objekt eller tar en enhet från ett objekt till ett annat markeras objektet och sedan genomsöks streckkoden. Enheten mappas automatiskt till det nya objektet.
Exportera för redovisning
Din redovisning kan exportera data som en lista för beräkning av årlig avskrivning (anläggningstillgångar/GWG).
Instrumentpanels-, formulär- och rapportdesigners
Vi har tre olika verktyg som gör att du kan anpassa och anpassa formulär, rapporter och vår instrumentpanel efter dina behov.
Formulärdesignern
I KleanApp kan du digitalisera så många formulär du vill och distribuera dem till appen för redigering. Med vår nya designer kan du också anpassa resultaten (PDF-filer) med logotyp eller liknande.
Instrumentpanelsdesignern
Förutom vår standardinstrumentpanel kan du skapa olika anpassade instrumentpaneler för att skapa den information du bryr dig om. Med en enskild instrumentpanel får de enskilda funktionerna (objekthanterare, intern service och hantering) exakt de utvärderingar och den information du behöver för ditt dagliga arbete.
Rapportdesignern
Vi erbjuder dig redan några standardrapporter och befintliga filter kan analyseras optimalt. Dessutom kan du sammanställa dina egna rapporter och utforma dem visuellt tilltalande och tydliga med vår rapportdesigner. De genererade rapporterna kan sedan hämtas som en PDF-fil eller Excel-fil med ett klick.
Utbildning
Med vår utbildningsmodul kan du hantera, genomföra och följa dina anställdas utbildning, utbildning och säkerhetsinstruktion. Du kommer att informeras om den utbildning som krävs.
Genomföra utbildning via appen
Objektlinjer kan spela upp videor och träningsmaterial från surfplattan. Medarbetaren bekräftar deltagandet genom underskrift på surfplattan. Utbildningsdeltagandet och bekräftelsen med underskrift dokumenteras på hemsidan. Du uppnår en jämn kvalitet genom att använda förutbestämda träningsmaterial.
Hantera utbildning
På webbplatsen kan du skapa nya utbildningar och hantera befintliga. Du kan ange vilka medarbetare eller funktioner som den här utbildningen är obligatorisk för. I stora företag kan enskilda områden också definieras där utbildning är oumbärlig (renrum, produktion).
Identifiera och analysera utbildningsbehov
Du kan tydligt se när vilken utbildning/instruktion som ska upphöra och vilka medarbetare som behöver omskolas och när. Du kan sedan anpassa din planering till den.
Nycklar
Den kan användas för att spåra överföring av nycklar och andra viktiga föremål till anställda.
Noggrann identifiering av nycklar
Varje nyckelring är utrustad med en NFC-bricka. Genom att läsa taggen kan nyckelringen tydligt identifieras.
Mottagarens signatur
Den anställde som får nycklarna signerar på utgivarens mobiltelefon eller surfplatta. Detta säkerställer korrekt dokumentation av överlämningen.
Deltagarlistan
Med modulen Duty Schedule kan du ställa in arbets- och insatstider för dina anställda och de objekt som du ansvarar för, och därmed behålla en översikt över arbetsbelastningen och fördelningen av din personal.
Arbetstidsfönster och veckovisa arbetstimmar
Du kan ange möjliga start- och sluttider samt maximala arbetstimmar per veckodag för dina anställda, samt de avtalade veckoarbetstimmarna. För objektet kan du definiera tidsfönstret inom vilket rengöring kan utföras.
Klassificering via DragDrop
Du kan använda den interaktiva kalendervyn för att schemalägga anställda till objekt. Du har möjlighet att skapa schemat per objekt eller per användare. Uppgiften är enkel via DragDrop, tid och upprepningar kan redigeras efteråt. Visningen av skillnaden mellan mål- och faktiska timmar gör att du kan registrera användningen av anställda och objekt.
Målregistrering / faktiska timmar i tid
Måltimmarna för den anställde och/eller objektet överförs till tidsregistreringssystemet och kan jämföras och analyseras där.
Avtalade tider/Uppgifter
Modulerna Möten och Uppgifter gör det möjligt att digitalt dokumentera kommande evenemang. Bokningsvyn ger medarbetarna en helhetsbild, eftersom det är här alla viktiga händelser från andra KleanApp-moduler samlas.
Bokningar – Kalendervy och notifikation när deadline är inne
Du kan registrera och hantera möten för dina anställda. Följande viktiga händelser överförs automatiskt från de andra KleanApp-modulerna som bokningar: ärenden som ska lämnas in: ärenden, uppgifter, planerade kontroller, måltimmar från gränssnitt och från vår arbetsschema, samt data från modulen för rengöringsdokumentation. Tack vare kalenderöversikten i appen och webben samt den automatiska aviseringen om pushnotiser kommer du och dina anställda inte längre att missa några viktiga händelser.
Uppgifter – hålla koll på vad som har gjorts?
Du kan använda Tasks-modulen för att tilldela uppgifter till anställda. Till skillnad från ticketsystemet är uppgifter avsedda för aktiviteter/slutföranden som inte kräver ett eget arbetsflöde som i ticketsystemet. Dina anställda kan bocka av uppgifterna i appen och du kan hålla koll på allt via webbplatsen.
Gränssnitt
Finanser
- Excel-export av fakturor
- Exportkontroll (DB1-utvärdering)
- Export av fakturor i DATEV-format inklusive kvitton (zip-fil)
- Export av fakturor i DATEV-formatet 'XML interface online' inklusive kvitton (zip-fil)
- Exportera Lexware (csv-fil)
- Onlineanslutning till Lexware Office via API
tidsspårning
- Excel-export av bokningar som kommer och går
- Exportera Sapphire (csv-fil)
- Exportera Sage (txt-fil)
- Export Digras (xml-fil)
Löneförberedelse
- Exportdatum 'Wage and Salary' (txt-fil)
- Exportera Datev 'Lodas' (txt-fil)
- Exportera Addison (txt-fil)
- Export Agenda (csv-fil)
- Export Sage (csv-fil)
- Exportera Lexware (txtfil)
referensdata
Importera och exportera all relevant data via Excel-fil.
ERP-system
- Zvoove via direkt API-anslutning
- Navision/BSS via direkt API-anslutning
Sensorer
- Tork-Easycube för anslutning av dispensersystem
- FeedbackNow för kundundersökningar
