Głównym celem KleanApp jest kontrola jakości. Każdy pokój w obiekcie jest indywidualnie sprawdzany i szczegółowo oceniany. Funkcja dziennika może służyć do dokumentowania audytów i wspólnych inspekcji. Raporty dotyczące jakości zapewniają kompleksowy przegląd jakości czyszczenia wraz z grafiką, statystykami i obrazami.
Przegląd funkcji programu
Szybka kontrola jakości w czyszczeniu budynków
Kontrola jakości
Kontrole doraźne i planowane (również zgodnie z DIN 2859-1)
W przypadku inspekcji doraźnych, wybierasz pomieszczenia, które mają być kontrolowane. Kiedy planowane są inspekcje, generator liczb losowych tworzy listę pomieszczeń, które mają zostać poddane inspekcji w nieruchomości, zgodnie z Twoimi kryteriami. Jako kryterium można wybrać DIN 2859-1 lub inne dane przestrzenne.
Integracja Twoich specyfikacji
Możesz w pełni zintegrować swoje specyfikacje w KleanApp lub zdefiniować obiekty sterowania według typów użytkowania lub grup pomieszczeń.
Zarządzaj danymi podstawowymi
Wszystkie ważne ustawienia (odstępy czasu, tryb oceny, obiekty sterujące itp.) Możesz samodzielnie wprowadzić w systemie w dowolnym momencie.
System biletowy
System biletowy to funkcja oprogramowania, która umożliwia profesjonalne rejestrowanie, przetwarzanie i śledzenie problemów klientów (biletów), takich jak oferty, reklamacje lub usterki.
Automatyczne bilety na poprawki i kontrole następcze
W ramach kontroli jakości system automatycznie tworzy zgłoszenia do przeróbki w przypadku złych recenzji. Kontrole uzupełniające mogą być również przeprowadzane automatycznie za pośrednictwem systemu. Bilety są wysyłane do osoby odpowiedzialnej w czasie rzeczywistym za pośrednictwem zaawansowanego systemu uprawnień.
Integracja klientów i odwiedzających za pomocą kodu QR
Klienci i odwiedzający mogą zgłaszać anomalie i usterki za pomocą kodu QR, np. W toalecie. Ponadto bilety można również zgłaszać za pośrednictwem łącza specyficznego dla usługi.
Integracja istniejących systemów biletowych (przez e-mail)
KleanApp może konwertować przychodzące e-maile na bilety i przypisywać je do właściwego obiektu lub odpowiedzialnych pracowników. W ten sposób możesz również zintegrować istniejące systemy biletowe, np. Od klientów.
Śledzenie czasu
KleanApp oferuje różne opcje cyfrowego rejestrowania czasu.
Kod kreskowy, NFC, iBeacons, telefon i terminal
KleanApp obsługuje metody skanowania kodów kreskowych, tagów NFC i iBeaconów, a także rejestrację czasu przez telefon i terminale. W zależności od projektu i warunków lokalnych można wybierać między poszczególnymi metodami.
Alerty w czasie rzeczywistym (opcjonalnie ze śledzeniem GPS)
Liczne komunikaty ostrzegawcze wspierają Cię w codziennej pracy. Zostaniesz niezwłocznie poinformowany, jeśli pracownik nie pojawi się w nieruchomości lub wystąpią nieprawidłowości (skan poza nieruchomością). Możesz więc działać, zanim klient złoży skargę.
Raportowanie
Wszystkie dane można edytować w raportach i eksportować do dalszego przetwarzania. Obecność i nieobecność Twoich pracowników jest wyraźnie widoczna w czasie rzeczywistym.
Narzędzia AI
KleanApp wykorzystuje sztuczną inteligencję właśnie tam, gdzie wyraźnie odciąża pracę biurową: analizując duże ilości danych związanych z śledzeniem czasu i nieobecnościami. AI podsumowuje problemy, wskazuje anomalie i sugeruje konkretne kolejne kroki – decyzję masz w swoich rękach.
Ocena czasu śledzenia przez AI
Dla pojedynczego pracownika AI analizuje wszystkie ustalenia z rejestrowania czasu w wybranym okresie – takie jak naruszenia Ustawy o godzinach pracy, opuszczone przerwy czy nietypowe rejestrowanie pracy. Otrzymasz krótkie podsumowanie kluczowych problemów, listę priorytetów rekomendowanych kolejnych kroków oraz wskazówki, kiedy eskalować. Dzięki temu możesz od razu zobaczyć, gdzie potrzebne są działania, zamiast samodzielnie oceniać każdą anomalię.
Ocena nieobecności przez AI
W wybranym okresie AI sprawdza wszystkie zwolnienia chorobowe pod kątem typowych wzorców: częste choroby w weekendy, zwolnienia lekarskiego bezpośrednio przed lub po urlopie oraz choroby w dni pomostowe. Ocena obejmuje podsumowanie nieprawidłowości, listę dotkniętych pracowników z konkretnymi danymi oraz – jeśli wzorce są istotne – rekomendację dla działu HR. Pozwala to na wczesne identyfikowanie trendów bez konieczności spędzania godzin na porównywaniu list w Excelu.
Ocena harmonogramu służby przez AI
W obecnym okresie przeglądu grafiku AI analizuje wszystkie planowane zmiany – indywidualne i rozszerzone serie – wraz z nieobecnościami pracowników. Wykrywa konflikty (zmiany pomimo zatwierdzonej nieobecności), pracowników z wyraźnie dużą lub niską liczbą zmian, nagromadzenie weekendowych lub pomostowych zmian dziennych dla jednej osoby, jednostronny podział personelu w poszczególnych nieruchomościach oraz rozdzielanie zastępców. Otrzymasz podsumowanie w kilku zdaniach, listę najważniejszych wniosków z datą, pracownikiem i przedmiotem, a także konkretne rekomendacje dla planistów i kierowników projektów. Dzięki temu możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, gdzie plan powinien być jeszcze dostosowany, zamiast codziennie samodzielnie przechodzić przez siatkę.
Ocena AI przygotowywania płac
Przed przesłaniem danych o wynagrodzeniu do działu księgowości, AI sprawdza wiarygodność wpisów wynagrodzeń wybranego miesiąca – dla pracownika, dnia, typu wynagrodzenia i centrum kosztów. Wykrywa wyjątkowo wysokie godziny dzienne, wyraźnie dużą liczbę wpisów w ciągu dnia, wpisy z dopłatą bez odpowiedniego powodu, niespójności między godzinami a dniami oraz wskazania po ręcznych zmianach. Otrzymasz zwięzłe podsumowanie anomalii, listę dotkniętych wpisów z datą i pracownikiem oraz, jeśli będzie to konieczne, rekomendację do księgowości płacowej. Oznacza to, że możesz rozpocząć wynik wynagrodzenia z dużo większą pewnością, zamiast samodzielnie sprawdzać każdą linię.
Podsumowanie biletów AI
Dla jednego zgłoszenia AI łączy cały proces – zmiany statusu, przydziały, komentarze – w kompaktowy profil. Otrzymasz przegląd historii transakcji, chronologiczne podsumowanie najważniejszych kroków, listę otwartych punktów z obowiązkami oraz informacje o ryzykach, takich jak przeterminowane terminy lub wielokrotne przydziały. Zwłaszcza przy długich biletach, pracownicy zauważalnie oszczędzają czas podczas ponownego wejścia na pokład.
Obiektowe briefing AI
Za pomocą jednego przycisku AI tworzy profil nieruchomości: dane główne i adres, trend jakości ostatnich kontroli, otwarte zgłoszenia, najnowszą komunikację z klientem oraz zaplanowane zadania na najbliższe 14 dni. Briefing podkreśla mocne strony, ryzyka oraz zalecane kolejne działania – idealne dla zarządców nieruchomości podczas zapoznawania się z nowymi nieruchomościami, przygotowania do spotkań z klientami lub ich wymiany w okresie świątecznym.
Bezpieczne i możliwe do śledzenia
Wszystkie oceny AI opierają się wyłącznie na danych klienta, szanują odpowiedni moduł i prawa użytkownika oraz nie zmieniają niczego w bazach danych. Narzędzia AI można aktywować indywidualnie dla każdej funkcji i dla każdego klienta – zawsze zachowujesz kontrolę nad tym, które dane są przekazywane AI. Zużycie tokenów jest transparentnie rejestrowane.
Finansów
Cały proces od wyceny do gotowej faktury – w tym notatki z prac i usługi specjalne – jest mapowany w KleanApp.
Oferty
Dzięki KleanApp możesz szybko tworzyć oferty na szeroki zakres usług z gotowych modułów tekstowych – czy to jednorazowe zamówienie, miesięczną stałą stawkę, czy rozliczenia według notatki roboczej.
Bony pracownicze i specjalne świadczenia
Twoi pracownicy mogą korzystać z naszej aplikacji, aby cyfrowo podpisać certyfikaty pracy przez klienta na miejscu. Podpisany certyfikat pracy jest następnie natychmiast wysyłany do personelu biura e-mailem. Nawet spontaniczne zlecenia, które nie zostały zlecone, mogą być szybko zarejestrowane na miejscu i potwierdzone przez klienta podpisem.
Rachunki
Faktura może być generowana z zamówień jednym kliknięciem, poszczególnym lub całkowicie jako przebieg faktury. Notatki robocze i usługi specjalne są automatycznie dołączane do faktury jako PDF z podpisem klienta.
CRM
Nasz moduł CRM dokumentuje i kieruje całą komunikacją między personelem biurowym a klientami.
Jasna prezentacja
Gdy klient dzwoni, Twoi agenci mogą zobaczyć wszystkie ważne operacje na pierwszy rzut oka – wszystkie e-maile, zgłoszenia, notatki i rozmowy.
Automatyczny import e-maili
Zarówno e-maile przychodzące, jak i wychodzące od pracowników biura oraz klientów mogą być automatycznie importowane do KleanApp i przypisane do odpowiednich kontaktów, jeśli tego chcesz.
Formularze
Aby zapewnić Ci kolejny element konstrukcyjny na drodze do digitalizacji, możesz elektronicznie mapować swoje formularze za pomocą KleanApp. Możesz zintegrować formularze z naszym systemem biletowym lub zapisać je jako wybór dla nieruchomości.
Obszary zastosowania formularzy elektronicznych
Nasi klienci używają formularzy do:
- Świadectwa odbioru
- Audyty nieruchomości
- Listy kontrolne
- Zamówienia materiałów
Zdefiniuj samodzielnie pola formularza
Możesz tworzyć indywidualne pola formularzy za pośrednictwem naszej strony internetowej, a następnie formularz można wywołać za pośrednictwem aplikacji, wypełnione, podpisane i zapisane. Zdjęcia można również dołączyć jako dowód.
Projektant formularzy - zaprojektuj własny plik PDF
Możesz samodzielnie zaprojektować wynik (wypełniony formularz jako dokument PDF) oraz dodać logo firmy i schemat kolorów.
Flota pojazdów (śledzenie GPS) i kontrola praw jazdy
Kontrola prawa jazdy jest istotną częścią zarządzania flotą. Każda firma, która zapewnia swoim pracownikom pojazdy serwisowe lub grupowe, musi regularnie sprawdzać prawa jazdy swoich pracowników. Uzupełniamy moduł floty pojazdów o śledzenie pojazdów przez GPS.
Flota pojazdów (śledzenie GPS)
W pojeździe jest zainstalowany lokalizator GPS. Możesz śledzić trasy i lokalizacje swoich pojazdów na żywo na mapie.
Kontrola prawa jazdy
Uprawnione osoby w Twojej firmie mogą sprawdzić w naszej aplikacji prawa jazdy pracowników. Aplikacja automatycznie tworzy następny czek i przypomnienie dla każdego pracownika zgodnie ze specyfikacją (co miesiąc, co trzy miesiące itp.). W tym wariancie nie jest wymagana żadna licencja dla poszczególnych pracowników.
Samokontrola w prawie jazdy
Za pomocą chipa NFC na prawie jazdy pracownicy mogą skanować swoje prawo jazdy za pośrednictwem aplikacji. W ten sposób udokumentowana jest kontrola prawa jazdy. Brakujące elementy sterujące są wyraźnie widoczne na stronie internetowej.
Badanie inwentaryzacyjne i DGUV
Dzięki naszemu modułowi inwentaryzacji możesz rejestrować swoje urządzenia elektryczne, takie jak odkurzacze, śledzić ich lokalizację, dokumentować testy DGUV i otrzymywać przypomnienia o terminach testów.
Egzaminy DGUV
Otrzymasz comiesięczny przegląd urządzeń, które mają zostać poddane testowi DGUV i gdzie aktualnie się znajdują. Urządzenia są odbierane, przewożone na magazyn i tam sprawdzane przez specjalistę. Data testu jest dokumentowana, a dokumenty są przechowywane wraz z urządzeniem.
Które urządzenie jest gdzie
Skanując kod kreskowy, możesz dokładnie zobaczyć, które urządzenie jest gdzie. Kiedy pracownik zabiera urządzenie z magazynu do obiektu lub przenosi urządzenie z jednego obiektu do drugiego, obiekt jest wybierany, a następnie skanowany jest kod kreskowy. Urządzenie jest automatycznie przypisywane do nowego obiektu.
Eksport do księgowości
Twój dział księgowości może wyeksportować dane jako listę do obliczenia rocznej amortyzacji (środki trwałe / GWG).
Projektant pulpitów, formularzy i raportów
Mamy trzy różne narzędzia, za pomocą których możesz całkowicie dostosować formularze, raporty i nasz dashboard do swoich potrzeb i dowolnie je projektować.
Projektant formularzy
W KleanApp możesz zdigitalizować dowolną liczbę formularzy i udostępnić je do przetwarzania w aplikacji. Dzięki naszemu nowemu projektantowi możesz również zaprojektować wyniki (pliki PDF) indywidualnie z logo lub podobnym.
Projektant deski rozdzielczej
Oprócz naszego standardowego kokpitu możesz tworzyć różne indywidualne kokpity i zestawiać dokładnie te informacje, które są dla Ciebie ważne. Dzięki indywidualnemu pulpitowi poszczególne funkcje (zarządca nieruchomości, zaplecze i zarządzanie) otrzymują dokładnie te oceny i informacje, których potrzebują w codziennej pracy.
Projektant raportów
Już teraz oferujemy kilka standardowych raportów, a istniejące filtry można wykorzystać do optymalnej analizy danych. Możesz również tworzyć własne raporty i używać naszego projektanta raportów, aby były atrakcyjne wizualnie i przejrzyste. Wygenerowane raporty można następnie jednym kliknięciem wywołać jako plik PDF lub plik Excel.
Trening
Dzięki naszemu modułowi szkoleniowemu możesz zarządzać, przeprowadzać i śledzić dalsze szkolenia, kursy i instrukcje bezpieczeństwa dla swoich pracowników. Zostaniesz poinformowany o terminie szkoleń.
Przeprowadź szkolenie za pośrednictwem aplikacji
Zarządcy nieruchomości mogą odtwarzać filmy i dokumenty szkoleniowe na tablecie. Pracownik potwierdza udział podpisem na tablecie. Udział w szkoleniu oraz potwierdzenie z podpisem są dokumentowane na stronie internetowej. Ujednoliconą jakość osiągasz dzięki zastosowaniu określonego materiału szkoleniowego.
Zarządzaj treningiem
Możesz tworzyć nowe szkolenia i zarządzać istniejącymi na stronie internetowej. Tam możesz określić, dla których pracowników lub dla jakich funkcji to szkolenie jest obowiązkowe. W dużych firmach można również wyszczególnić poszczególne obszary, w których szkolenie jest niezbędne (clean room, produkcja).
Zidentyfikuj i przeanalizuj potrzeby szkoleniowe
Możesz wyraźnie zobaczyć, które szkolenia / instrukcje wygasają, kiedy i którzy pracownicy wymagają przekwalifikowania i kiedy. Na tym możesz oprzeć swoje planowanie.
Klucze
Może być używany do śledzenia transferu kluczy i innych ważnych przedmiotów do pracowników.
Dokładna identyfikacja kluczy
Każdy breloczek wyposażony jest w brelok NFC. Czytając metkę, breloczek można wyraźnie zidentyfikować.
Podpis odznaczonego
Pracownik, który otrzymuje klucze, pojawia się na wyświetlaczu telefonu komórkowego lub tabletu wydawcy. Zapewnia to dokładną dokumentację przekazania.
Lista
Dzięki modułowi Harmonogram Służby możesz ustalać godziny pracy i rozmieszczenia dla swoich pracowników oraz obiektów objętych Twoją opieką, utrzymując tym samym przegląd obciążenia pracą i przydziału personelu.
Okno pracy i tygodniowe godziny pracy
Możesz wpisać możliwe godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz maksymalną liczbę godzin pracy w ciągu tygodnia dla swoich pracowników, a także umowy o tygodniowych godzinach pracy. Dla obiektu możesz określić okno czasowe, w którym może być przeprowadzone czyszczenie.
Klasyfikacja za pomocą DragDrop
Możesz użyć interaktywnego widoku kalendarza, aby zaplanować pracowników do obiektów. Masz opcję tworzenia harmonogramu według obiektu lub użytkownika. Zadanie jest łatwe za pomocą DragDrop, czas i powtórzenia można edytować później. Wyświetlanie różnicy między docelowymi a rzeczywistymi godzinami pozwala rejestrować wykorzystanie pracowników i obiektów.
Cel / rzeczywista liczba godzin w czasie rejestracji
Docelowe godziny pracy pracownika i/lub obiektu są przesyłane do systemu rejestracji czasu pracy i mogą być tam porównywane i analizowane.
Terminy/Zadania
Moduły Terminy i Zadania umożliwiają cyfrowe nagrywanie nadchodzących wydarzeń. Widok na spotkania daje pracownikom pełny przegląd, ponieważ to właśnie tutaj łączą się wszystkie ważne wydarzenia z innych modułów KleanApp.
Terminy – widok kalendarza i powiadomienie o terminie
Możesz wprowadzać i zarządzać wizytami dla swoich pracowników. Następujące ważne wydarzenia są automatycznie przenoszone z pozostałych modułów KleanApp jako terminy: zgłoszenia terminów, zadania, planowane kontrole, docelowe godziny z interfejsów i z naszego grafiku obowiązków, a także dane z modułu dokumentacji sprzątania. Dzięki przeglądowi kalendarza w aplikacji i sieci oraz automatycznemu powiadomieniu o powiadomieniach push, Ty i Twoi pracownicy nie przegapicie już żadnych ważnych wydarzeń.
Zadania – śledzić, co zostało zrobione?
Możesz użyć modułu Zadania, aby przypisać zadania pracownikom. W przeciwieństwie do systemu zgłoszeń, zadania są przeznaczone do czynności/zakończeń, które nie wymagają własnego przepływu pracy, jak w przypadku systemu zgłoszeń. Pracownicy mogą odhaczyć zadania w aplikacji, a Ty możesz śledzić wszystko przez stronę internetową.
Interfejsów
Finansów
- Excel eksport faktur
- Kontrola eksportu (ocena DB1)
- Eksport faktur w formacie DATEV wraz z paragonami (plik zip)
- Eksport faktur w formacie DATEV 'XML interface online', w tym paragony (plik zip)
- Eksport Lexware (plik csv)
- Połączenie online Lexware Office przez API
Śledzenie czasu
- Excel eksport rezerwacji przychodzących/wychodzących
- Export Sapphire (plik csv)
- Eksport Sage (plik txt)
- Export Digras (plik xml)
Przygotowanie listy płac
- Eksport daty 'Wynagrodzenie i Wynagrodzenie' (plik txt)
- Eksport Datev 'Lodas' (plik txt)
- Eksport Addison (plik txt)
- Agenda eksportu (plik csv)
- Export Sage (plik csv)
- Eksport Lexware (plik txt)
dane podstawowe
Importuj i eksportuj wszystkie istotne dane za pomocą pliku Excel.
Systemy ERP
- Zvoove przez bezpośrednie połączenie API
- Navision/BSS przez bezpośrednie połączenie API
Czujniki
- Tork-Easycube do łączenia systemów dyspenserów
- FeedbackNow dla ankiet dla klientów
