Kostenstellen Zeiterfassung

KleanApp bietet die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nach Kostenstellen getrennt aufzuteilen. Nutzen Sie DATEV (oder ähnliche Programme) für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen, erstellt die KleanApp-Schnittstelle die Zeiterfassungsdaten pro Mitarbeiter und Lohnart automatisch mit der zugehörigen Kostenstelle im DATEV-Format. Kostenstellen sind auch wichtig für die genaue Kostenkontrolle und Kostenzuordnung. Dies ist über das KleanApp-Modul "Finanzen und Kontrolling" möglich.

Mehrere Objekte können dieselbe Kostenstelle besitzen. Ebenso können einem Objekt mehrere Kostenstellen zugewiesen werden. Teilen sich mehrere Objekte eine Kostenstelle, erhalten Sie in DATEV eine objektübergreifende Übersicht der registrierten Arbeitszeiten - gruppiert nach Kostenstelle.

Nutzen Sie Barcodes, NFC-Chips oder KleanApp-Terminals für die Zeiterfassung, können Sie diese in KleanApp mit der gewünschten Kostenstelle hinterlegen. So werden die Zeiterfassungs-Scans direkt der richtigen Stelle zugewiesen.

Ihr KleanApp-Support wird Ihnen das Feature auf Wunsch gerne freischalten. Interner Hinweis: SCHNITTSTELLE_DATEV_MIT_KOSTENSTELLE=1 setzen.

Eine neue Kostenstelle anlegen

Auf der KleanApp-Website gehen Sie auf Stammdaten -> Artikel -> Kostenstelle. Sie sehen dort eine Liste aller bereits erstellter Kostenstellen.

Klicken Sie oben auf den Button "Neuer Eintrag", und geben Sie in dem erscheinenden Formular die erforderlichen Daten ein.

Wählen Sie etwa die Kostenstellennummer oder Kurzbezeichnung für "Name" und die ausgeschriebene Bezeichnung für "Name (lang)". Z.B. "UR" für "Unterhaltsreinigung". Klicken Sie dann auf "Speichern".

Kostenstellen zuordnen

Im zweiten Schritt ordnen Sie nun die Kostenstelle dem gewünschten Objekt zu. Teilen mehrere Objekte die selbe Kostenstelle, wiederholen Sie den nachfolgenden Schritt für jedes Objekt. Gehen Sie hierzu auf Stammdaten -> Objekte und wählen Sie hier das betreffende Objekt mit Klick auf den Bearbeitungs-Button aus.

Wählen Sie den Reiter "Zeiterfassung" aus. Sie sehen hier eine Übersicht aller Barcodes, NFC-Chips und KleanApp-Terminals für dieses Objekt, die für Zeiterfassungs-Scans verwendet werden.

Sie können diese Einträge nun einer Kostenstelle zuweisen. Klicken Sie bei dem betreffenden Eintrag auf "Bearbeiten" und wählen Sie die gewünschte Kostenstelle aus. Klicken Sie dann auf "Speichern".

Wenn Sie z.B. die Zeiten für Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung getrennt erfassen möchten, erstellen Sie zwei Barcodes und ordnen jedem Barcode jeweils eine Kostenstelle zu.

Erfassen nun Mitarbeiter ihre Zeiten über diesen Barcode oder NFC-Chip,werden die Zeiten der entsprechenden Kostenstelle zugeordnet.

Wichtig: Wenn Sie später neue Objekte oder Barcodes erstellen, vergessen Sie nicht (wenn gewünscht), diese auch mit der richtigen Kostenstelle zu versehen.

Lohnauswertung und Übermittlung an DATEV

Für die Lohnauswertung werden nun die Arbeitszeiterfassungen nach Kostenstelle getrennt berücksichtigt.

Sobald die Lohndaten in KleanApp berechnet wurden (unter Zeiterfassung -> Lohnauswertung Vorbereitung), sehen Sie die Lohnauswertung unter Zeiterfassung -> Lohnauswertung.

Die erfassten Arbeitszeiten im gewählten Zeitraum sind hier nach Mitarbeiter, Lohnart, Bearbeitungsschlüssel und Kostenstelle getrennt aufgelistet. Über den Button "Export für Datev (Mandant)" können Sie die dargestellte Lohnauswertung im korrekten Format herunterladen und an DATEV weitergeben.

Das Wichtigste nochmal im Überblick

Kostenstellen werden verwendet, um die geleisteten Arbeitszeiten der Mitarbeiter objektübergreifend gruppieren zu können.

So können Sie etwa für Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Grundreinigung jeweils eine Kostenstelle erstellen und jedem Objekt ein oder mehrere Stellen zuweisen. Dadurch erhalten Sie in DATEV eine Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten aller hinterlegten Objekte getrennt nach diesen drei Reinigungsarten.

Um in KleanApp mit Kostenstellen zu arbeiten, legen Sie erst die gewünschten Kostenstellen an. Danach können Sie den Objekten die zugehörigen Kostenstellen zuweisen. Sobald sich jetzt Mitarbeiter über Barcode oder NFC einscannen, wird der Scan unter der von Ihnen zugewiesenen Kostenstelle gespeichert. In der Lohnauswertung sehen Sie dann die registrierten Arbeitszeiten nach Kostenstelle getrennt aufgelistet. Sie können die Lohndaten formatiert herunterladen und direkt nach DATEV schicken. Das DATEV-Programm ist dann in der Lage, die Lohnauswertung nach den erfassten Kostenstellen zu gruppieren.

Sind Sie an unserem Feature interessiert oder haben Sie Fragen, kontaktieren Sie bitte den KleanApp-Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter.