Programmfunktionen im Überblick

Schnelle Qualitätskontrolle in der Gebäudereinigung

Qualitätskontrolle

Das Hauptziel von KleanApp ist die Qualitätskontrolle. Dabei wird jeweils ein Raum im Objekt einzeln kontrolliert und detailliert bewertet. Mit der Protokollfunktion können Audits und gemeinsame Begehungen dokumentiert werden. Die Qualitätsberichte bieten mit Grafiken, Statistiken und Bildern einen umfassenden Überblick der Reinigungsqualität.

AdHoc und geplante Kontrollen (auch nach DIN 2859-1)

Bei AdHoc Kontrollen wählen Sie die zu kontrollierenden Räume aus. Bei geplanten Kontrollen erstellt der Zufallsgenerator nach Ihren Kriterien eine Liste der zu kontrollierenden Räume im Objekt. Als Kriterien können Sie die DIN 2859-1 oder weitere raumbezogenen Daten wählen.

Einbindung Ihrer Leistungsverzeichnisse

Sie können in KleanApp Ihre Leistungsverzeichnisse vollständig einbinden oder aber die Kontrollobjekte nach Nutzungsarten bzw. Raumgruppen festlegen.

Stammdaten verwalten

Sie können alle wichtigen Einstellungen (Intervalle, Bewertungsmodus, Kontrollobjekte, etc.) jederzeit selber am System vornehmen.

Mehr zum Thema Qualitätskontrollen

Ticketsystem

Ein Ticketsystem ist eine Softwarefunktion, die es ermöglicht Kundenanliegen (Tickets) wie Angebote, Beschwerden oder Störungen professionell zu erfassen, bearbeiten und nachzuverfolgen.

Automatische Tickets zur Nacharbeit und Nachkontrolle

Im Rahmen der Qualitätskontrollen legt das System automatisch bei schlechten Bewertungen Tickets zur Nacharbeit an. Auch Nachkontrollen können über das System automatisch erstellt werden. Über ein ausgefeiltes Rechtesystem landen die Tickets in Echtzeit bei der verantwortliche Person.

Einbindung von Kunden und Besuchern via QR-Code

Über einen QR-Code z.B. im WC können Kunden und Besucher Auffälligkeiten und Mängel melden. Darüber hinaus können auch über einen objektspezifischen Link Tickets gemeldet werden.

Einbindung bestehender Ticketsysteme (per E-Mail)

KleanApp kann eingehende E-Mails in Tickets umwandeln und dem richtigen Objekt bzw. den verantwortlichen Mitarbeitern zuordnen. So können Sie auch bestehende Ticketsystem z.B. von Kunden einbinden.

Mehr zum Thema Ticketsystem

Zeiterfassung

KleanApp bietet verschiedene Möglichkeiten der digitalen Zeiterfassung.

Barcode, NFC, iBeacons, Telefon und Terminal

KleanApp unterstützt die Scannmethoden Barcode, NFC-Tags und iBeacons, sowie die Zeiterfassung über Telefon und Terminals. Je nach Projekt und gegebenheiten vor Ort können Sie zwischen den einzelnen Methoden wählen.

Warnmeldungen in Echtzeit (optional mit GPS-Tracking)

Zahlreiche Warnmeldungen unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit. Sie werden zeitnah informiert, wenn ein Mitarbeiter nicht im Objekt erscheint oder es Auffälligkeiten (Scan außerhalb des Objektes) gibt. So können Sie handeln, bevor Ihr Kunde sich beschwert.

Berichtswesen

Alle Daten können im Berichtswesen bearbeitet und für die Weiterverarbeitung exportiert werden. Die An- und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter werden in Echtzeit übersichtlich aufgelistet.

Formulare

Um Ihnen auf dem Weg der Digitalisierung einen weiteren Baustein an die Hand zu geben, können Sie Ihre Formulare mit KleanApp elektronisch abbilden. Die Formulare können Sie in unser Ticketsystem einbinden oder als Auswahl beim Objekt hinterlegen.

Einsatzbereiche elektronischer Formulare

Unsere Kunden setzen Formulare ein für:

  • Abnahmescheine
  • Objektaudits
  • Checklisten
  • Materialbestellungen
Formularfelder selber definieren

Über unserer Webseite erstellen Sie einzelne Formularfelder und über die App kann das Formular dann aufgerufen, ausgefüllt, unterschrieben und gespeichert werden. Ebenso können Fotos als Nachweise integriert werden.

Formulardesigner - PDF-Datei selber gestalten

Sie können das Ergebnis (ausgefülltes Formular als PDF-Dokument) selber entwerfen und mit Ihrem Firmenlogo und Farbschema ergänzen.

Fuhrpark (GPS Tracking) und Führerscheinkontrolle

Die Führerscheinkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil des Flottenmanagements. Jedes Unternehmen, welches seinen Mitarbeitern Dienst- oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellt, muss regelmäßig die Führerscheine der Mitarbeiter kontrollieren. Mit dem GPS-Tracking der Fahrzeuge ergänzen wir das Modul Fuhrpark.

Fuhrpark (GPS-Tracking)

Im Fahrzeug wird ein GPS-Tracker verbaut. Auf einer Karte können live Sie die Wege und Standorte Ihrer Fahrzeuge nachverfolgen.

Führerscheinkontrolle

Autorisierte Personen in Ihrem Unternehmen können mit unserer App die Führerscheine der Mitarbeiter kontrollieren. Die App legt nach Ihren Vorgaben (monatlich, alle drei Monate, etc.) automatisch für jeden Mitarbeiter die nächste Kontrolle und eine Erinnerung an. Für die einzelnen Mitarbeiter wird bei dieser Variante keine Lizenz benötigt.

Führerschein Eigenkontrolle

Mit Hilfe eines NFC-Chips auf dem Führerschein können Mitarbeiter ihren Führerschein über die App scannen. Die Führerscheinkontrolle ist damit dokumentiert. Fehlende Kontrollen werden übersichtlich auf der Webseite dargestellt.

Inventarisierung und DGUV-Prüfung

Mit unserem Modul Inventar können Sie Ihre elektrischen Geräte wie Staubsauger erfassen, den Standort nachverfolgen, DGUV-Prüfungen dokumentieren und sich bei fälligen Prüfungen erinnern lassen.

DGUV-Prüfungen

Sie erhalten monatlich eine Übersicht bei welchen Geräten eine DGUV-Prüfung ansteht und wo sich diese Geräte gerade befinden. Die Geräte werden eingesammelt, ins Lager gefahren und dort vom Fachmann geprüft. Das Prüfdatum wird dokumentiert und die Dokumente beim Gerät hinterlegt.

Welches Gerät befindet sich wo

Durch das Scannen des Barcodes sieht man genau, welches Gerät sich wo befindet. Wenn ein Mitarbeiter das Gerät aus dem Lager mit in ein Objekt nimmt oder ein Gerät von einem Objekt ins andere bringt, wird das Objekt ausgewählt und anschließend der Barcode gescannt. Das Gerät wird automatisch dem neuen Objekt zugeordnet.

Export für die Buchhaltung

Ihre Buchhaltung kann die Daten als Liste für die Berechnung der jährlichen Abschreibungen (Anlagevermögen/GWG) exportieren.

Dashboard-, Formular- und Berichtsdesigner

Wir haben drei verschiedene Tools mit denen Sie Formulare, Berichte und auch unser Dashboard komplett auf Ihre Bedürfnisse anpassen und frei gestalten können.

Der Formulardesigner

In KleanApp können Sie beliebig viele Formulare digitalisieren und zur Bearbeitung in der App bereitstellen. Mit unserem neuen Designer können Sie die Ergebnisse (PDF-Dateien) auch individuell mit Logo o.ä. gestalten.

Der Dashboarddesigner

Neben unserem Standard-Dashboard können Sie verschiedene individuelle Dashboards erstellen und sich so genau die Informationen zusammenstellen, die Ihnen wichtig sind. Mit einem individuellen Dashboard bekommen die einzelnen Funktionen (Objektleiter, Innendienst und Management) genau die Auswertungen und Informationen, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen.

Der Berichtsdesigner

Wir bieten Ihnen bereits einige Standardberichte an und bestehende Filter lassen sich die Daten optimal analysieren. Darüber hinaus können Sie sich Ihre Berichte selber zusammenstellen und mit unserem Berichtsdesigner auch optisch ansprechend und übersichtlich gestalten. Die erstellten Berichte lassen sich dann per Klick als PDF-Datei oder Excel-Datei abrufen.

Schulungen

Mit unserem Modul Schulungen können Sie die Weiterbildung, Schulungen und Sicherheitsunterweisungen Ihrer Mitarbeiter verwalten, durchführen und nachverfolgen. Sie werden bei fälligen Schulungen informiert.

Schulungen über die App durchführen

Objektleitungen können über das Tablet Videos und Schulungsunterlagen abspielen. Der Mitarbeiter bestätigt die Teilnahme per Unterschrift auf dem Tablet. Die Schulungsteilnahme und die Bestätigung mit Unterschrift wird auf der Webseite dokumentiert. Sie erreichen eine einheitliche Qualität durch die Verwendung von vorgegeben Schulungsmaterial.

Schulungen verwalten

Auf der Webseite können Sie neue Schulungen anlegen und bestehende verwalten. Sie können dort festlegen, für welche Mitarbeiter oder welche Funktionen diese Schulung verpflichtend ist. In großen Unternehmen können auch einzelne Bereiche festgelegt werden, in denen die Schulung unabdingbar ist (Reinraum, Produktion).

Schulungsbedarf erkennen und analysieren

Übersichtlich sehen Sie, wann welche Schulungen/Unterweisungen auslaufen und welche Mitarbeiter wann neu geschult werden müssen. Sie können Ihre Planung dann darauf abstellen.