Wenn das ERP-System zum Sparringspartner wird

Dienstpläne prüfen, Zeitbuchungen durchgehen, kritische Objekte erkennen: In der Gebäudereinigung fehlt häufig die Zeit, alle Informationen zusammenzubringen. KI kann dabei helfen – und die Rolle von KleanApp verändern. Geschäftsführer Dr.Ing. Tobias Schittkowski erklärt, wo der Nutzen liegt und warum die Kontrolle beim Menschen bleiben muss.

Montagmorgen. Zwei Mitarbeitende fallen aus, die Lohnvorbereitung steht an und bei einem Objekt häufen sich die Beschwerden. Die Informationen dazu liegen im ERP-System. Jetzt müsste nur noch jemand die Zeit finden, sie durchzugehen.

Genau hier setzt KI an: Sie verdichtet Daten und liefert Hinweise, denen Verantwortliche gezielt nachgehen können. Wo ist eine Schicht unbesetzt? Welche Zeitbuchungen brauchen vor der Abrechnung einen zweiten Blick? Welches Objekt verdient besondere Aufmerksamkeit? Aus vielen einzelnen Ansichten wird ein erster Überblick. Das hilft, schneller ins Handeln zu kommen.

Gute Fragen statt langer Klickwege

Damit verändert sich auch der Zugang zum ERP-System. Wer eine betriebliche Frage hat, muss bislang oft wissen, in welcher Auswertung die Antwort steckt. Mit KI wird die Frage selbst zum Ausgangspunkt: Welche Objekte entwickeln sich wirtschaftlich ungünstig? Wo lässt die Reinigungsqualität nach? Und woran liegt das?

Für Tobias Schittkowski liegt die Chance in der Nutzung von KI darin, dass KleanApp stärker zum Sparringspartner im Tagesgeschäft wird. Im ERP laufen Informationen über Personal, Leistungen und Kosten zusammen. KI kann helfen, Zusammenhänge zu erkennen und den Blick auf die Punkte zu lenken, die Aufmerksamkeit brauchen.

Allerdings benötigt auch ein digitaler Sparringspartner eine vernünftige Grundlage. Fehlen Kosten oder wurden Leistungen nicht dokumentiert, kann auch die KI daraus keine belastbare Analyse machen. Eine überzeugend formulierte Antwort kann Datenlücken nicht schließen.

Das Dashboard behält deshalb seinen Platz. Es zeigt festgelegte Kennzahlen. Ein KI-Assistent ermöglicht zusätzlich nachzufragen: Warum hat sich dieser Wert verändert? Welche Objekte tragen dazu bei? Festes Reporting und das Gespräch über die Zahlen ergänzen sich.

KI-Tools für den Einstieg, MCP für eigene Fragen

KleanApp verfolgt dafür zwei Zugänge. Die KI-Tools unterstützen klar umrissene Aufgaben direkt im System: etwa Zeitbuchungen vor der Lohnabrechnung prüfen, Konflikte zwischen Dienstplan und Abwesenheiten erkennen oder Informationen zu einem Objekt zusammenfassen. Nutzer starten eine konkrete Funktion und erhalten Hinweise, die sie gezielt prüfen können.

Der MCP-Server ermöglicht offenere Fragen. Hinter dem technischen Kürzel steckt eine Verbindung zwischen einem geeigneten KI-Assistenten und freigegebenen Daten und Funktionen aus KleanApp. Ein möglicher Auftrag lautet: „Welche meiner Objekte brauchen diese Woche besondere Aufmerksamkeit? Berücksichtige offene Einsätze und die letzten Kontrollergebnisse.“

Anschließend lässt sich nachhaken: „Zeige mir die Gründe für verminderte Reinigungsqualität bei den drei auffälligsten Objekten.“ Welche Antworten möglich sind, hängt von den bereitgestellten Daten und Funktionen sowie den Berechtigungen des Nutzers ab.

Wer einen wiederkehrenden Prüfprozess vereinfachen möchte, kann mit einer passenden KI-Funktion beginnen. Wer eigene Fragen und verschiedene Informationen kombinieren möchte, findet im MCP-Zugang weitere Möglichkeiten.

Ein Hinweis ist noch kein Urteil

Was passiert, wenn die KI falschliegt? Im Betriebsalltag sieht Tobias Schittkowski vor allem drei Risiken: falsche Ergebnisse, unberechtigte Datenzugriffe und unerwünschte Aktionen.

Eine angeblich fehlende Pause kann schlicht falsch gebucht worden sein. Und Krankmeldungen vor einem Wochenende erklären noch lange nicht, warum jemand krank war. Wer solche Hinweise ungeprüft übernimmt, macht aus einer Auffälligkeit schnell einen unbegründeten Vorwurf.

Deshalb müssen die zugrundeliegenden Daten überprüft werden, nicht im System, sondern gegebenenfalls im Gespräch. Sobald ein Hinweis Folgen für Beschäftigte haben könnte, braucht es eine verantwortliche Person, die den Hinweis beurteilt und auch verwerfen kann. Ebenso gilt bei wirtschaftlich wichtigen Auswertungen: Erst die Plausibilität prüfen, dann handeln.

Das betrifft auch die Einsatzplanung. Ein verfügbarer Mitarbeiter passt nicht automatisch zu jedem Einsatz. Vielleicht fehlt eine Einweisung, die Fahrzeit reicht nicht oder es gibt eine Absprache, die im System gar nicht hinterlegt ist. Tobias Schittkowski setzt deshalb zunächst auf Vorschläge, die Verantwortliche gründlich prüfen.

Mit einer konkreten Aufgabe anfangen

Zum Einstieg gehören Datenschutz, passende Verträge, klar geregelte Zugriffe und die Prüfung der rechtlichen Anforderungen für den vorgesehenen Einsatz. Eine interne KI-Richtlinie und Schulungen helfen, im Team ein gemeinsames Verständnis zu schaffen: Welche Daten dürfen verwendet werden? Wie prüfen wir Ergebnisse? Wer entscheidet über Korrekturen?

Tobias Schittkowski empfiehlt, zunächst Auswertungen ohne automatische Änderungen zu nutzen. Konkrete Fragen ausprobieren, Antworten prüfen und den Aufwand mit der bisherigen Arbeitsweise vergleichen: So wird sichtbar, was KI tatsächlich bringt.

Für Interessierte beginnt der nächste Schritt deshalb mit einer einfachen Frage: Welche Aufgabe möchten Sie vereinfachen? Wo brauchen sie einen schnellen Überblick? Wo brauchen Sie mehr Auswertungen und mehr Details? Sprechen Sie uns an. Ab Mitte Oktober können Sie die KleanApp KI Tools und den KleanApp MCP Server nutzen.