Hovedmålet med KleanApp er kvalitetskontroll. Ett rom i objektet styres individuelt og evalueres i detalj. Protokollfunksjonen kan brukes til å dokumentere revisjoner og felles inspeksjoner. Kvalitetsrapportene gir en omfattende oversikt over rengjøringskvaliteten med grafikk, statistikk og bilder.
Oversikt over programfunksjoner
Rask kvalitetskontroll i bygningsrengjøring
kvalitetskontroll
AdHoc og planlagte kontroller (også i samsvar med DIN 2859-1)
For AdHoc-kontroller velger du rommene som skal kontrolleres. For planlagte kontroller oppretter den tilfeldige generatoren en liste over mellomrom i objektet som skal kontrolleres i henhold til kriteriene dine. Du kan velge DIN 2859-1 eller andre romlige data som kriterier.
Integrering av servicekatalogene dine
Du kan integrere tjenestekatalogene dine fullt ut i KleanApp eller angi kontrollobjektene etter brukstype eller romgrupper.
Behandle hoveddata
Du kan gjøre alle viktige innstillinger (intervaller, evalueringsmodus, kontrollobjekter osv.) på systemet når som helst.
Billettsystem
Et billettsystem er en programvarefunksjon som gjør det mulig å registrere, behandle og spore kundebekymringer (billetter) som tilbud, klager eller feil.
Automatiske billetter til omarbeiding og oppfølging
Som en del av kvalitetskontrollene oppretter systemet automatisk billetter til omarbeiding i tilfelle dårlige anmeldelser. Ettersjekker kan også opprettes automatisk via systemet. Gjennom et sofistikert rettighetssystem ender billettene opp med den ansvarlige personen i sanntid.
Involvering av kunder og besøkende via QR-kode
Kunder og besøkende kan bruke en QR-kode på toalettet for .B rapportere abnormiteter og defekter. I tillegg kan billetter også rapporteres via en objektspesifikk lenke.
Integrering av eksisterende billettsystemer (via e-post)
KleanApp kan konvertere innkommende e-poster til billetter og tilordne dem til riktig objekt eller ansatte. På denne måten kan du også integrere eksisterende billettpriser .B kunder.
tidssporing
KleanApp tilbyr ulike muligheter for digital tidsopptak.
Strekkode, NFC, iBeacons, telefon og terminal
KleanApp støtter strekkode, NFC-koder og iBeacons skannemetoder, samt tidssporing via telefon og terminaler. Avhengig av prosjektet og betingelsene på stedet, kan du velge mellom de enkelte metodene.
Sanntidsvarsler (valgfritt med GPS-sporing)
Mange varsler støtter deg i ditt daglige arbeid. Du vil bli informert i tide hvis en ansatt ikke vises i objektet, eller hvis det er noen abnormiteter (skann utenfor objektet). Så du kan handle før kunden klager.
Rapportering
Alle data kan behandles i rapportering og eksport for videre behandling. Ankomstene og fraværet til dine ansatte er tydelig oppført i sanntid.
AI-verktøy
KleanApp bruker kunstig intelligens spesielt der det tydelig avlaster kontorarbeidet: i evalueringen av store mengder data fra tidsregistrering og fravær. AI-en oppsummerer problemer, fremhever avvik og foreslår konkrete neste steg – du beholder beslutningen i dine hender.
AI-evaluering av tidsregistrering
For en enkelt ansatt analyserer KI-en alle funn fra tidsregistreringen i den valgte perioden – som brudd på arbeidstidsloven, manglende pauser eller uvanlig klokking. Du får en kort oppsummering av hovedsaker, en prioritert liste over anbefalte neste steg, og en indikasjon på når du bør eskalere. Dette gjør at du raskt kan se hvor handling er nødvendig, i stedet for å måtte vurdere hver enkelt anomali selv.
AI-vurdering av fravær
I den valgte perioden sjekker AI-en alle sykemeldinger for typiske mønstre: hyppig sykdom i helgene, sykefravær rett før eller etter ferie, og sykdom på overgangsdager. Evalueringen inkluderer en oppsummering av avvikene, en liste over berørte ansatte med spesifikke data og – hvis mønstrene er signifikante – en anbefaling til HR-avdelingen. Dette gjør at du kan identifisere trender tidlig uten å måtte bruke timer på å sammenligne Excel-lister.
AI-evaluering av vaktlisten
For den nåværende synlige perioden av vaktlisten analyserer AI-en alle planlagte vakter – individuelle avtaler og utvidede serier – samt fravær blant de ansatte. Den oppdager konflikter (vakt til tross for godkjent fravær), ansatte med et påfallende høyt eller lavt antall vakter, opphopninger av helge- eller brovakter for én person, ensidig fordeling av personell i individuelle eiendommer og fordeling av erstattere. Du vil motta et sammendrag på noen få setninger, en prioritert liste over de viktigste funnene med dato, ansatt og objekt, samt konkrete anbefalinger til planleggere og prosjektledere. Dette gjør at du med et blikk kan se hvor planen fortsatt bør justeres, i stedet for å måtte gå gjennom nettet selv dag for dag.
AI-evaluering av lønnsforberedelse
Før lønnsdataene overføres til regnskapsavdelingen, sjekker AI-en lønnspostene for den valgte måneden for troverdighet – per ansatt, dag, lønnstype og kostnadssenter. Den oppdager uvanlig høye arbeidstider på dagtid, et påfallende stort antall oppføringer på en dag, påslagsregistreringer uten passende grunn, inkonsekvenser mellom timer og dager, og indikasjoner fra manuelle endringer. Du vil motta et kompakt sammendrag av avvikene, en liste over berørte oppføringer med dato og ansatt, og om nødvendig en anbefaling til lønnsregnskap. Dette betyr at du kan starte lønnsløpet med mye større sikkerhet i stedet for å måtte kryssjekke hver linje selv.
AI-oppsummering av billetter
For en enkelt sak samler AI-en hele prosessen – statusendringer, oppgaver, kommentarer – i en kompakt profil. Du vil motta en oversikt over transaksjonshistorikken, en kronologisk oppsummering av de viktigste stegene, en liste over åpne punkter med ansvar og informasjon om risikoer som forfallsdatoer eller flere omfordelinger. Spesielt med lange billetter sparer ekspeditørene merkbart tid ved ombordstigning.
AI-objektbriefing
Med et knappetrykk oppretter AI-en en profil av en eiendom: masterdata og adresse, kvalitetstrender på de siste sjekkene, åpne saker, siste kommunikasjon med kunden og planlagte oppdrag for de neste 14 dagene. Briefingen fremhever styrker, risikoer og anbefalte neste tiltak – ideelt for eiendomsforvaltere når de skal bli kjent med nye eiendommer, forberede kundeavtaler eller erstatte dem i ferieperiodene.
Sikkert og sporbart
Alle AI-evalueringer jobber utelukkende med kundens data, respekterer respektive modul og brukerrettigheter, og endrer ingenting i databasene dine. AI-verktøyene kan aktiveres individuelt for hver funksjon og per klient – du beholder alltid kontrollen over hvilke data som overføres til AI-en. Tokenforbruk loggføres transparent.
Finanser
Hele prosessen fra tilbudet til den ferdige fakturaen – inkludert arbeidsnotater og spesialtjenester – er kartlagt i KleanApp.
Tilbud
Med KleanApp kan du raskt lage tilbud for et bredt spekter av tjenester fra ferdiglagde tekstmoduler – enten det er en engangsbestilling, en månedlig fast pris eller fakturering basert på en arbeidsnotat.
Arbeidskuponger og spesielle fordeler
Dine ansatte kan bruke appen vår til å få arbeidsattestene digitalt signert av kunden på stedet. Den signerte arbeidsattesten sendes deretter umiddelbart til kontorpersonalet på e-post. Selv spontane oppdrag som ikke er bestilt kan raskt registreres på stedet og bekreftes av kunden ved signatur.
Regninger
Fakturaen kan genereres fra bestillingene med et knappetrykk, enten individuelt eller fullstendig som en fakturarunde. Arbeidsnotater og spesialtjenester legges automatisk til fakturaen som en PDF med kundens signatur.
CRM
Vår CRM-modul dokumenterer og styrer all kommunikasjon mellom kontorpersonalet og kundene dine.
Klar presentasjon
Når en kunde ringer, kan agentene dine se alle viktige operasjoner med et blikk – alle e-poster, saker, notater og samtaler.
Automatisk e-postimport
Både innkommende og utgående e-poster fra kontorpersonalet ditt og kundene dine kan automatisk importeres til KleanApp og tildeles passende kontakter om ønskelig.
Skjemaer
For å gi deg en annen byggestein på vei til digitalisering, kan du elektronisk kartlegge skjemaene dine med KleanApp. Du kan inkludere skjemaene i vårt billettsystem eller la dem være et valg for objektet.
Bruksområder for elektroniske skjemaer
Våre kunder bruker skjemaer for:
- Godkjenning sertifikater
- Objektrevisjoner
- Sjekklister
- Materialbestillinger
Definere skjemafelt selv
Fra vår nettside oppretter du individuelle skjemafelt, og via appen kan skjemaet da nås, fylt ut, signert og lagret. Bilder kan også integreres som bevis.
Skjemautforming - Lag din egen PDF-fil
Du kan utforme resultatet (utfylt skjema som et PDF-dokument) selv og supplere det med firmalogoen og fargevalget.
Kjøretøyflåte (GPS-sporing) og førerkortkontroll
Førerkortkontroll er en viktig del av flåtestyringen. Ethvert selskap som gir sine ansatte service- eller bassengbiler må regelmessig sjekke førerkortet til sine ansatte. Med GPS-sporing av kjøretøyene supplerer vi bilparkens modul.
Kjøretøyflåte (GPS-sporing)
En GPS-tracker er installert i kjøretøyet. På et kart kan du følge stiene og plasseringene til kjøretøyene dine live.
Førerkortkontroll
Autoriserte personer i bedriften din kan bruke appen vår til å kontrollere de ansattes førerkort. Appen oppretter automatisk neste inspeksjon og en påminnelse for hver ansatt i henhold til dine spesifikasjoner (månedlig, hver tredje måned, etc.). Denne varianten krever ikke en lisens for de enkelte ansatte.
Førerkort selvkontroll
Ved hjelp av en NFC-chip på førerkortet kan ansatte skanne førerkortet ved hjelp av appen. Førerkortkontrollen er dermed dokumentert. Manglende kontroller vises tydelig på nettstedet.
Testing av lager og DGUV
Med vår Inventar-modul kan du registrere elektrisk utstyr som støvsugere, spore plasseringen, dokumentere DGUV-tester og bli minnet om testene som forfaller.
DGUV-tester
Du vil motta en månedlig oversikt over hvilke enheter som venter på en DGUV-sjekk og hvor disse enhetene er plassert. Enhetene samles inn, kjøres til lageret og testes der av en spesialist. Inspeksjonsdatoen er dokumentert og dokumentene lagres i enheten.
Hvilken enhet er plassert der
Ved å skanne strekkoden kan du se nøyaktig hvilken enhet som er der. Når en ansatt tar enheten fra lageret til et objekt eller tar en enhet fra ett objekt til et annet, velges objektet, og deretter skannes strekkoden. Enheten tilordnes automatisk til det nye objektet.
Eksport for regnskap
Regnskapet kan eksportere dataene som en liste for beregning av årlig avskrivning (anleggsmidler/GWG).
Instrumentbord, skjema og rapportdesignere
Vi har tre forskjellige verktøy som lar deg tilpasse og tilpasse skjemaer, rapporter og dashbordet vårt til dine behov.
Skjemautformingen
I KleanApp kan du digitalisere så mange skjemaer du vil og distribuere dem til appen for redigering. Med vår nye designer kan du også tilpasse resultatene (PDF-filer) med logo eller lignende.
Instrumentbordutformingen
I tillegg til standardinstrumentbordet vårt kan du opprette ulike egendefinerte instrumentbord for å opprette informasjonen du bryr deg om. Med et individuelt instrumentbord får de enkelte funksjonene (objektbehandling, intern service og administrasjon) nøyaktig evalueringene og informasjonen du trenger for det daglige arbeidet ditt.
Rapportutformingen
Vi tilbyr deg allerede noen standardrapporter, og eksisterende filtre kan analyseres optimalt. I tillegg kan du kompilere dine egne rapporter og designe dem visuelt tiltalende og tydelig med vår rapportdesigner. De genererte rapportene kan deretter hentes som en PDF-fil eller Excel-fil med et klikk.
Trening
Med opplæringsmodulen kan du administrere, gjennomføre og spore opplæring, opplæring og sikkerhetsinstruks fra dine ansatte. Du vil bli informert om opplæringen som kreves.
Gjennomføre opplæring gjennom appen
Objektlinjer kan spille av videoer og treningsmateriell fra nettbrettet. Den ansatte bekrefter deltakelsen ved signatur på nettbrettet. Opplæringsdeltakelsen og bekreftelsen med signatur er dokumentert på nettstedet. Du oppnår en konsistent kvalitet ved hjelp av forhåndsbestemt opplæringsmateriell.
Administrere opplæring
På nettstedet kan du opprette nye opplæringer og administrere eksisterende. Du kan angi hvilke ansatte eller funksjoner denne opplæringen er obligatorisk for. I store selskaper kan enkeltområder også defineres der opplæring er uunnværlig (renrom, produksjon).
Identifisere og analysere treningsbehov
Du kan tydelig se når opplæring/instruksjon utløper og hvilke ansatte som må omskoleres og når. Deretter kan du justere planleggingen til den.
Nøkler
Den kan brukes til å spore overføring av nøkler og andre viktige gjenstander til ansatte.
Nøyaktig identifikasjon av nøkler
Hver nøkkelring er utstyrt med en NFC-fjerning. Ved å lese kan nøkkelringen tydelig identifiseres.
Mottakerens signatur
Den ansatte som mottar nøklene signerer på utstederens mobiltelefon eller nettbrett. Dette sikrer nøyaktig dokumentasjon av overleveringen.
Vaktliste
Med Duty Schedule-modulen kan du sette arbeids- og deployeringstider for dine ansatte og objektene under din omsorg, og dermed opprettholde oversikt over arbeidsmengden og fordelingen av dine ansatte.
Arbeidstidsvindu og ukentlige arbeidstimer
Du kan legge inn mulige start- og slutttider og maksimale arbeidstimer per ukedag for dine ansatte, samt de kontraktuerte ukentlige arbeidstimene. For objektet kan du definere tidsvinduet der rengjøring kan utføres.
Klassifisering via DragDrop
Du kan bruke den interaktive kalendervisningen til å planlegge ansatte til objekter. Du har mulighet til å opprette planen etter objekt eller per bruker. Oppgaven er enkel via DragDrop, tid og repetisjoner kan redigeres etterpå. Visningen av forskjellen mellom mål- og faktiske timer lar deg registrere bruken av ansatte og objekter.
Målregistrering / faktiske timer i tidsregistrering
Måltimene for den ansatte og/eller objektet overføres til tidsregistreringssystemet og kan sammenlignes og analyseres der.
Avtaler/oppgaver
Modulene Avtaler og Oppgaver gjør det mulig å registrere kommende arrangementer digitalt. Avtalevisningen gir ansatte en helhetlig oversikt, fordi det er her alle viktige hendelser fra andre KleanApp-moduler samles.
Avtaler – Kalendervisning og varsling når fristen er innlevert
Du kan registrere og administrere avtaler for dine ansatte. Følgende viktige hendelser overføres automatisk fra de andre KleanApp-modulene som avtaler: forfallssaker, oppgaver, planlagte kontroller, måltimer fra grensesnitt og fra vår vaktliste, samt data fra rengjøringsdokumentasjonsmodulen. Takket være kalenderoversikten i appen og på nettet, samt automatisk varsling om push-varsler, vil du og dine ansatte ikke lenger gå glipp av viktige hendelser.
Oppgaver – holde oversikt over hva som er gjort?
Du kan bruke Oppgaver-modulen for å tildele oppgaver til ansatte. I motsetning til ticketsystemet er oppgaver ment for aktiviteter/fullføringer som ikke krever egen arbeidsflyt slik som i ticketsystemet. Dine ansatte kan krysse av oppgavene i appen, og du kan følge med på alt via nettsiden.
Grensesnitt
Finanser
- Excel-eksport av fakturaer
- Eksportkontroll (DB1-evaluering)
- Eksport av fakturaer i DATEV-format inkludert kvitteringer (zip-fil)
- Eksport av fakturaer i DATEV-formatet 'XML interface online' inkludert kvitteringer (zip-fil)
- Eksporter Lexware (csv-fil)
- Online tilkobling Lexware Office via API
tidssporing
- Excel-eksport av inn- og utgangsbestillinger
- Eksporter Sapphire (csv-fil)
- Eksporter Sage (txt-fil)
- Export Digras (xml-fil)
Lønnsforberedelse
- Eksportdato 'Wage and Salary' (txt-fil)
- Eksporter Datev 'Lodas' (txt-fil)
- Eksporter Addison (txt-fil)
- Eksportagenda (csv-fil)
- Eksporter Sage (csv-fil)
- Eksporter Lexware (txt-fil)
referansedata
Importer og eksporter all relevant data via en Excel-fil.
ERP-systemer
- Zvoove via direkte API-tilkobling
- Navision/BSS via direkte API-tilkobling
Sensorer
- Tork-Easycube for tilkobling av dispensersystemer
- FeedbackNow for kundeundersøkelser
