Het belangrijkste doel van KleanApp is kwaliteitscontrole. Eén kamer in het object wordt individueel gecontroleerd en in detail geëvalueerd. De protocolfunctie kan worden gebruikt om audits en gezamenlijke inspecties te documenteren. De kwaliteitsrapporten bieden een uitgebreid overzicht van de reinigingskwaliteit met afbeeldingen, statistieken en afbeeldingen.
Programmafuncties in één oogopslag
Snelle kwaliteitscontrole bij het reinigen van gebouwen
kwaliteitscontrole
AdHoc en geplande controles (ook in overeenstemming met DIN 2859-1)
Selecteer de te bedienen ruimten voor AdHoc-besturingselementen. Voor geplande controles maakt de willekeurige generator een lijst met de ruimten in het object die moeten worden gecontroleerd op basis van uw criteria. U kunt din 2859-1 of andere ruimtelijke gegevens als criteria kiezen.
Integratie van uw servicegidsen
U kunt uw servicemappen volledig integreren in KleanApp of de besturingsobjecten instellen op gebruikstype of kamergroepen.
Hoofdgegevens beheren
U kunt op elk gewenst moment alle belangrijke instellingen (intervallen, evaluatiemodus, besturingsobjecten, enz.) op het systeem maken.
Ticketsysteem
Een ticketsysteem is een softwarefunctie die het mogelijk maakt om klantproblemen (tickets) zoals aanbiedingen, klachten of storingen professioneel vast te leggen, te verwerken en bij te houden.
Automatische tickets voor rework en follow-up
Als onderdeel van de kwaliteitscontroles maakt het systeem automatisch tickets voor herwerking in geval van slechte beoordelingen. Nacontroles kunnen ook automatisch via het systeem worden aangemaakt. Via een geavanceerd rechtensysteem komen de tickets in realtime bij de verantwoordelijke persoon terecht.
Betrokkenheid van klanten en bezoekers via QR-code
Klanten en bezoekers kunnen een QR-code in het toilet gebruiken .B om afwijkingen en defecten te melden. Daarnaast kunnen tickets ook gemeld worden via een objectspecifieke link.
Integratie van bestaande ticketsystemen (per e-mail)
KleanApp kan inkomende e-mails omzetten in tickets en deze toewijzen aan het juiste object of medewerkers. Op deze manier kunt u ook bestaande ticketopnames .B klanten integreren.
tijdregistratie
KleanApp biedt verschillende mogelijkheden voor digitale tijdregistratie.
Barcode, NFC, iBeacons, Telefoon en Terminal
KleanApp ondersteunt barcode, NFC-tags en iBeacons-scanmethoden, evenals tijdregistratie via telefoon en terminals. Afhankelijk van het project en de omstandigheden ter plaatse kunt u kiezen tussen de afzonderlijke methoden.
Real-time waarschuwingen (optioneel met GPS-tracking)
Tal van waarschuwingen ondersteunen u in uw dagelijkse werk. U wordt tijdig geïnformeerd als er geen medewerker in het object verschijnt of als er afwijkingen zijn (scan buiten het object). U kunt dus handelen voordat uw klant klaagt.
Rapportage
Alle gegevens kunnen worden verwerkt in rapportage en geëxporteerd voor verdere verwerking. De aankomsten en afwezigheden van uw medewerkers worden duidelijk in realtime vermeld.
AI-tools
KleanApp gebruikt kunstmatige intelligentie specifiek waar het je administratieve werklast merkbaar verlicht: bij het evalueren van grote hoeveelheden data uit tijdregistratie en afwezigheden. De AI vat problemen samen, benadrukt afwijkingen en stelt concrete volgende stappen voor – jij houdt de beslissing in eigen handen.
AI-evaluatie van tijdregistratie
Voor een individuele werknemer analyseert de AI alle bevindingen uit de tijdregistratie in de geselecteerde periode – zoals overtredingen van de Working Hours Act, gemiste pauzes of ongebruikelijke kloktijden. Je krijgt een korte samenvatting van belangrijke kwesties, een geprioriteerde lijst met aanbevolen volgende stappen en een indicatie wanneer je moet escaleren. Dit stelt je in staat om in één oogopslag te zien waar actie nodig is, in plaats van dat je elke afzonderlijke anomalie zelf moet evalueren.
AI-evaluatie van afwezigheden
In de geselecteerde periode controleert de AI alle ziektebriefjes op typische patronen: frequente ziekte in het weekend, ziekteverlof direct voor of na vakantie, en ziekte op overgangsdagen. De evaluatie bevat een samenvatting van de afwijkingen, een lijst van getroffen medewerkers met specifieke gegevens en – als de patronen significant zijn – een aanbeveling aan de HR-afdeling. Dit stelt je in staat om trends vroegtijdig te herkennen zonder uren te hoeven besteden aan het vergelijken van Excel-lijsten.
AI-evaluatie van de dienstlijst
Voor de momenteel zichtbare periode van het roosteroverzicht analyseert de AI alle geplande diensten – individuele afspraken en uitgebreide series – inclusief de afwezigheden van de medewerkers. Het detecteert conflicten (diensten ondanks goedgekeurde afwezigheid), werknemers met een opvallend hoog of laag aantal diensten, opeenhopingen van weekend- of overbruggende dagdiensten voor één persoon, eenzijdige verdeling van personeel in individuele eigendommen en de verdeling van vervangers. Je ontvangt een samenvatting in enkele zinnen, een geprioriteerde lijst van de belangrijkste bevindingen met datum, medewerker en object, evenals concrete aanbevelingen voor planners en projectmanagers. Hierdoor kun je in één oogopslag zien waar het plan nog steeds aangepast moet worden, in plaats van dat je zelf dag voor dag door het raster moet gaan.
AI-evaluatie van loonvoorbereiding
Voordat de salarisgegevens worden overgedragen aan de boekhoudafdeling, controleert de AI de salarisvermeldingen van de geselecteerde maand op plausibiliteit – per werknemer, dag, loontype en kostencentrum. Het detecteert ongewoon hoge uren overdag, een opvallend groot aantal invoeren per dag, toeslagvermeldingen zonder geschikte reden, inconsistenties tussen uren en dagen, en aanwijzingen door handmatige wijzigingen. U ontvangt een compacte samenvatting van de afwijkingen, een lijst van de getroffen boekingen met datum en werknemer en, indien nodig, een aanbeveling voor loonadministratie. Dit betekent dat je de loonrun met veel grotere zekerheid kunt starten, in plaats van elke lijn zelf te moeten controleren.
AI-samenvatting van tickets
Voor één ticket bundelt de AI het hele proces – statuswijzigingen, opdrachten, opmerkingen – in een compact profiel. U ontvangt een overzicht van de transactiegeschiedenis, een chronologische samenvatting van de belangrijkste stappen, een lijst van open punten met verantwoordelijkheden en informatie over risico's zoals achterstallige termijnen of meerdere herverdelingen. Vooral bij lange tickets besparen medewerkers merkbaar tijd bij het opnieuw instappen.
AI Object Briefing
Met één druk op de knop maakt de AI een profiel van een eigendom aan: masterdata en adres, kwaliteitstrend van de laatste controles, openstaande tickets, de meest recente communicatie met de klant en geplande opdrachten voor de komende 14 dagen. De briefing belicht sterke punten, risico's en aanbevolen volgende stappen – ideaal voor vastgoedbeheerders bij het vertrouwd raken met nieuwe panden, zich voorbereiden op klantafspraken of het vervangen ervan tijdens vakantieperiodes.
Veilig en traceerbaar
Alle AI-evaluaties werken uitsluitend met de gegevens van uw klant, respecteren de betreffende modules en gebruikersrechten en veranderen niets aan uw databases. De AI-tools kunnen individueel worden geactiveerd voor elke functie en per client – je behoudt altijd de controle over welke data aan de AI wordt doorgegeven. Tokenverbruik wordt transparant geregistreerd.
Financiën
Het hele proces van de offerte tot de uiteindelijke factuur - inclusief werknotities en speciale diensten - wordt in KleanApp in kaart gebracht.
Aanbod
Met KleanApp kunt u snel aanbiedingen maken voor een breed scala aan diensten, van kant-en-klare tekstmodules - of het nu gaat om een eenmalige bestelling, een maandelijkse vaste prijs of facturering volgens een werknotitie.
Werkbonnen en speciale voordelen
Uw medewerkers kunnen onze app gebruiken om de werkcertificaten digitaal door de klant ter plaatse te laten ondertekenen. Het ondertekende werkcertificaat wordt vervolgens direct per e-mail naar het kantoorpersoneel gestuurd. Zelfs spontane opdrachten die niet zijn besteld, kunnen snel ter plaatse worden vastgelegd en door de klant worden bevestigd door handtekening.
Rekeningen
De factuur kan met één druk op de knop worden gegenereerd uit de bestellingen, hetzij afzonderlijk of volledig als factuurrun. Werknotities en speciale diensten worden automatisch als PDF met klanthandtekening aan de factuur toegevoegd.
CRM
Onze CRM-module documenteert en regelt alle communicatie tussen uw kantoorpersoneel en uw klanten.
Duidelijke presentatie
Wanneer een klant belt, kunnen je agenten alle belangrijke operaties in één oogopslag zien – alle e-mails, tickets, notities en telefoontjes.
Automatische e-mailimport
Zowel inkomende als uitgaande e-mails van uw kantoorpersoneel en uw klanten kunnen automatisch worden geïmporteerd in KleanApp en indien gewenst aan de juiste contacten worden toegewezen.
Formulieren
Om u op weg naar digitalisering nog een bouwsteen te geven, kunt u uw formulieren elektronisch in kaart brengen met KleanApp. U kunt de formulieren opnemen in ons ticketsysteem of ze achterlaten als selectie voor het object.
Toepassingsgebieden van elektronische formulieren
Onze klanten gebruiken formulieren voor:
- Acceptatiecertificaten
- Objectaudits
- Controlelijsten
- Materiële bestellingen
Zelf formuliervelden definiëren
Vanaf onze website maakt u individuele formuliervelden aan en via de app is het formulier dan toegankelijk, ingevuld, ondertekend en opgeslagen. Foto's kunnen ook als bewijs worden geïntegreerd.
Form Designer - Maak uw eigen PDF-bestand
U kunt het resultaat (ingevuld formulier als PDF-document) zelf ontwerpen en aanvullen met uw bedrijfslogo en kleurenschema.
Wagenpark (GPS-tracking) en rijbewijscontrole
Rijbewijscontrole is een essentieel onderdeel van het wagenparkbeheer. Elk bedrijf dat zijn werknemers service- of poolvoertuigen levert, moet regelmatig de rijbewijzen van zijn werknemers controleren. Met de GPS-tracking van de voertuigen vullen we de wagenparkmodule aan.
Wagenpark (GPS-tracking)
Er is een GPS-tracker in het voertuig geïnstalleerd. Op een kaart kunt u de paden en locaties van uw voertuigen live volgen.
Rijbewijscontrole
Geautoriseerde mensen in uw bedrijf kunnen onze app gebruiken om het rijbewijs van werknemers te controleren. De app maakt automatisch de volgende inspectie en een herinnering voor elke werknemer volgens uw specificaties (maandelijks, elke drie maanden, enz.). Voor deze variant is geen licentie vereist voor de individuele werknemers.
Rijbewijs zelfcontrole
Met behulp van een NFC-chip op hun rijbewijs kunnen werknemers hun rijbewijs scannen met behulp van de app. De rijbewijscontrole is dus gedocumenteerd. Ontbrekende besturingselementen worden duidelijk weergegeven op de website.
Inventarisatie en DGUV testen
Met onze Inventory module kunt u uw elektrische apparatuur zoals stofzuigers registreren, de locatie volgen, DGUV-tests documenteren en herinnerd worden aan de tests die nodig zijn.
DGUV-tests
U ontvangt maandelijks een overzicht van welke apparaten in afwachting zijn van een DGUV-controle en waar deze apparaten zich momenteel bevinden. De apparaten worden verzameld, naar het magazijn gereden en daar getest door een specialist. De inspectiedatum wordt gedocumenteerd en de documenten worden in het apparaat opgeslagen.
Welk apparaat bevindt zich waar
Door de barcode te scannen, kunt u precies zien welk apparaat waar is. Wanneer een werknemer het apparaat van het magazijn naar een object brengt of een apparaat van het ene object naar het andere brengt, wordt het object geselecteerd en wordt de streepjescode gescand. Het apparaat wordt automatisch toegewezen aan het nieuwe object.
Exporteren voor boekhouding
Uw boekhouding kan de gegevens exporteren als een lijst voor het berekenen van jaarlijkse afschrijvingen (vaste activa/GWG).
Ontwerpers van dashboards, formulieren en rapporteren
We hebben drie verschillende tools waarmee u formulieren, rapporten en ons dashboard kunt aanpassen en aanpassen aan uw behoeften.
De vormontwerper
In KleanApp kunt u zoveel formulieren digitaliseren als u wilt en deze implementeren in de app voor bewerking. Met onze nieuwe ontwerper kunt u ook de resultaten (PDF-bestanden) met logo of iets dergelijks aanpassen.
De dashboardontwerper
Naast ons standaarddashboard kunt u verschillende aangepaste dashboards maken om de informatie te maken waar u om geeft. Met een individueel dashboard krijgen de afzonderlijke functies (objectmanager, interne service en beheer) precies de evaluaties en informatie die u nodig heeft voor uw dagelijkse werk.
De rapportontwerper
Wij bieden u al enkele standaard rapportages aan en bestaande filters kunnen optimaal geanalyseerd worden. Daarnaast kunt u samen met onze rapportontwerper uw eigen rapportages samenstellen en visueel aantrekkelijk en duidelijk ontwerpen. De gegenereerde rapporten kunnen vervolgens met één klik worden opgehaald als PDF-bestand of Excel-bestand.
Opleiding
Met onze training module kunt u de training, training en veiligheidsinstructie van uw medewerkers beheren, uitvoeren en volgen. U wordt op de hoogte gebracht van de vereiste training.
Training geven via de app
Objectlijnen kunnen video's en trainingsmateriaal afspelen vanaf de tablet. De medewerker bevestigt de deelname door ondertekening op de tablet. De deelname aan de training en de bevestiging met handtekening worden gedocumenteerd op de website. Je behaalt een consistente kwaliteit door gebruik te maken van vooraf bepaald trainingsmateriaal.
Training beheren
Op de website kunt u nieuwe trainingen maken en bestaande trainingen beheren. U kunt opgeven voor welke medewerkers of functies deze training verplicht is. In grote bedrijven kunnen ook individuele gebieden worden gedefinieerd waarin training onmisbaar is (cleanroom, productie).
Trainingsbehoeften identificeren en analyseren
Je kunt duidelijk zien wanneer welke training/instructie verloopt en welke medewerkers omgeschoold moeten worden en wanneer. U kunt uw planning er vervolgens op aanpassen.
Sleutels
Het kan worden gebruikt om de overdracht van sleutels en andere belangrijke items aan medewerkers bij te houden.
Nauwkeurige identificatie van sleutels
Elke sleutelhanger is uitgerust met een NFC-afstandsbediening. Door het label te lezen, kan de sleutelhanger duidelijk worden herkend.
Handtekening van de ontvanger
De medewerker die de sleutels ontvangt, ondertekent op het display van de mobiele telefoon of tablet van de uitgever. Dit zorgt voor nauwkeurige documentatie van de overdracht.
Rooster
Met de Duty Schedule-module kun je werk- en inzettijden instellen voor je medewerkers en de objecten onder jouw hoede, zodat je een overzicht krijgt van de werklast en de toewijzing van je personeel.
Werktijdvenster en wekelijkse werktijden
U kunt de mogelijke begin- en eindtijden en het maximale aantal werkuren per dag van de week voor uw werknemers invoeren, evenals de contractuele wekelijkse werkuren. Voor het object kun je het tijdsvenster definiëren waarin schoonmaak kan worden uitgevoerd.
Classificatie via DragDrop
Je kunt de interactieve kalenderweergave gebruiken om medewerkers naar objecten te plannen. Je hebt de optie om het schema per object of per gebruiker aan te maken. De opdracht is eenvoudig via DragDrop, tijd en herhalingen kunnen achteraf worden bewerkt. Het weergeven van het verschil tussen doeluren en werkelijke uren stelt je in staat het gebruik van medewerkers en objecten vast te leggen.
Doel-/werkelijke urentijdregistratie
De streefuren voor de werknemer en/of het object worden overgezet naar het tijdregistratiesysteem en kunnen daar worden vergeleken en geanalyseerd.
Afspraken/Taken
De modules Afspraken en Taakjes maken het mogelijk om aankomende evenementen digitaal vast te leggen. De afspraakweergave geeft medewerkers een overzicht van het hele terrein, omdat hier alle belangrijke gebeurtenissen uit andere KleanApp-modules samenkomen.
Afspraken - Kalenderweergave en melding wanneer ze af moeten zijn
Je kunt afspraken voor je medewerkers invoeren en beheren. De volgende belangrijke gebeurtenissen worden automatisch overgezet van de andere KleanApp-modules als afspraken: verschuldigde tickets, taken, geplande controles, streefuren via interfaces en van ons dienstrooster, evenals gegevens uit de reinigingsdocumentatiemodule. Dankzij het overzicht van de agenda in de app en het web en de automatische melding van pushmeldingen, zullen jij en je medewerkers geen belangrijke gebeurtenissen meer missen.
Taken - bijhouden wat er gedaan is?
Je kunt de Taken-module gebruiken om taken toe te wijzen aan medewerkers. In tegenstelling tot het ticketsysteem zijn taken bedoeld voor activiteiten/voltooiingen die geen eigen workflow vereisen zoals bij het ticketsysteem. Je medewerkers kunnen de taken in de app afvinken en jij kunt alles in de gaten houden via de website.
Interfaces
Financiën
- Excel-export van facturen
- Exportcontrole (DB1-evaluatie)
- Export van facturen in DATEV-formaat inclusief bonnetjes (zipbestand)
- Export van facturen in het DATEV-formaat 'XML interface online' inclusief bonnetjes (zipbestand)
- Exporteer Lexware (csv-bestand)
- Online verbinding Lexware Office via API
tijdregistratie
- Excel-export van boekingen die komen en gaan
- Export Sapphire (csv-bestand)
- Export Sage (txtbestand)
- Export Digras (xml-bestand)
Loonadministratie voorbereiden
- Exportdatum 'Wage and Salary' (txt-bestand)
- Exporteer Datev 'Lodas' (txt-bestand)
- Export Addison (txt-bestand)
- Exportagenda (csv-bestand)
- Export Sage (csv-bestand)
- Exporteer Lexware (txt-bestand)
referentiegegevens
Importeer en exporteer alle relevante gegevens via een Excel-bestand.
ERP-systemen
- Zvoove via directe API-verbinding
- Navision/BSS via directe API-verbinding
Sensoren
- Tork-Easycube voor aansluiting van dispensersystemen
- FeedbackNow voor klantenquêtes
