L’objectif principal de KleanApp est le contrôle de la qualité. Une pièce de l’objet est contrôlée individuellement et évaluée en détail. La fonction de protocole permet de documenter les audits et les visites conjointes. Avec des graphiques, des statistiques et des images, les rapports de qualité offrent une vue d’ensemble complète de la qualité du nettoyage.
Aperçu des fonctions du programme
Contrôle de la qualité rapide dans le nettoyage des bâtiments
Contrôle de la qualité
Contrôles adhoc et planifiés (également selon la norme DIN 2859-1)
Lors des contrôles AdHoc, sélectionnez les locaux à contrôler. Lors des contrôles prévus, le générateur aléatoire établit, selon vos critères, une liste des locaux à contrôler dans l’objet. Vous pouvez choisir la norme DIN 2859-1 ou d’autres données spatiales.
Intégration de vos cahiers des charges
Vous pouvez inclure complètement vos cahiers des charges dans KleanApp ou définir les objets de contrôle par type d’utilisation ou par groupe d’espace.
Gérer les données de base
Vous pouvez effectuer tous les réglages importants (intervalles, mode d’évaluation, objets de contrôle, etc.) à tout moment sur le système.
Système de ticketing
Un système de ticketing est une fonction logicielle qui permet d’enregistrer, de traiter et de suivre professionnellement les préoccupations des clients (tickets) tels que les offres, les réclamations ou les dysfonctionnements.
Tickets automatiques de suivi et de suivi
Dans le cadre des contrôles de qualité, le système lance automatiquement des tickets pour le suivi en cas de mauvaises évaluations. Les contrôles a posteriori peuvent également être réalisés automatiquement via le système. Par le biais d’un système de droits sophistiqué, les tickets atterrissent en temps réel chez la personne responsable.
Participation des clients et des visiteurs via le code QR
Un code QR z.B. dans les toilettes permet aux clients et aux visiteurs de signaler des anomalies et des défauts. En outre, les tickets peuvent également être signalés via un lien spécifique à un objet.
Intégration des systèmes de ticketing existants (par courrier électronique)
KleanApp peut convertir les e-mails entrants en tickets et les rattacher à l’objet ou au personnel responsable. Ainsi, vous pouvez également inclure le système de ticketing existant z.B des clients.
Enregistrement du temps
KleanApp offre différentes possibilités d’enregistrement numérique du temps.
Code-barres, NFC, iBeacons, téléphone et terminal
KleanApp prend en charge les méthodes de numérisation code-barres, étiquettes NFC et iBeacons, ainsi que l’enregistrement du temps par téléphone et terminaux. En fonction du projet et des conditions locales, vous pouvez choisir entre les différentes méthodes.
Messages d’alerte en temps réel (en option avec suivi GPS)
De nombreux messages d’alerte vous assistent dans votre travail quotidien. Vous serez informé en temps utile si un employé n’apparaît pas dans l’objet ou s’il y a des anomalies (scan en dehors de l’objet). Ainsi, vous pouvez agir avant que votre client se plaigne.
Rapports
Toutes les données peuvent être traitées dans le système de déclaration et exportées pour le traitement ultérieur. Les absences et les absences de vos collaborateurs sont clairement listées en temps réel.
Outils d’IA
KleanApp utilise l’intelligence artificielle spécifiquement lorsqu’elle soulage visiblement votre charge administrative : dans l’évaluation de grandes quantités de données issues du suivi temporel et des absences. L’IA résume les problèmes, met en évidence les anomalies et suggère des prochaines étapes concrètes – vous gardez la décision entre vos mains.
Évaluation par IA du suivi du temps
Pour un employé individuel, l’IA analyse tous les résultats de l’enregistrement du temps dans la période sélectionnée – tels que les infractions à la loi sur les heures de travail, les pauses manquées ou les horaires inhabituels. Vous recevrez un bref résumé des principaux enjeux, une liste prioritaire des prochaines étapes recommandées, ainsi qu’une indication du moment où il faut escalader. Cela vous permet de voir d’un coup d’esprit où une action est nécessaire au lieu d’avoir à évaluer vous-même chaque anomalie.
Évaluation par IA des absences
Pendant la période sélectionnée, l’IA vérifie tous les certificats de maladie pour détecter des schémas typiques : maladies fréquentes le week-end, congés maladie juste avant ou après les vacances, et maladies les jours de transition. L’évaluation comprend un résumé des anomalies, une liste des employés concernés avec des données spécifiques et – si les schémas sont significatifs – une recommandation au service RH. Cela vous permet d’identifier les tendances dès le début sans avoir à passer des heures à comparer des listes Excel.
Évaluation par l’IA de la liste de missions
Pour la période actuellement visible de l’aperçu de l’horaire, l’IA analyse tous les shifts prévus – rendez-vous individuels et séries élargies – ainsi que les absences des employés. Il détecte les conflits (shift malgré l’absence approuvée), les employés avec un nombre de quarts visiblement élevé ou faible, les accumulations de shifts de jour le week-end ou de transition pour une personne, la répartition unilatérale du personnel dans les propriétés individuelles et la répartition des remplaçants. Vous recevrez un résumé en quelques phrases, une liste prioritaire des conclusions les plus importantes avec date, employé et objet, ainsi que des recommandations concrètes pour les planificateurs et chefs de projet. Cela vous permet de voir d’un coup d’œil où le plan doit encore être réajusté, au lieu de devoir passer vous-même par la grille jour après jour.
Évaluation par IA de la préparation des salaires
Avant de transférer les données salariales au service comptable, l’IA vérifie les entrées salariales du mois sélectionné pour en vérifier la plausibilité – par employé, jour, type de salaire et centre de coûts. Il détecte des heures de jour exceptionnellement élevées, un nombre notablement élevé d’entrées dans une journée, des entrées de surtaxe sans motif approprié, des incohérences entre les heures et les jours, ainsi que des indications issues de modifications manuelles. Vous recevrez un résumé concis des anomalies, une liste des entrées concernées avec date et employé et, si nécessaire, une recommandation à la comptabilité de la paie. Cela signifie que vous pouvez commencer la série de salaires avec beaucoup plus de certitude, au lieu de devoir vérifier chaque ligne vous-même.
Résumé des billets par IA
Pour un seul ticket, l’IA regroupe tout le processus – changements de statut, attributions, commentaires – dans un profil compact. Vous recevrez un aperçu de l’historique des transactions, un résumé chronologique des étapes les plus importantes, une liste des points ouverts avec des responsabilités et des informations sur les risques tels que les dates d’échéance ou les multiples réaffectations. Surtout avec les billets longs, les employés gagnent beaucoup de temps lors de la remontée.
Briefing d’objets IA
D’une simple pression de bouton, l’IA crée un profil d’une propriété : données maîtresses et adresse, tendance qualité des derniers contrôles, tickets ouverts, communication la plus récente avec le client et missions prévues pour les 14 jours suivants. Le briefing met en lumière les points forts, les risques et les prochaines actions recommandées – idéales pour les gestionnaires immobiliers lorsqu’ils se familiarisent avec de nouveaux biens, préparent des rendez-vous clients ou les remplacent pendant les périodes de vacances.
Sécurisé et traçable
Toutes les évaluations IA fonctionnent exclusivement avec les données de votre client, respectent le module et les droits d’utilisateur respectifs, et ne modifient rien dans vos bases de données. Les outils d’IA peuvent être activés individuellement pour chaque fonction et par client – vous gardez toujours le contrôle sur les données transmises à l’IA. La consommation de jetons est enregistrée de manière transparente.
Finances
L’ensemble du processus, du devis à la facture finale – y compris les notes de travail et les services spéciaux – est cartographié dans KleanApp.
Offres
Avec KleanApp, vous pouvez rapidement créer des offres pour une grande variété de services à partir de modules textuels prêts à l’emploi – qu’il s’agisse d’une commande unique, d’un tarif mensuel forfaitaire ou d’une facturation selon une note de travail.
Bons de travail et avantages spéciaux
Vos employés peuvent utiliser notre application pour faire signer numériquement les certificats de travail par le client sur place. Le certificat de travail signé est ensuite immédiatement envoyé au personnel du bureau par e-mail. Même les missions spontanées qui n’ont pas été commandées peuvent être rapidement enregistrées sur place et confirmées par le client par signature.
Factures
La facture peut être générée à partir des commandes d’une simple pression sur un bouton, soit individuellement, soit entièrement sous forme de facture. Les notes de travail et les services spéciaux sont automatiquement joints à la facture sous forme de PDF avec la signature du client.
CRM
Notre module CRM documente et dirige toute la communication entre votre personnel administratif et vos clients.
Présentation claire
Lorsqu’un client appelle, vos agents peuvent voir toutes les opérations importantes en un coup d’œil – tous les e-mails, tickets, notes et appels.
Importation automatique d’e-mails
Les e-mails entrants et sortants de votre personnel de bureau et de vos clients peuvent être automatiquement importés dans KleanApp et attribués aux contacts appropriés si désiré.
Formulaires
Pour vous donner un autre élément sur le chemin de la numérisation, vous pouvez afficher vos formulaires avec KleanApp électroniquement. Vous pouvez inclure les formulaires dans notre système de ticketing ou les déposer en sélection sur l’objet.
Domaines d’utilisation des formulaires électroniques
Nos clients utilisent des formulaires pour:
- Tickets de réception
- Audits d’objets
- Listes de contrôle
- Commandes de matériel
Définir les champs de formulaires
Sur notre site Web, vous créez des champs de formulaires et l’application permet d’appeler le formulaire, sont remplis, signés et enregistrés. De même, les photos peuvent être intégrées comme justificatifs.
Concepteur de formulaires - Création d’un fichier PDF
Vous pouvez concevoir vous-même le résultat (formulaire rempli sous forme de document PDF) et le compléter avec votre logo d’entreprise et le schéma de couleurs.
Parc de véhicules (GPS Tracking) et contrôle du permis de conduire
Le contrôle du permis de conduire est un élément essentiel de la gestion de la flotte. Toute entreprise qui met à la disposition de ses employés des véhicules de service ou de piscine doit contrôler régulièrement les permis de conduire des employés. Avec le suivi GPS des véhicules, nous complétons le module de parc automobile.
Parc de véhicules (suivi GPS)
Un traceur GPS est installé dans le véhicule. Sur une carte, vous pouvez suivre en direct les chemins et les emplacements de vos véhicules.
Contrôle du permis de conduire
Les personnes autorisées dans votre entreprise peuvent utiliser notre application pour contrôler les permis de conduire des employés. L’application met automatiquement le contrôle suivant et un rappel pour chaque employé selon vos spécifications (tous les mois, tous les trois mois, etc.). Dans cette variante, aucune licence n’est requise pour les collaborateurs individuels.
Permis de conduire autocontrôle
Avec l’aide d’une puce NFC sur le permis de conduire, les employés peuvent scanner leur permis de conduire via l’application. Le contrôle du permis de conduire est ainsi documenté. Les contrôles manquants sont clairement affichés sur le site.
L’inventaire et l’essai DGUV
Avec notre module Inventaire, vous pouvez enregistrer vos appareils électriques tels que des aspirateurs, suivre l’emplacement, documenter les essais DGUV et se faire rappeler lors des essais à effectuer.
Essais DGUV
Vous recevrez chaque mois une vue d’ensemble des appareils sur lesquels un examen DGUV est prévu et de l’emplacement de ces appareils. Les appareils sont collectés, conduits à l’entrepôt et testés par l’homme du métier. La date d’examen est consignée et les documents sont déposés sur l’appareil.
Quel appareil se trouve où
En scannant le code-barres, on voit exactement quel appareil se trouve où. Lorsqu’un employé emporte l’appareil de l’entrepôt dans un objet ou qu’un appareil l’amène d’un objet à l’autre, l’objet est sélectionné et le code-barres est ensuite scanné. L’appareil est automatiquement associé au nouvel objet.
Exportation pour la comptabilité
Votre comptabilité peut exporter les données comme une liste pour le calcul des amortissements annuels (immobilisations/GWG).
Tableau de bord, dessinateur de formulaires et de rapports
Nous disposons de trois outils différents qui vous permettent de personnaliser et de personnaliser les formulaires, les rapports et notre tableau de bord en fonction de vos besoins.
Le concepteur de formulaires
Dans KleanApp, vous pouvez numériser autant de formulaires que vous le souhaitez et les éditer dans l’application. Avec notre nouveau concepteur, vous pouvez également personnaliser les résultats (fichiers PDF) avec logo etc.
Le concepteur de tableau de bord
En plus de notre tableau de bord standard, vous pouvez créer différents tableaux de bord personnalisés et ainsi assembler exactement les informations qui vous tiennent à cœur. Avec un tableau de bord individuel, les différentes fonctions (chef d’objet, service intérieur et gestion) obtiennent exactement les évaluations et les informations dont vous avez besoin pour votre travail quotidien.
Le concepteur de rapports
Nous vous proposons déjà quelques rapports standard et les filtres existants peuvent être analysés de manière optimale. En outre, vous pouvez compiler vos propres rapports et les rendre visuellement attrayants et clairs avec notre concepteur de rapports. Les rapports générés peuvent alors être récupérés en un clic sous forme de fichier PDF ou d’Excel.
Formation
Notre module de formation vous permet de gérer, d’organiser et de suivre la formation, la formation et la formation en matière de sécurité de votre personnel. Ils seront informés lors de la formation nécessaire.
Effectuer des formations via l’application
Les lignes d’objets peuvent lire des vidéos et des documents de formation via la tablette. Le collaborateur confirme la participation par signature sur la tablette. La participation à la formation et la confirmation avec signature sont documentées sur le site. Ils atteignent une qualité uniforme grâce à l’utilisation de matériel de formation prédéfini.
Gérer les formations
Sur le site, vous pouvez créer de nouvelles formations et gérer les formations existantes. Vous pouvez spécifier le personnel ou les fonctions pour lesquelles cette formation est obligatoire. Dans les grandes entreprises, il est également possible de définir des domaines dans lesquels la formation est indispensable (salle blanche, production).
Identifier et analyser les besoins de formation
Vous pouvez voir clairement quand les formations/cours expirent et quels membres du personnel doivent être formés et quand. Vous pouvez alors préparer votre projet.
Clés
Il peut être utilisé pour suivre le transfert de clés et d’autres objets importants aux employés.
Identification précise des clés
Chaque porte-clés est équipé d’un porte-clés NFC. En lisant le trousseau, on peut clairement identifier le porte-clés.
Signature du destinataire
L’employé qui reçoit les clés s’affiche sur l’écran du téléphone mobile ou de la tablette de l’émetteur. Cela garantit une documentation précise du transfert.
Tableau de roulement
Avec le module Horaire de service, vous pouvez définir les horaires de travail et de déploiement pour vos employés et les objets sous votre charge, maintenant ainsi un aperçu de la charge de travail et de l’allocation de votre personnel.
Fenêtre horaire de travail et horaires hebdomadaires
Vous pouvez saisir les horaires possibles de début et de fin ainsi que les heures maximales de travail par jour pour vos employés, ainsi que les heures de travail hebdomadaires contractuelles. Pour l’objet, vous pouvez définir la fenêtre temporelle pendant laquelle le nettoyage peut être effectué.
Classification via DragDrop
Vous pouvez utiliser la vue calendrier interactive pour programmer les employés sur des objets. Vous avez la possibilité de créer le planning par objet ou par utilisateur. L’attribution est facile via le glisser-déposer, le temps et les répétitions peuvent être modifiés par la suite. L’affichage de la différence entre les heures cibles et les heures réelles vous permet d’enregistrer l’utilisation des employés et des objets.
Enregistrement du temps cible / heures réelles
Les heures cibles pour l’employé et/ou l’objet sont transférées au système d’enregistrement du temps et peuvent y être comparées et analysées.
Agenda/Tâches
Les modules Rendez-vous et Tâches permettent d’enregistrer numériquement les événements à venir. La vue rendez-vous offre aux employés une vue d’ensemble globale, car c’est là que tous les événements importants des autres modules KleanApp se rejoignent.
Rendez-vous - Vue du calendrier et notification au cas d’échéance
Vous pouvez prendre et gérer les rendez-vous pour vos employés. Les événements importants suivants sont automatiquement transférés depuis les autres modules KleanApp sous forme de rendez-vous : tickets dûs, tâches, contrôles planifiés, heures cibles depuis les interfaces et notre planning de service, ainsi que les données du module de documentation de nettoyage. Grâce à la vue d’ensemble du calendrier dans l’application et le web, ainsi qu’à la notification automatique des notifications push, vous et vos employés ne manquerez plus aucun événement important.
Tâches - garder une trace de ce qui a été fait ?
Vous pouvez utiliser le module Tâches pour assigner des tâches aux employés. Contrairement au système de tickets, les tâches sont destinées aux activités/achèvements qui ne nécessitent pas leur propre flux de travail comme le système de tickets. Vos employés peuvent cocher les tâches dans l’application et vous pouvez tout surveiller via le site web.
Interfaces
Finances
- Exportation Excel des factures
- Contrôle des exportations (évaluation DB1)
- Exportation de factures au format DATEV, y compris les reçus (fichier zip)
- Exportation des factures au format DATEV « interface XML en ligne » incluant les reçus (fichier zip)
- Exporter Lexware (fichier csv)
- Connexion en ligne Lexware Office via API
Enregistrement du temps
- Exportation Excel des réservations entrantes/partantes
- Export Sapphire (fichier csv)
- Export Sage (fichier txt)
- Export Digras (fichier xml)
Préparation de la paie
- Export Datev 'Salaire et salaire' (fichier txt)
- Export Datev 'Lodas' (fichier txt)
- Export Addison (fichier txt)
- Export Agenda (fichier csv)
- Export Sage (fichier csv)
- Exporter Lexware (fichier txt)
Données de base
Importer et exporter toutes les données pertinentes via un fichier Excel.
Systèmes ERP
- Zvoove via connexion API directe
- Navision/BSS via une connexion API directe
Capteurs
- Tork-Easycube pour la connexion des systèmes de distributeurs
- FeedbackNow pour les enquêtes clients
