L’objectif principal de KleanApp est le contrôle de la qualité. Une pièce de l’objet est contrôlée individuellement et évaluée en détail. La fonction de protocole permet de documenter les audits et les visites conjointes. Avec des graphiques, des statistiques et des images, les rapports de qualité offrent une vue d’ensemble complète de la qualité du nettoyage.
Aperçu des fonctions du programme
Contrôle de la qualité rapide dans le nettoyage des bâtiments
Contrôle de la qualité
Contrôles adhoc et planifiés (également selon la norme DIN 2859-1)
Lors des contrôles AdHoc, sélectionnez les locaux à contrôler. Lors des contrôles prévus, le générateur aléatoire établit, selon vos critères, une liste des locaux à contrôler dans l’objet. Vous pouvez choisir la norme DIN 2859-1 ou d’autres données spatiales.
Intégration de vos cahiers des charges
Vous pouvez inclure complètement vos cahiers des charges dans KleanApp ou définir les objets de contrôle par type d’utilisation ou par groupe d’espace.
Gérer les données de base
Vous pouvez effectuer tous les réglages importants (intervalles, mode d’évaluation, objets de contrôle, etc.) à tout moment sur le système.
Système de ticketing
Un système de ticketing est une fonction logicielle qui permet d’enregistrer, de traiter et de suivre professionnellement les préoccupations des clients (tickets) tels que les offres, les réclamations ou les dysfonctionnements.
Tickets automatiques de suivi et de suivi
Dans le cadre des contrôles de qualité, le système lance automatiquement des tickets pour le suivi en cas de mauvaises évaluations. Les contrôles a posteriori peuvent également être réalisés automatiquement via le système. Par le biais d’un système de droits sophistiqué, les tickets atterrissent en temps réel chez la personne responsable.
Participation des clients et des visiteurs via le code QR
Un code QR z.B. dans les toilettes permet aux clients et aux visiteurs de signaler des anomalies et des défauts. En outre, les tickets peuvent également être signalés via un lien spécifique à un objet.
Intégration des systèmes de ticketing existants (par courrier électronique)
KleanApp peut convertir les e-mails entrants en tickets et les rattacher à l’objet ou au personnel responsable. Ainsi, vous pouvez également inclure le système de ticketing existant z.B des clients.
Enregistrement du temps
KleanApp offre différentes possibilités d’enregistrement numérique du temps.
Code-barres, NFC, iBeacons, téléphone et terminal
KleanApp prend en charge les méthodes de numérisation code-barres, étiquettes NFC et iBeacons, ainsi que l’enregistrement du temps par téléphone et terminaux. En fonction du projet et des conditions locales, vous pouvez choisir entre les différentes méthodes.
Messages d’alerte en temps réel (en option avec suivi GPS)
De nombreux messages d’alerte vous assistent dans votre travail quotidien. Vous serez informé en temps utile si un employé n’apparaît pas dans l’objet ou s’il y a des anomalies (scan en dehors de l’objet). Ainsi, vous pouvez agir avant que votre client se plaigne.
Rapports
Toutes les données peuvent être traitées dans le système de déclaration et exportées pour le traitement ultérieur. Les absences et les absences de vos collaborateurs sont clairement listées en temps réel.
Finances
Der gesamte Prozess vom Angebot bis zur fertigen Rechnung - inklusive Arbeitsscheine und Sonderleistungen - ist in KleanApp abgebildet.
Angebote
Mit KleanApp erstellen Sie schnell aus vorgefertigten Textbausteinen Angebote über die verschiedensten Leistungen - egal ob Einmalauftrag, Monatspauschale oder Abrechnung nach Arbeitsschein.
Arbeitsscheine und Sonderleistungen
Ihre Mitarbeiter können über unsere App vor Ort die Arbeitscheine vom Kunden digital unterschreiben lassen. Der unterschriebene Arbeitsschein wird dann sofort per E-Mail an den Innendienst gesendet. Auch nicht beauftragte spontane Einsätze können vor Ort schnell erfasst und vom Kunden per Unterschrift bestätigt werden.
Rechnungen
Aus den Aufträgen kann per Knopfdruck die Rechnung erzeugt werden, entweder einzeln oder komplett als Rechnungslauf. Arbeitsscheine und Sonderleistungen werden als PDF mit Kundenunterschrift automatisch an die Rechnung angehängt.
CRM
Unser Modul CRM dokumentiert und lenkt die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Innendienst und Ihren Kunden.
Übersichtliche Darstellung
Wenn ein Kunde anruft, sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Vorgänge - alle E-Mails, Tickets, Notizen und Anrufe.
Automatischer E-Mail Import
Sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails Ihres Innendienstes und Ihrer Kunden können auf Wunsch automatisch nach KleanApp importiert und den entsprechenden Kontakten zugewiesen werden.
Formulaires
Pour vous donner un autre élément sur le chemin de la numérisation, vous pouvez afficher vos formulaires avec KleanApp électroniquement. Vous pouvez inclure les formulaires dans notre système de ticketing ou les déposer en sélection sur l’objet.
Domaines d’utilisation des formulaires électroniques
Nos clients utilisent des formulaires pour:
- Tickets de réception
- Audits d’objets
- Listes de contrôle
- Commandes de matériel
Définir les champs de formulaires
Sur notre site Web, vous créez des champs de formulaires et l’application permet d’appeler le formulaire, sont remplis, signés et enregistrés. De même, les photos peuvent être intégrées comme justificatifs.
Concepteur de formulaires - Création d’un fichier PDF
Vous pouvez concevoir vous-même le résultat (formulaire rempli sous forme de document PDF) et le compléter avec votre logo d’entreprise et le schéma de couleurs.
Parc de véhicules (GPS Tracking) et contrôle du permis de conduire
Le contrôle du permis de conduire est un élément essentiel de la gestion de la flotte. Toute entreprise qui met à la disposition de ses employés des véhicules de service ou de piscine doit contrôler régulièrement les permis de conduire des employés. Avec le suivi GPS des véhicules, nous complétons le module de parc automobile.
Parc de véhicules (suivi GPS)
Un traceur GPS est installé dans le véhicule. Sur une carte, vous pouvez suivre en direct les chemins et les emplacements de vos véhicules.
Contrôle du permis de conduire
Les personnes autorisées dans votre entreprise peuvent utiliser notre application pour contrôler les permis de conduire des employés. L’application met automatiquement le contrôle suivant et un rappel pour chaque employé selon vos spécifications (tous les mois, tous les trois mois, etc.). Dans cette variante, aucune licence n’est requise pour les collaborateurs individuels.
Permis de conduire autocontrôle
Avec l’aide d’une puce NFC sur le permis de conduire, les employés peuvent scanner leur permis de conduire via l’application. Le contrôle du permis de conduire est ainsi documenté. Les contrôles manquants sont clairement affichés sur le site.
L’inventaire et l’essai DGUV
Avec notre module Inventaire, vous pouvez enregistrer vos appareils électriques tels que des aspirateurs, suivre l’emplacement, documenter les essais DGUV et se faire rappeler lors des essais à effectuer.
Essais DGUV
Vous recevrez chaque mois une vue d’ensemble des appareils sur lesquels un examen DGUV est prévu et de l’emplacement de ces appareils. Les appareils sont collectés, conduits à l’entrepôt et testés par l’homme du métier. La date d’examen est consignée et les documents sont déposés sur l’appareil.
Quel appareil se trouve où
En scannant le code-barres, on voit exactement quel appareil se trouve où. Lorsqu’un employé emporte l’appareil de l’entrepôt dans un objet ou qu’un appareil l’amène d’un objet à l’autre, l’objet est sélectionné et le code-barres est ensuite scanné. L’appareil est automatiquement associé au nouvel objet.
Exportation pour la comptabilité
Votre comptabilité peut exporter les données comme une liste pour le calcul des amortissements annuels (immobilisations/GWG).
Tableau de bord, dessinateur de formulaires et de rapports
Nous disposons de trois outils différents qui vous permettent de personnaliser et de personnaliser les formulaires, les rapports et notre tableau de bord en fonction de vos besoins.
Le concepteur de formulaires
Dans KleanApp, vous pouvez numériser autant de formulaires que vous le souhaitez et les éditer dans l’application. Avec notre nouveau concepteur, vous pouvez également personnaliser les résultats (fichiers PDF) avec logo etc.
Le concepteur de tableau de bord
En plus de notre tableau de bord standard, vous pouvez créer différents tableaux de bord personnalisés et ainsi assembler exactement les informations qui vous tiennent à cœur. Avec un tableau de bord individuel, les différentes fonctions (chef d’objet, service intérieur et gestion) obtiennent exactement les évaluations et les informations dont vous avez besoin pour votre travail quotidien.
Le concepteur de rapports
Nous vous proposons déjà quelques rapports standard et les filtres existants peuvent être analysés de manière optimale. En outre, vous pouvez compiler vos propres rapports et les rendre visuellement attrayants et clairs avec notre concepteur de rapports. Les rapports générés peuvent alors être récupérés en un clic sous forme de fichier PDF ou d’Excel.
Formation
Notre module de formation vous permet de gérer, d’organiser et de suivre la formation, la formation et la formation en matière de sécurité de votre personnel. Ils seront informés lors de la formation nécessaire.
Effectuer des formations via l’application
Les lignes d’objets peuvent lire des vidéos et des documents de formation via la tablette. Le collaborateur confirme la participation par signature sur la tablette. La participation à la formation et la confirmation avec signature sont documentées sur le site. Ils atteignent une qualité uniforme grâce à l’utilisation de matériel de formation prédéfini.
Gérer les formations
Sur le site, vous pouvez créer de nouvelles formations et gérer les formations existantes. Vous pouvez spécifier le personnel ou les fonctions pour lesquelles cette formation est obligatoire. Dans les grandes entreprises, il est également possible de définir des domaines dans lesquels la formation est indispensable (salle blanche, production).
Identifier et analyser les besoins de formation
Vous pouvez voir clairement quand les formations/cours expirent et quels membres du personnel doivent être formés et quand. Vous pouvez alors préparer votre projet.
Clés
Die Weitergabe von Schlüsseln und anderen wichtigen Gegenständen an Mitarbeiter kann hiermit nachverfolgt werden.
Genaue Identifikation der Schlüssel
Jeder Schlüsselbund ist mit einem NFC-Anhänger ausgestattet. Durch Einlesen des Tags kann der Schlüsselbund so eindeutig identifiziert werden.
Unterschrift des Empfängers
Der Mitarbeiter der die Schlüssel in Empfang nimmt unterschreibt auf dem Display des Handys oder Tabletts des Ausgebers. Damit ist eine genaue Dokumentation der Übergabe gewährleistet.
Tableau de roulement
Mit dem Modul Dienstplan können Sie Arbeits- und Einsatzzeiten für Ihre Mitarbeiter und die betreuten Objekte festlegen und bewahren so einen Überblick über die Auslastung und Einteilung Ihres Personals.
Arbeitszeitfenster und Wochenarbeitszeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter die möglichen Start- und Endzeiten und die maximale Arbeitszeit je Wochentag eintragen, ebenso die vertragliche Wochenarbeitszeit. Beim Objekt können Sie hinterlegen, in welchem Zeitfenster gereinigt werden darf.
Einteilung über Drag&Drop
Über die interaktive Kalenderansicht können Sie Mitarbeiter auf Objekte verplanen. Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan nach Objekt oder nach Benutzer zu erstellen. Die Zuweisung erfolgt einfach über Drag&Drop, Uhrzeit und Wiederholungen können nachträglich bearbeitet werden. Die Anzeige der Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden ermöglicht Ihnen die Auslastung der Mitarbeiter und Objekte zu erfassen.
Soll- / Ist-Stunden in der Zeiterfassung
Die Sollstunden beim Mitarbeiter und/oder Objekt werden in die Zeiterfassung übernommen und können dort gegenübergestellt und analysiert werden.
Agenda/Tâches
Die Module Termine und Aufgaben ermöglichen es, anstehende Ereignisse digital zu erfassen. Die Terminansicht gibt Mitarbeitern einen Rundum-Überblick, denn hier laufen alle wichtigen Events aus anderen KleanApp-Modulen zusammen.
Termine - Kalenderansicht und Benachrichtigung bei Fälligkeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter Termine eintragen und verwalten. Automatisch werden aus den anderen KleanApp-Modulen folgende wichtige Ereignisse als Termin übernommen: fällige Tickets, Aufgaben, geplante Kontrollen, Sollstunden aus Schnittstellen und aus unserem Dienstplan, sowie Daten aus dem Modul Reinigungsdokumentation. Durch die Kalenderübersicht in App und Web und die automatische Benachrichtigung über Push-Mitteilungen verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter keine wichtigen Events mehr.
Aufgaben - behalten Sie den Überblick, was wurde erledigt?
Mit dem Modul Aufgaben können Sie Mitarbeitern Tätigkeiten zuweisen. Im Unterschied zum Ticketsystem sind Aufgaben für Tätigkeiten/Erledigungen gedacht, die keinen eigenen Workflow wie beim Ticketsystem benötigen. Ihre Mitarbeiter können die Aufgaben in der App abhaken und über die Webseite haben Sie alles im Blick.
