El objetivo principal de KleanApp es el control de calidad. Una habitación del objeto se controla y evalúa individualmente en detalle. La función de protocolo se puede utilizar para documentar auditorías e inspecciones conjuntas. Los informes de calidad proporcionan una visión general completa de la calidad de la limpieza con gráficos, estadísticas e imágenes.
Funciones del programa de un vistazo
Control de calidad rápido en la limpieza de edificios
Calidad
AdHoc y controles planificados (también de acuerdo con DIN 2859-1)
Para los controles AdHoc, seleccione las salas que desea controlar. Para las comprobaciones programadas, el generador aleatorio crea una lista de los espacios del objeto que se controlaren según sus criterios. Puede elegir DIN 2859-1 u otros datos espaciales como criterios.
Integración de sus directorios de servicio
Puede integrar completamente los directorios de servicio en KleanApp o establecer los objetos de control por tipo de uso o grupos de habitaciones.
Gestión de datos maestros
Puede realizar todas las parametrizaciones importantes (intervalos, modo de evaluación, objetos de control, etc.) en el sistema en cualquier momento.
Sistema de entradas
Un sistema de venta de entradas es una función de software que permite registrar, procesar y rastrear profesionalmente las preocupaciones de los clientes (entradas) como ofertas, quejas o mal funcionamiento.
Billetes automáticos para reelaboración y seguimiento
Como parte de los controles de calidad, el sistema crea automáticamente entradas para reelaborar en caso de malas revisiones. Las comprobaciones posteriores también se pueden crear automáticamente a través del sistema. A través de un sofisticado sistema de derechos, las entradas terminan con la persona responsable en tiempo real.
Participación de clientes y visitantes a través del código QR
Los clientes y visitantes pueden utilizar un código QR en el .B del baño para informar de anomalías y defectos. Además, los tickets también se pueden notificar a través de un enlace específico del objeto.
Integración de los sistemas de tickets existentes (por correo electrónico)
KleanApp puede convertir los correos electrónicos entrantes en tickets y asignarlos al objeto o empleados correctos. De esta manera, también puede integrar la ingesta de tickets existente .B clientes.
Grabación de tiempo
KleanApp ofrece varias posibilidades de grabación de tiempo digital.
Código de barras, NFC, iBeacons, Teléfono y Terminal
KleanApp es compatible con código de barras, etiquetas NFC y métodos de escaneo iBeacons, así como seguimiento de tiempo a través de teléfono y terminales. Dependiendo del proyecto y las condiciones en el sitio, puede elegir entre los métodos individuales.
Alertas en tiempo real (opcional con seguimiento GPS)
Numerosas alertas le apoyan en su trabajo diario. Se le informará oportunamente si un empleado no aparece en el objeto o si hay alguna anomalía (escanear fuera del objeto). Así que usted puede actuar antes de que su cliente se queje.
Informes
Todos los datos se pueden procesar en informes y exportar para su posterior procesamiento. Las llegadas y ausencias de sus empleados se enumeran claramente en tiempo real.
Herramientas de IA
KleanApp utiliza inteligencia artificial específicamente donde alivia notablemente tu carga administrativa: en la evaluación de grandes cantidades de datos derivados del seguimiento del tiempo y ausencias. La IA resume los problemas, destaca anomalías y sugiere pasos concretos a continuación: mantienes la decisión en tus manos.
Evaluación del seguimiento del tiempo por IA
Para un empleado individual, la IA analiza todos los hallazgos del registro de horas en el periodo seleccionado, como violaciones de la Ley de Horas de Trabajo, pausas ausentes o marcaciones inusuales. Recibirás un breve resumen de los problemas clave, una lista priorizada de los siguientes pasos recomendados y una indicación de cuándo escalar. Esto te permite ver de un vistazo dónde es necesario actuar en lugar de tener que evaluar cada anomalía individual por ti mismo.
Evaluación de ausencias por IA
En el periodo seleccionado, la IA revisa todos los certificados de baja para detectar patrones típicos: enfermedad frecuente los fines de semana, baja por enfermedad justo antes o después de las vacaciones, y enfermedad en días puente. La evaluación incluye un resumen de las anomalías, una lista de empleados afectados con datos específicos y —si los patrones son significativos— una recomendación al departamento de recursos humanos. Esto te permite identificar tendencias desde el principio sin tener que pasar horas comparando listas de Excel.
Evaluación por IA del plantel de tareas
Para el periodo visible actualmente de la visión general de la plantilla, la IA analiza todos los turnos planificados – citas individuales y series ampliadas – junto con las ausencias de los empleados. Detecta conflictos (turnos a pesar de la ausencia aprobada), empleados con un número notablemente alto o bajo de turnos, acumulaciones de turnos de fin de semana o puente para una persona, distribución unilateral del personal en propiedades individuales y la distribución de reemplazos. Recibirás un resumen en pocas frases, una lista priorizada de los hallazgos más importantes con fecha, empleado y objeto, así como recomendaciones concretas para planificadores y gestores de proyectos. Esto te permite ver de un vistazo dónde el plano debería estar aún reajustado, en lugar de tener que pasar por la cuadrícula día a día.
Evaluación por IA de la preparación salarial
Antes de transferir los datos salariales al departamento de contabilidad, la IA verifica las entradas salariales del mes seleccionado para comprobar su plausibilidad: por empleado, día, tipo de salario y centro de costes. Detecta horas inusualmente altas de día, un número conspicuamente alto de entradas en un día, entradas de recargo sin una razón adecuada, inconsistencias entre horas y días, e indicaciones de cambios manuales. Recibirás un resumen compacto de las anomalías, una lista de las entradas afectadas con fecha y empleado y, si es necesario, una recomendación para la contabilidad de nóminas. Esto significa que puedes empezar la serie salarial con mucha más seguridad en lugar de tener que revisar cada línea tú mismo.
Resumen de entradas por IA
Para un solo ticket, la IA agrupa todo el proceso – cambios de estado, asignaciones, comentarios – en un perfil compacto. Recibirás una visión general del historial de transacciones, un resumen cronológico de los pasos más importantes, una lista de puntos abiertos con responsabilidades e información sobre riesgos como fechas de vencimiento o múltiples reasignaciones. Especialmente con billetes largos, los empleados ahorran tiempo notablemente al volver a embarcar.
Informe de Objetos con IA
Con solo pulsar un botón, la IA crea un perfil de una propiedad: datos maestros y dirección, tendencia de calidad de las últimas comprobaciones, tickets abiertos, la comunicación más reciente con el cliente y asignaciones planificadas para los próximos 14 días. La presentación destaca fortalezas, riesgos y recomendaciones de siguientes acciones – ideal para los gestores de propiedades que se familiarizan con nuevas propiedades, preparan citas con clientes o las sustituyen durante las vacaciones.
Seguro y rastreable
Todas las evaluaciones de IA trabajan exclusivamente con los datos de tu cliente, respetan el módulo y los derechos de usuario respectivos, y no cambian nada en tus bases de datos. Las herramientas de IA pueden activarse individualmente para cada función y por cliente; siempre mantienes el control sobre qué datos se transmiten a la IA. El consumo de tokens se registra de forma transparente.
Finanza
Todo el proceso, desde el presupuesto hasta la factura finalizada, incluyendo notas de trabajo y servicios especiales, está mapeado en KleanApp.
Ofertas
Con KleanApp, puedes crear rápidamente ofertas para una amplia variedad de servicios a partir de módulos de texto ya hechos, ya sea un pedido puntual, una tarifa mensual fija o una facturación según una nota de trabajo.
Vales de trabajo y beneficios especiales
Tus empleados pueden usar nuestra aplicación para que el cliente firme digitalmente los certificados de trabajo en el lugar. El certificado de trabajo firmado se envía inmediatamente al personal de la oficina por correo electrónico. Incluso los encargos espontáneos que no han sido encargados pueden registrarse rápidamente en el lugar y ser confirmados por el cliente mediante su firma.
Cuentas
La factura puede generarse a partir de los pedidos con solo pulsar un botón, ya sea individualmente o completamente como una secuencia de factura. Las notas de trabajo y los servicios especiales se adjuntan automáticamente a la factura como PDF con la firma del cliente.
CRM
Nuestro módulo CRM documenta y dirige toda la comunicación entre el personal de oficina y tus clientes.
Presentación clara
Cuando un cliente llama, tus agentes pueden ver todas las operaciones importantes de un vistazo: todos los correos electrónicos, tickets, notas y llamadas.
Importación automática de correo electrónico
Tanto los correos entrantes como los salientes de tu personal de oficina y de tus clientes pueden importarse automáticamente a KleanApp y asignarse a los contactos correspondientes si se desea.
Formas
Con el fin de darle otro bloque de construcción en el camino a la digitalización, puede mapear electrónicamente sus formularios con KleanApp. Puede incluir los formularios en nuestro sistema de tickets o dejarlos como una selección para el objeto.
Campos de aplicación de formularios electrónicos
Nuestros clientes utilizan formularios para:
- Certificados de aceptación
- Auditorías de objetos
- Listas
- Pedidos de material
Defina los campos de formulario usted mismo
Desde nuestro sitio web usted crea campos de formulario individuales y a través de la aplicación se puede acceder al formulario, rellenado, firmado y almacenado. Las fotos también se pueden integrar como evidencia.
Diseñador de formularios - Crea tu propio archivo PDF
Puede diseñar el resultado (formulario completado como un documento PDF) usted mismo y complementarlo con el logotipo y el esquema de color de su empresa.
Flota de vehículos (seguimiento GPS) y control del permiso de conducir
El control del permiso de conducción es una parte esencial de la gestión de la flota. Cualquier empresa que proporcione a sus empleados vehículos de servicio o piscina debe comprobar regularmente las licencias de conducir de sus empleados. Con el rastreo GPS de los vehículos, complementamos el módulo de flota de vehículos.
Flota de vehículos (seguimiento GPS)
Se instala un rastreador GPS en el vehículo. En un mapa puedes seguir los caminos y ubicaciones de tus vehículos en vivo.
Control del permiso de conducir
Las personas autorizadas de su empresa pueden usar nuestra aplicación para controlar los permisos de conducir de los empleados. La aplicación crea automáticamente la siguiente inspección y un recordatorio para cada empleado de acuerdo con sus especificaciones (mensual, cada tres meses, etc.). Esta variante no requiere una licencia para los empleados individuales.
Autocontrol del permiso de conducción
Usando un chip NFC en su licencia de conducir, los empleados pueden escanear su licencia de conducir usando la aplicación. De este modo, se documenta el control del permiso de conducir. Los controles que faltan se muestran claramente en el sitio web.
Pruebas de inventario y DGUV
Con nuestro módulo de inventario, puede grabar su equipo eléctrico como aspiradoras, rastrear la ubicación, documentar las pruebas DGUV y recordar las pruebas que se deben realizar.
Pruebas DGUV
Recibirá una visión general mensual de qué dispositivos están pendientes de una comprobación DGUV y dónde se encuentran actualmente estos dispositivos. Los dispositivos son recogidos, conducidos al almacén y probados allí por un especialista. La fecha de inspección está documentada y los documentos se almacenan en el dispositivo.
¿Qué dispositivo se encuentra donde
Al escanear el código de barras, puede ver exactamente qué dispositivo está donde. Cuando un empleado lleva el dispositivo del almacén a un objeto o toma un dispositivo de un objeto a otro, se selecciona el objeto y, a continuación, se escanea el código de barras. El dispositivo se asigna automáticamente al nuevo objeto.
Exportación para contabilidad
Su contabilidad puede exportar los datos como una lista para calcular la amortización anual (activos fijos/GWG).
Diseñadores de paneles, formularios e informes
Contamos con tres herramientas diferentes que le permiten personalizar y personalizar formularios, informes y nuestro panel de control según sus necesidades.
El diseñador de formularios
En KleanApp, puede digitalizar tantos formularios como desee e implementarlos en la aplicación para su edición. Con nuestro nuevo diseñador, también puedes personalizar los resultados (archivos PDF) con logotipo o similares.
El Diseñador de paneles
Además de nuestro panel predeterminado, puede crear varios paneles personalizados para crear la información que le interesa. Con un panel individual, las funciones individuales (administrador de objetos, servicio interno y gestión) obtienen exactamente las evaluaciones y la información que necesita para su trabajo diario.
El diseñador de informes
Ya le ofrecemos algunos informes estándar y los filtros existentes se pueden analizar de forma óptima. Además, puede compilar sus propios informes y diseñarlos visualmente atractivos y claros con nuestro diseñador de informes. Los informes generados se pueden recuperar como un archivo PDF o Excel con un clic.
Entrenamiento
Con nuestro módulo de formación, puede gestionar, realizar y realizar un seguimiento de la formación, la formación y la instrucción de seguridad de sus empleados. Se le informará de la formación requerida.
Llevar a cabo la formación a través de la aplicación
Las líneas de objetos pueden reproducir vídeos y materiales de entrenamiento desde la tableta. El empleado confirma la participación por firma en la tableta. La participación en la formación y la confirmación con firma se documentan en el sitio web. Se logra una calidad constante mediante el uso de materiales de entrenamiento predeterminados.
Gestionar la formación
En el sitio web puede crear nuevos entrenamientos y gestionar los existentes. Puede especificar para qué empleados o funciones es obligatoria esta formación. En las grandes empresas, también se pueden definir áreas individuales en las que la formación es indispensable (sala limpia, producción).
Identificar y analizar las necesidades de capacitación
Puede ver claramente cuándo expirará la formación/instrucción y qué empleados necesitan ser reentrenados y cuándo. A continuación, puede ajustar su planificación a ella.
Llaves
Puede utilizarse para rastrear la transferencia de claves y otros artículos importantes a los empleados.
Identificación precisa de las claves
Cada llavero está equipado con un mando NFC. Al leer la etiqueta, se puede identificar claramente el llavero.
Firma del destinatario
El empleado que recibe las llaves aparece en la pantalla del teléfono móvil o tableta del emisor. Esto garantiza una documentación precisa de la transferencia.
lista
Con el módulo de Horarios de Turnos, puedes establecer horarios de trabajo y despliegue para tus empleados y los objetos bajo tu responsabilidad, manteniendo así una visión general de la carga de trabajo y la asignación de tu personal.
Horario laboral y horario semanal
Puedes introducir los posibles horarios de inicio y fin y las horas máximas de trabajo por día de la semana para tus empleados, así como las horas semanales contractuales. Para el objeto, puedes definir la ventana temporal en la que se puede realizar la limpieza.
Clasificación mediante DragDrop
Puedes usar la vista interactiva del calendario para programar a los empleados en los objetos. Tienes la opción de crear el calendario por objeto o por usuario. La tarea es sencilla mediante DragDrop, el tiempo y las repeticiones pueden editarse después. La visualización de la diferencia entre el horario objetivo y el horario real permite registrar la utilización de empleados y objetos.
Registro objetivo / horas reales
Las horas objetivo para el empleado y/o el objeto se transfieren al sistema de registro de tiempo y pueden compararse y analizarse allí.
Nombramientos/Tareas
Los módulos de Citas y Tareas permiten registrar los próximos eventos de forma digital. La vista de citas ofrece a los empleados una visión general, porque es donde se reúnen todos los eventos importantes de otros módulos de KleanApp.
Citas - Vista en el calendario y notificación cuando corresponde
Puedes inscribir y gestionar citas para tus empleados. Los siguientes eventos importantes se transfieren automáticamente desde los otros módulos de KleanApp como citas: tickets pendientes, tareas, revisiones planificadas, horas objetivo desde las interfaces y nuestro turno de turnos, así como datos del módulo de documentación de limpieza. Gracias a la visión general del calendario en la app y la web y a la notificación automática de notificaciones push, tú y tus empleados ya no perderéis ningún evento importante.
Tareas: ¿llevar un registro de lo que se ha hecho?
Puedes usar el módulo de Tareas para asignar tareas a los empleados. A diferencia del sistema de tickets, las tareas están pensadas para actividades/completaciones que no requieren su propio flujo de trabajo como ocurre con el sistema de tickets. Tus empleados pueden marcar las tareas en la app y tú puedes vigilar todo a través de la web.
Interfaces
Finanza
- Exportación de facturas en Excel
- Control de Exportaciones (Evaluación DB1)
- Exportación de facturas en formato DATEV, incluyendo recibos (archivo zip)
- Exportación de facturas en formato DATEV 'interfaz XML online' incluyendo recibos (archivo zip)
- Exportar Lexware (archivo csv)
- Conexión en línea Lexware Office vía API
Grabación de tiempo
- Exportación en Excel de reservas de entrada y salida
- Exportar Sapphire (archivo csv)
- Exportar Sage (archivo txt)
- Exportar Digras (archivo xml)
Preparación de nóminas
- Export Datev 'Salario y Salario' (archivo txt)
- Export Datev 'Lodas' (archivo txt)
- Exportar Addison (archivo txt)
- Export Agenda (archivo csv)
- Exportar Sage (archivo csv)
- Exportar Lexware (archivo txt)
Masterdata
Importar y exportar todos los datos relevantes a través de un archivo de Excel.
Sistemas ERP
- Zvoove mediante conexión directa a API
- Navision/BSS mediante conexión directa a la API
Sensores
- Tork-Easycube para la conexión de sistemas dispensadores
- FeedbackNow para encuestas a clientes
