Jednou z funkcí KleanApp je kontrola kvality. V každém případě je jeden pokoj v objektu individuálně zkontrolován a podrobně posouzen. Funkci protokolu lze použít k dokumentaci auditů a společných inspekcí. Zprávy o kvalitě poskytují komplexní přehled o kvalitě čištění s grafy, statistikami a obrázky.
Stručný přehled funkcí programu
Digitální procesy v úklidu budov
Kontrola kvality
AdHoc a plánované kontroly (také podle DIN 2859-1)
U ovládacích prvků AdHoc vyberte místnosti, které chcete ovládat. V případě plánovaných prohlídek vytvoří generátor náhodných čísel seznam místností v objektu, které mají být zkontrolovány podle vašich kritérií. Jako kritérium můžete zvolit DIN 2859-1 nebo jiná data související s prostorem.
Integrace specifikací vašich služeb
Specifikace služeb můžete plně integrovat do aplikace KleanApp nebo definovat řídicí objekty podle typů použití nebo skupin místností.
Správa kmenových dat
Všechna důležitá nastavení (intervaly, režim vyhodnocování, ovládací objekty atd.) můžete v systému kdykoli provést sami.
Ticketingový systém
Ticketový systém je softwarová funkce, která umožňuje profesionálně zaznamenávat, zpracovávat a sledovat obavy zákazníků (vstupenky), jako jsou nabídky, stížnosti nebo poruchy.
Automatické lístky pro přepracování a následnou kontrolu
V rámci kontroly kvality systém automaticky vytváří lístky k přepracování v případě špatných recenzí. Následné posudky lze také vytvářet automaticky prostřednictvím systému. Díky propracovanému systému práv končí lístky v reálném čase u odpovědné osoby.
Integrace zákazníků a návštěvníků pomocí QR kódu
Zákazníci a návštěvníci mohou pomocí QR kódu, např. na toaletě, hlásit abnormality a závady. Kromě toho lze tikety hlásit také prostřednictvím odkazu specifického pro objekt.
Integrace stávajících vstupenkových systémů (prostřednictvím e-mailu)
KleanApp dokáže převést příchozí e-maily na tikety a přiřadit je správnému objektu nebo odpovědným zaměstnancům. Tímto způsobem můžete integrovat i stávající vstupenkové systémy, např. od zákazníků.
Sledování času
KleanApp nabízí různé možnosti digitálního záznamu času.
Čárový kód, NFC, iBeacons, telefon a terminál
KleanApp podporuje metody skenování čárových kódů a NFC tagů, stejně jako sledování času prostřednictvím telefonu a terminálů. V závislosti na projektu a místních podmínkách si můžete vybrat mezi jednotlivými metodami.
Upozornění v reálném čase (volitelně se sledováním GPS)
Četná upozornění vás podpoří při každodenní práci. Budete neprodleně informováni, pokud se zaměstnanec nedostaví do objektu nebo pokud se vyskytnou abnormality (skenování mimo objekt). To vám umožní jednat dříve, než si váš klient stěžuje.
Hlášení
Všechna data lze v reportingu upravovat a exportovat pro další zpracování. Docházka a nepřítomnost vašich zaměstnanců je přehledně evidována v reálném čase.
AI nástroje
KleanApp využívá umělou inteligenci právě tam, kde výrazně ulevuje vaší administrativní práci: při hodnocení velkého množství dat z evidence času a absencí. AI shrnuje problémy, upozorňuje na anomálie a navrhuje konkrétní další kroky – rozhodnutí si necháte ve svých rukou.
Hodnocení sledování času AI
U jednotlivého zaměstnance AI analyzuje všechny poznatky z evidence času ve vybraném období – například porušení zákona o pracovní době, vynechání přestávek nebo neobvyklé odpracování. Dostanete stručné shrnutí klíčových problémů, prioritizovaný seznam doporučených dalších kroků a indikaci, kdy eskalovat. To vám umožní na první pohled vidět, kde je potřeba jednat, místo abyste museli sami hodnotit každou jednotlivou anomálii.
Hodnocení absencí pomocí AI
Ve vybraném období AI kontroluje všechny nemocenské listy na typické vzorce: časté nemoci o víkendech, nemocenskou přímo před nebo po dovolené a nemoc v přemostné dny. Hodnocení zahrnuje shrnutí abnormalit, seznam postižených zaměstnanců s konkrétními daty a – pokud jsou vzorce významné – doporučení personálnímu oddělení. To vám umožní identifikovat trendy včas, aniž byste museli trávit hodiny porovnáváním seznamů v Excelu.
Hodnocení rozpisu služeb AI
Pro aktuálně viditelnou část přehledu rozpisu AI analyzuje všechny plánované směny – jednotlivé schůzky a rozšířené série – včetně absence zaměstnanců. Detekuje konflikty (směny navzdory schválené absenci), zaměstnance s výrazně vysokým nebo nízkým počtem směn, nahromadění víkendových nebo překlenovacích denních směn pro jednu osobu, jednostranné rozdělení personálu v jednotlivých nemovitostech a rozdělení náhrad. Obdržíte shrnutí v několika větách, prioritizovaný seznam nejdůležitějších zjištění s datem, zaměstnancem a objektem, stejně jako konkrétní doporučení pro plánovače a projektové manažery. To vám umožní na první pohled vidět, kde by měl být plán stále upravován, místo abyste museli sami procházet mřížku den po dni.
AI hodnocení přípravy mezd
Před přenosem údajů o platech do účetního oddělení AI kontroluje záznamy o platech vybraného měsíce z hlediska věrohodnosti – na zaměstnance, den, typ mzdy a nákladové středisko. Detekuje neobvykle vysoký počet denních hodin, výrazně vysoký počet záznamů za den, zápisy příplatků bez vhodného důvodu, nesrovnalosti mezi hodinami a dny a indikace z ručních změn. Obdržíte stručné shrnutí anomálií, seznam dotčených položek s datem a zaměstnancem a v případě potřeby doporučení mzdovému účetnictví. To znamená, že můžete začít s mnohem větší jistotou při zvyšování mezd, místo abyste museli sami kontrolovat jednotlivé řádky.
AI souhrn vstupenek
Pro jeden tiket AI shrnuje celý proces – změny stavu, přiřazení, komentáře – do kompaktního profilu. Obdržíte přehled historie transakcí, chronologický souhrn nejdůležitějších kroků, seznam otevřených bodů s odpovědnostmi a informace o rizicích, jako jsou prodlení termínů nebo opakované přeřazení. Zvláště u dlouhých jízdenek úředníci při opětovném nástupu výrazně ušetří čas.
AI objektový briefing
Stisknutím tlačítka AI vytvoří profil nemovitosti: hlavní data a adresu, trend kvality posledních kontrol, otevřené tikety, nejnovější komunikaci s klientem a plánované úkoly na následujících 14 dní. Briefing zdůrazňuje silné stránky, rizika a doporučené další kroky – ideální pro správce nemovitostí při seznamování s novými nemovitostmi, přípravě na schůzky se zákazníky nebo jejich výměně během svátků.
Bezpečné a dohledatelné
Všechna AI hodnocení pracují výhradně s daty vašeho klienta, respektují příslušný modul a uživatelská práva a nic nemění ve vašich databázích. AI nástroje lze aktivovat jednotlivě pro každou funkci a pro každého klienta – vždy máte kontrolu nad tím, která data jsou AI předána. Spotřeba tokenů je transparentně zaznamenávána.
Finance
Celý proces od nabídky až po hotovou fakturu – včetně pracovních poznámek a speciálních služeb – je mapován v KleanAppu.
Nabídky
S KleanApp můžete rychle vytvářet nabídky na širokou škálu služeb z hotových textových modulů – ať už jde o jednorázovou objednávku, měsíční paušální sazbu nebo fakturaci podle pracovní poznámky.
Pracovní vouchery a speciální benefity
Vaši zaměstnanci mohou využít naši aplikaci, aby si nechali digitální pracovní certifikáty podepsat zákazníkem přímo na místě. Podepsané pracovní osvědčení je pak ihned zasíláno e-mailem zaměstnancům kanceláře. I spontánní zakázky, které nebyly zadány, lze rychle zaznamenat na místě a potvrzet podpisem zákazníka.
Účty
Fakturu lze generovat z objednávek stiskem tlačítka, buď jednotlivě, nebo úplně jako průběh faktury. Pracovní poznámky a speciální služby jsou automaticky připojeny k fakturě jako PDF s podpisem zákazníka.
CRM
Náš CRM modul dokumentuje a řídí veškerou komunikaci mezi vaším kancelářským personálem a zákazníky.
Jasná prezentace
Když zákazník volá, vaši agenti vidí všechny důležité operace na první pohled – všechny e-maily, tikety, poznámky i hovory.
Automatický import e-mailů
Jak příchozí, tak odchozí e-maily od vašeho kancelářského personálu i zákazníků lze automaticky importovat do KleanApp a případně přiřadit příslušným kontaktům.
Formuláře
Abychom vám poskytli další stavební kámen na cestě k digitalizaci, můžete své formuláře mapovat elektronicky pomocí aplikace KleanApp. Formuláře můžete integrovat do našeho vstupenkového systému nebo je uložit jako výběr na místě.
Oblasti použití elektronických formulářů
Naši zákazníci používají formuláře pro::
- Předávací protokoly
- Objektové audity
- Kontrolní seznamy
- Objednávky materiálu
Definování vlastních polí formuláře
Na našich webových stránkách vytvoříte jednotlivá pole formuláře a aplikace pak může formulář vyvolat, musí být vyplněny, podepsány a uloženy. Fotografie mohou být také integrovány jako důkaz.
Návrhář formulářů - Navrhněte si vlastní soubor PDF
Výsledek (vyplněný formulář jako PDF dokument) si můžete navrhnout sami a přidat logo vaší společnosti a barevné schéma.
Kontrola vozového parku (GPS sledování) a řidičského průkazu
Kontrola řidičských průkazů je nezbytnou součástí správy vozového parku. Každá firma, která poskytuje svým zaměstnancům služební nebo poolová vozidla, musí pravidelně kontrolovat řidičské průkazy zaměstnanců. O GPS sledování vozidel doplňujeme modul vozového parku.
Vozový park (GPS sledování)
Ve vozidle je nainstalován GPS tracker. Na mapě můžete živě sledovat trasy a polohu svých vozidel.
Kontrola řidičského průkazu
Oprávněné osoby ve vaší společnosti mohou naši aplikaci používat ke kontrole řidičských průkazů zaměstnanců. Aplikace automaticky vytvoří další kontrolu a upomínku pro každého zaměstnance podle vašich specifikací (měsíčně, každé tři měsíce atd.). U této varianty není vyžadována žádná licence pro jednotlivé zaměstnance.
Samokontrola řidičského průkazu
Pomocí NFC čipu na řidičském průkazu mohou zaměstnanci naskenovat svůj řidičský průkaz prostřednictvím aplikace. Kontrola řidičského průkazu je tak zdokumentována. Chybějící ovládací prvky jsou přehledně zobrazeny na webových stránkách.
Inventarizace a inspekce DGUV
S naším modulem Inventarizace můžete evidovat svá elektrická zařízení, jako jsou vysavače, sledovat jejich polohu, dokumentovat kontroly DGUV a být upozorněni na termín kontroly.
Inspekce DGUV
Každý měsíc obdržíte přehled o tom, která zařízení mají být podrobena inspekci DGUV a kde se tato zařízení aktuálně nacházejí. Zařízení je shromážděno, odvezeno do skladu a zkontrolováno odborníkem. Datum zkoušky je zdokumentováno a dokumenty jsou uloženy se zařízením.
Které zařízení se kde nachází
Naskenováním čárového kódu můžete přesně zjistit, které zařízení se kde nachází. Když zaměstnanec přenese zařízení ze skladu na objekt nebo přesune zařízení z jednoho objektu na druhý, objekt se vybere a poté se naskenuje čárový kód. Zařízení se automaticky přiřadí k novému objektu.
Export pro účetnictví
Vaše účetní oddělení může exportovat data jako seznam pro výpočet ročních odpisů (dlouhodobý majetek/GWG).
Návrháři řídicích panelů, formulářů a sestav
Máme tři různé nástroje, pomocí kterých si můžete zcela přizpůsobit formuláře, reporty a také náš dashboard svým potřebám a libovolně je navrhovat.
Návrhář formulářů
V aplikaci KleanApp můžete digitalizovat tolik formulářů, kolik chcete, a zpřístupnit je ke zpracování v aplikaci. S naším novým návrhářem můžete také přizpůsobit výsledky (soubory PDF) logem nebo podobným.
Návrhář řídicích panelů
Kromě našeho standardního dashboardu si můžete vytvořit různé individuální dashboardy a sestavit si přesně ty informace, které jsou pro vás důležité. Díky individuálnímu řídicímu panelu dostávají jednotlivé funkce (správce nemovitosti, zaměstnanci kanceláře a management) přesně ta hodnocení a informace, které potřebujete pro svou každodenní práci.
Návrhář sestav
Již nyní vám nabízíme některé standardní reporty a stávající filtry, data lze optimálně analyzovat. Kromě toho můžete sestavit vlastní zprávy a navrhnout je vizuálně přitažlivě a přehledně pomocí našeho návrháře zpráv. Vygenerované zprávy lze poté kliknutím načíst jako soubor PDF nebo Excel.
Školení
S naším školicím modulem můžete spravovat, poskytovat a sledovat vzdělávání, školení a bezpečnostní instruktáže svých zaměstnanců. O termínu školení budete informováni.
Provádějte školení prostřednictvím aplikace
Správci budov mohou přehrávat videa a školicí materiály prostřednictvím tabletu. Zaměstnanec potvrdí účast podpisem na tabletu. Účast na školení a potvrzení s podpisem bude doloženo na webových stránkách. Konzistentní kvality dosáhnete použitím předem stanovených školicích materiálů.
Spravujte školení
Na webových stránkách můžete vytvářet nová školení a spravovat stávající. Zde můžete určit, pro které zaměstnance nebo pro které funkce je toto školení povinné. Ve velkých firmách je také možné definovat jednotlivé oblasti, ve kterých je školení nezbytné (čisté prostory, výroba).
Identifikujte a analyzujte potřeby školení
Přehledně vidíte, kdy která školení/pokyny končí a kteří zaměstnanci musí být přeškoleni a kdy. Na tom pak můžete založit své plánování.
Klíče
Lze jej použít ke sledování převodu klíčů a dalších důležitých položek zaměstnancům.
Přesná identifikace klíčů
Každý klíčenka je vybavena NFC klíčenkou. Přečtením štítku lze klíčenku jasně identifikovat.
Podpis příjemce
Zaměstnanec, který klíče obdrží, se přihlásí na displeji mobilního telefonu nebo tabletu vydavatele. To zajišťuje přesnou dokumentaci předání.
Rozpis služeb
S modulem Rozvrh služeb můžete nastavit pracovní a nasazení pro své zaměstnance a předměty pod vaší péčí, čímž si udržujete přehled o pracovní zátěži a rozdělení zaměstnanců.
Pracovní doba a týdenní pracovní doba
Můžete zadat možné začátky a konce a maximální pracovní dobu za den v týdnu pro vaše zaměstnance, stejně jako smluvní týdenní pracovní dobu. Pro objekt můžete definovat časové okno, během kterého může být čištění provedeno.
Klasifikace pomocí DragDrop
Můžete použít interaktivní kalendář k plánování zaměstnanců k objektům. Máte možnost vytvořit rozvrh podle objektu nebo podle uživatele. Úkol je snadný pomocí DragDropu, čas a opakování lze upravovat později. Zobrazení rozdílu mezi cílovými a skutečnými hodinami vám umožní zaznamenat využití zaměstnanců a objektů.
Cílové / skutečné hodiny zaznamenání
Cílové hodiny zaměstnance a/nebo objektu jsou přenášeny do systému záznamu doby, kde lze porovnávat a analyzovat.
Schůzky/úkoly
Moduly Schůzky a Úkoly umožňují digitální nahrávání nadcházejících událostí. Zobrazení schůzek poskytuje zaměstnancům komplexní přehled, protože právě zde se setkávají všechny důležité události z ostatních modulů KleanApp.
Termíny – Kalendář a oznámení o termínu
Můžete zadávat a spravovat schůzky pro své zaměstnance. Následující důležité události jsou automaticky přenášeny z ostatních modulů KleanApp jako schůzky: termíny, úkoly, plánované kontroly, cílové hodiny z rozhraní a z našeho rozpisu služeb, stejně jako data z modulu dokumentace úklidu. Díky přehledu kalendáře v aplikaci a na webu a automatickému upozornění na push notifikace už vy ani vaši zaměstnanci nebudete přicházet o žádné důležité události.
Úkoly – sledovat to, co bylo uděláno?
Modul Úkoly můžete použít k přiřazení úkolů zaměstnancům. Na rozdíl od ticketového systému jsou úkoly určeny pro aktivity/dokončení, která nevyžadují vlastní pracovní postup jako u ticketového systému. Vaši zaměstnanci mohou úkoly odškrtávat v aplikaci a vy můžete sledovat vše přes web.
Rozhraní
Finance
- Excel export faktur
- Kontrola exportu (hodnocení DB1)
- Export faktur ve formátu DATEV včetně účtenek (zip soubor)
- Export faktur ve formátu DATEV 'XML interface online' včetně účtenek (zip soubor)
- Export Lexware (csv soubor)
- Online připojení lexware office přes API
Sledování času
- Excel export rezervací příchozích/odcházejících
- Export Sapphire (csv soubor)
- Export Sage (txt soubor)
- Export Digras (xml soubor)
Příprava mezd
- Exportní datum 'Mzda a plat' (txt soubor)
- Exportovat datev 'Lodas' (txt soubor)
- Export Addison (txt soubor)
- Export Agenda (csv soubor)
- Export Sage (csv soubor)
- Export Lexware (txt soubor)
Referenční údaje
Importujte a exportujte všechna relevantní data přes Excel soubor.
ERP systémy
- Zvoove přes přímé API připojení
- Navision/BSS prostřednictvím přímého připojení API
Senzory
- Tork-Easycube pro připojení dávkovacích systémů
- Feedback Now pro zákaznické průzkumy
