Jednou z funkcí KleanApp je kontrola kvality. V každém případě je jeden pokoj v objektu individuálně zkontrolován a podrobně posouzen. Funkci protokolu lze použít k dokumentaci auditů a společných inspekcí. Zprávy o kvalitě poskytují komplexní přehled o kvalitě čištění s grafy, statistikami a obrázky.
Stručný přehled funkcí programu
Digitální procesy v úklidu budov
Kontrola kvality
AdHoc a plánované kontroly (také podle DIN 2859-1)
U ovládacích prvků AdHoc vyberte místnosti, které chcete ovládat. V případě plánovaných prohlídek vytvoří generátor náhodných čísel seznam místností v objektu, které mají být zkontrolovány podle vašich kritérií. Jako kritérium můžete zvolit DIN 2859-1 nebo jiná data související s prostorem.
Integrace specifikací vašich služeb
Specifikace služeb můžete plně integrovat do aplikace KleanApp nebo definovat řídicí objekty podle typů použití nebo skupin místností.
Správa kmenových dat
Všechna důležitá nastavení (intervaly, režim vyhodnocování, ovládací objekty atd.) můžete v systému kdykoli provést sami.
Ticketingový systém
Ticketový systém je softwarová funkce, která umožňuje profesionálně zaznamenávat, zpracovávat a sledovat obavy zákazníků (vstupenky), jako jsou nabídky, stížnosti nebo poruchy.
Automatické lístky pro přepracování a následnou kontrolu
V rámci kontroly kvality systém automaticky vytváří lístky k přepracování v případě špatných recenzí. Následné posudky lze také vytvářet automaticky prostřednictvím systému. Díky propracovanému systému práv končí lístky v reálném čase u odpovědné osoby.
Integrace zákazníků a návštěvníků pomocí QR kódu
Zákazníci a návštěvníci mohou pomocí QR kódu, např. na toaletě, hlásit abnormality a závady. Kromě toho lze tikety hlásit také prostřednictvím odkazu specifického pro objekt.
Integrace stávajících vstupenkových systémů (prostřednictvím e-mailu)
KleanApp dokáže převést příchozí e-maily na tikety a přiřadit je správnému objektu nebo odpovědným zaměstnancům. Tímto způsobem můžete integrovat i stávající vstupenkové systémy, např. od zákazníků.
Sledování času
KleanApp nabízí různé možnosti digitálního záznamu času.
Čárový kód, NFC, iBeacons, telefon a terminál
KleanApp podporuje metody skenování čárových kódů a NFC tagů, stejně jako sledování času prostřednictvím telefonu a terminálů. V závislosti na projektu a místních podmínkách si můžete vybrat mezi jednotlivými metodami.
Upozornění v reálném čase (volitelně se sledováním GPS)
Četná upozornění vás podpoří při každodenní práci. Budete neprodleně informováni, pokud se zaměstnanec nedostaví do objektu nebo pokud se vyskytnou abnormality (skenování mimo objekt). To vám umožní jednat dříve, než si váš klient stěžuje.
Hlášení
Všechna data lze v reportingu upravovat a exportovat pro další zpracování. Docházka a nepřítomnost vašich zaměstnanců je přehledně evidována v reálném čase.
Finance
Der gesamte Prozess vom Angebot bis zur fertigen Rechnung - inklusive Arbeitsscheine und Sonderleistungen - ist in KleanApp abgebildet.
Angebote
Mit KleanApp erstellen Sie schnell aus vorgefertigten Textbausteinen Angebote über die verschiedensten Leistungen - egal ob Einmalauftrag, Monatspauschale oder Abrechnung nach Arbeitsschein.
Arbeitsscheine und Sonderleistungen
Ihre Mitarbeiter können über unsere App vor Ort die Arbeitscheine vom Kunden digital unterschreiben lassen. Der unterschriebene Arbeitsschein wird dann sofort per E-Mail an den Innendienst gesendet. Auch nicht beauftragte spontane Einsätze können vor Ort schnell erfasst und vom Kunden per Unterschrift bestätigt werden.
Rechnungen
Aus den Aufträgen kann per Knopfdruck die Rechnung erzeugt werden, entweder einzeln oder komplett als Rechnungslauf. Arbeitsscheine und Sonderleistungen werden als PDF mit Kundenunterschrift automatisch an die Rechnung angehängt.
CRM
Unser Modul CRM dokumentiert und lenkt die gesamte Kommunikation zwischen Ihrem Innendienst und Ihren Kunden.
Übersichtliche Darstellung
Wenn ein Kunde anruft, sehen Ihre Mitarbeiter auf einen Blick alle wichtigen Vorgänge - alle E-Mails, Tickets, Notizen und Anrufe.
Automatischer E-Mail Import
Sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails Ihres Innendienstes und Ihrer Kunden können auf Wunsch automatisch nach KleanApp importiert und den entsprechenden Kontakten zugewiesen werden.
Formuláře
Abychom vám poskytli další stavební kámen na cestě k digitalizaci, můžete své formuláře mapovat elektronicky pomocí aplikace KleanApp. Formuláře můžete integrovat do našeho vstupenkového systému nebo je uložit jako výběr na místě.
Oblasti použití elektronických formulářů
Naši zákazníci používají formuláře pro::
- Předávací protokoly
- Objektové audity
- Kontrolní seznamy
- Objednávky materiálu
Definování vlastních polí formuláře
Na našich webových stránkách vytvoříte jednotlivá pole formuláře a aplikace pak může formulář vyvolat, musí být vyplněny, podepsány a uloženy. Fotografie mohou být také integrovány jako důkaz.
Návrhář formulářů - Navrhněte si vlastní soubor PDF
Výsledek (vyplněný formulář jako PDF dokument) si můžete navrhnout sami a přidat logo vaší společnosti a barevné schéma.
Kontrola vozového parku (GPS sledování) a řidičského průkazu
Kontrola řidičských průkazů je nezbytnou součástí správy vozového parku. Každá firma, která poskytuje svým zaměstnancům služební nebo poolová vozidla, musí pravidelně kontrolovat řidičské průkazy zaměstnanců. O GPS sledování vozidel doplňujeme modul vozového parku.
Vozový park (GPS sledování)
Ve vozidle je nainstalován GPS tracker. Na mapě můžete živě sledovat trasy a polohu svých vozidel.
Kontrola řidičského průkazu
Oprávněné osoby ve vaší společnosti mohou naši aplikaci používat ke kontrole řidičských průkazů zaměstnanců. Aplikace automaticky vytvoří další kontrolu a upomínku pro každého zaměstnance podle vašich specifikací (měsíčně, každé tři měsíce atd.). U této varianty není vyžadována žádná licence pro jednotlivé zaměstnance.
Samokontrola řidičského průkazu
Pomocí NFC čipu na řidičském průkazu mohou zaměstnanci naskenovat svůj řidičský průkaz prostřednictvím aplikace. Kontrola řidičského průkazu je tak zdokumentována. Chybějící ovládací prvky jsou přehledně zobrazeny na webových stránkách.
Inventarizace a inspekce DGUV
S naším modulem Inventarizace můžete evidovat svá elektrická zařízení, jako jsou vysavače, sledovat jejich polohu, dokumentovat kontroly DGUV a být upozorněni na termín kontroly.
Inspekce DGUV
Každý měsíc obdržíte přehled o tom, která zařízení mají být podrobena inspekci DGUV a kde se tato zařízení aktuálně nacházejí. Zařízení je shromážděno, odvezeno do skladu a zkontrolováno odborníkem. Datum zkoušky je zdokumentováno a dokumenty jsou uloženy se zařízením.
Které zařízení se kde nachází
Naskenováním čárového kódu můžete přesně zjistit, které zařízení se kde nachází. Když zaměstnanec přenese zařízení ze skladu na objekt nebo přesune zařízení z jednoho objektu na druhý, objekt se vybere a poté se naskenuje čárový kód. Zařízení se automaticky přiřadí k novému objektu.
Export pro účetnictví
Vaše účetní oddělení může exportovat data jako seznam pro výpočet ročních odpisů (dlouhodobý majetek/GWG).
Návrháři řídicích panelů, formulářů a sestav
Máme tři různé nástroje, pomocí kterých si můžete zcela přizpůsobit formuláře, reporty a také náš dashboard svým potřebám a libovolně je navrhovat.
Návrhář formulářů
V aplikaci KleanApp můžete digitalizovat tolik formulářů, kolik chcete, a zpřístupnit je ke zpracování v aplikaci. S naším novým návrhářem můžete také přizpůsobit výsledky (soubory PDF) logem nebo podobným.
Návrhář řídicích panelů
Kromě našeho standardního dashboardu si můžete vytvořit různé individuální dashboardy a sestavit si přesně ty informace, které jsou pro vás důležité. Díky individuálnímu řídicímu panelu dostávají jednotlivé funkce (správce nemovitosti, zaměstnanci kanceláře a management) přesně ta hodnocení a informace, které potřebujete pro svou každodenní práci.
Návrhář sestav
Již nyní vám nabízíme některé standardní reporty a stávající filtry, data lze optimálně analyzovat. Kromě toho můžete sestavit vlastní zprávy a navrhnout je vizuálně přitažlivě a přehledně pomocí našeho návrháře zpráv. Vygenerované zprávy lze poté kliknutím načíst jako soubor PDF nebo Excel.
Školení
S naším školicím modulem můžete spravovat, poskytovat a sledovat vzdělávání, školení a bezpečnostní instruktáže svých zaměstnanců. O termínu školení budete informováni.
Provádějte školení prostřednictvím aplikace
Správci budov mohou přehrávat videa a školicí materiály prostřednictvím tabletu. Zaměstnanec potvrdí účast podpisem na tabletu. Účast na školení a potvrzení s podpisem bude doloženo na webových stránkách. Konzistentní kvality dosáhnete použitím předem stanovených školicích materiálů.
Spravujte školení
Na webových stránkách můžete vytvářet nová školení a spravovat stávající. Zde můžete určit, pro které zaměstnance nebo pro které funkce je toto školení povinné. Ve velkých firmách je také možné definovat jednotlivé oblasti, ve kterých je školení nezbytné (čisté prostory, výroba).
Identifikujte a analyzujte potřeby školení
Přehledně vidíte, kdy která školení/pokyny končí a kteří zaměstnanci musí být přeškoleni a kdy. Na tom pak můžete založit své plánování.
Klíče
Die Weitergabe von Schlüsseln und anderen wichtigen Gegenständen an Mitarbeiter kann hiermit nachverfolgt werden.
Genaue Identifikation der Schlüssel
Jeder Schlüsselbund ist mit einem NFC-Anhänger ausgestattet. Durch Einlesen des Tags kann der Schlüsselbund so eindeutig identifiziert werden.
Unterschrift des Empfängers
Der Mitarbeiter der die Schlüssel in Empfang nimmt unterschreibt auf dem Display des Handys oder Tabletts des Ausgebers. Damit ist eine genaue Dokumentation der Übergabe gewährleistet.
Rozpis služeb
Mit dem Modul Dienstplan können Sie Arbeits- und Einsatzzeiten für Ihre Mitarbeiter und die betreuten Objekte festlegen und bewahren so einen Überblick über die Auslastung und Einteilung Ihres Personals.
Arbeitszeitfenster und Wochenarbeitszeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter die möglichen Start- und Endzeiten und die maximale Arbeitszeit je Wochentag eintragen, ebenso die vertragliche Wochenarbeitszeit. Beim Objekt können Sie hinterlegen, in welchem Zeitfenster gereinigt werden darf.
Einteilung über Drag&Drop
Über die interaktive Kalenderansicht können Sie Mitarbeiter auf Objekte verplanen. Sie haben die Möglichkeit den Dienstplan nach Objekt oder nach Benutzer zu erstellen. Die Zuweisung erfolgt einfach über Drag&Drop, Uhrzeit und Wiederholungen können nachträglich bearbeitet werden. Die Anzeige der Differenz zwischen Soll- und Ist-Stunden ermöglicht Ihnen die Auslastung der Mitarbeiter und Objekte zu erfassen.
Soll- / Ist-Stunden in der Zeiterfassung
Die Sollstunden beim Mitarbeiter und/oder Objekt werden in die Zeiterfassung übernommen und können dort gegenübergestellt und analysiert werden.
Schůzky/úkoly
Die Module Termine und Aufgaben ermöglichen es, anstehende Ereignisse digital zu erfassen. Die Terminansicht gibt Mitarbeitern einen Rundum-Überblick, denn hier laufen alle wichtigen Events aus anderen KleanApp-Modulen zusammen.
Termine - Kalenderansicht und Benachrichtigung bei Fälligkeit
Sie können für Ihre Mitarbeiter Termine eintragen und verwalten. Automatisch werden aus den anderen KleanApp-Modulen folgende wichtige Ereignisse als Termin übernommen: fällige Tickets, Aufgaben, geplante Kontrollen, Sollstunden aus Schnittstellen und aus unserem Dienstplan, sowie Daten aus dem Modul Reinigungsdokumentation. Durch die Kalenderübersicht in App und Web und die automatische Benachrichtigung über Push-Mitteilungen verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter keine wichtigen Events mehr.
Aufgaben - behalten Sie den Überblick, was wurde erledigt?
Mit dem Modul Aufgaben können Sie Mitarbeitern Tätigkeiten zuweisen. Im Unterschied zum Ticketsystem sind Aufgaben für Tätigkeiten/Erledigungen gedacht, die keinen eigenen Workflow wie beim Ticketsystem benötigen. Ihre Mitarbeiter können die Aufgaben in der App abhaken und über die Webseite haben Sie alles im Blick.
