Една от характеристиките на KleanApp е контролът на качеството. Всяка стая в имота се проверява индивидуално и се оценява подробно. Функцията за регистриране може да се използва за документиране на одити и съвместни инспекции. Докладите за качеството предоставят цялостен преглед на качеството на почистване с графики, статистически данни и изображения.
Функции на програмата с един поглед
Дигитални процеси в почистването на сгради
Контрол на качеството
Ad hoc и планови инспекции (също съгласно DIN 2859-1)
В случай на AdHoc проверки, вие избирате стаите, които да бъдат проверени. В случай на планирани проверки, генераторът на случайни числа създава списък на стаите, които ще бъдат проверени в обекта според вашите критерии. Можете да изберете DIN 2859-1 или други пространствени данни като критерии.
Интегриране на Вашите количествени сметки
Можете напълно да интегрирате количествено-стойностните си сметки в KleanApp или да дефинирате контролните обекти според видовете използване или групите стаи.
Управление на главни данни
Можете да направите всички важни настройки (интервали, режим на оценка, контролни обекти и т.н.) сами в системата по всяко време.
Билетна система
Системата за билети е софтуерна функция, която дава възможност за професионално записване, обработка и проследяване на притесненията на клиентите (билети) като оферти, оплаквания или смущения.
Автоматични билети за преработка и последващи проверки
Като част от контрола на качеството, системата автоматично създава билети за преработка в случай на лоши отзиви. Последващи проверки могат да бъдат създадени и автоматично чрез системата. Чрез сложна система за права билетите завършват с отговорното лице в реално време.
Интеграция на клиенти и посетители чрез QR код
Чрез QR код, например в тоалетната, клиентите и посетителите могат да съобщават за аномалии и дефекти. Освен това билетите могат да бъдат докладвани и чрез специфична за обекта връзка.
Интегриране на съществуващи билетни системи (по електронна поща)
KleanApp може да конвертира входящите имейли в билети и да ги присвои на правилния обект или отговорните служители. По този начин можете да интегрирате и съществуващите системи за билети, например от клиенти.
Проследяване на времето
KleanApp предлага различни опции за цифрово проследяване на времето.
Баркод, NFC, iBeacons, телефон и терминал
KleanApp поддържа методи за сканиране на баркод и NFC тагове, както и проследяване на времето чрез телефон и терминали. В зависимост от проекта и местните условия, можете да избирате между отделните методи.
Сигнали в реално време (по избор с GPS проследяване)
Многобройните предупредителни съобщения ви подкрепят в ежедневната ви работа. Ще бъдете информирани своевременно, ако служител не се появи в обекта или ако има аномалии (сканиране извън обекта). Това ви позволява да действате, преди клиентът ви да се оплаче.
Отчитане
Всички данни могат да бъдат редактирани в системата за отчитане и експортирани за по-нататъшна обработка. Посещаемостта и отсъствията на вашите служители са ясно изброени в реално време.
AI инструменти
KleanApp използва изкуствен интелект именно там, където той забележимо облекчава административната ви работа: при оценка на големи количества данни от проследяване на работното време и отсъствия. ИИ обобщава проблемите, подчертава аномалиите и предлага конкретни следващи стъпки – вие държите решението в свои ръце.
Оценка на проследяването на времето чрез ИИ
За отделен служител AI анализира всички резултати от записването на работното време през избрания период – като нарушения на Закона за работното време, пропуски на почивки или необичайно отчитане на часовника. Ще получите кратко обобщение на ключовите въпроси, приоритизиран списък с препоръчани следващи стъпки и индикация кога да ескалирате. Това ти позволява да видиш на пръв поглед къде е необходимо действие, вместо да се налага да оценяваш всяка отделна аномалия сам.
Оценка на отсъствия от AI
В избрания период AI проверява всички болнични бележки за типични модели: чести болни през уикендите, болнични непосредствено преди или след отпуск и заболявания в преходни дни. Оценката включва обобщение на аномалиите, списък на засегнатите служители с конкретни данни и – ако моделите са значими – препоръка към отдела по човешки ресурси. Това ви позволява да идентифицирате тенденциите още в началото, без да прекарвате часове в сравняване на Excel списъци.
Оценка на графика на дежурството чрез AI
За настоящия видим период от прегледа на графика, AI анализира всички планирани смени – индивидуални назначения и разширени серии – заедно с отсъствията на служителите. Той открива конфликти (смяна въпреки одобрено отсъствие), служители с забележимо висок или нисък брой смени, натрупване на уикенд или преходни дневни смени за един човек, едностранно разпределение на персонала в отделни имоти и разпределение на заместниците. Ще получите обобщение в няколко изречения, приоритетен списък с най-важните изводи с дата, служител и обект, както и конкретни препоръки за плановици и проектни мениджъри. Това ви позволява да видите с един поглед къде планът все още трябва да бъде коригиран, вместо да се налага да минавате през решетката ден след ден.
Оценка на подготовката на заплатата чрез ИИ
Преди да прехвърли данните за заплатите към счетоводния отдел, ИИ проверява записите за заплатите за избрания месец за достоверност – по служител, ден, тип заплата и разход за център. Той засича необичайно високи часове през деня, забележимо голям брой записи за деня, записи с допълнителни такси без подходяща причина, несъответствия между часове и дни, както и индикации от ръчни промени. Ще получите кратко обобщение на аномалиите, списък с засегнатите записи с дата и служител и, ако е необходимо, препоръка към счетоводството на заплатите. Това означава, че можете да започнете заплатата с много по-голяма сигурност, вместо да се налага да проверявате всяка линия сами.
AI обобщение на билетите
За един тикет AI обединява целия процес – промени в статуса, задачи, коментари – в компактен профил. Ще получите преглед на историята на транзакциите, хронологично обобщение на най-важните стъпки, списък с отворени точки с отговорности и информация за рискове като просрочени срокове или многократни пренасочвания. Особено при дълги билети, служителите спестяват значително време при повторно качване.
Брифинг за обекти с изкуствен интелект
С натискане на бутон AI създава профил на имота: основни данни и адрес, тенденция в качеството на последните проверки, отворени тикети, най-новата комуникация с клиента и планирани задачи за следващите 14 дни. Брифингът подчертава силните страни, рисковете и препоръчаните следващи действия – идеални за управителите на имоти при запознаване с нови имоти, подготовка за срещи с клиенти или подмяна на тях по време на празнични периоди.
Сигурен и проследим
Всички AI оценки работят изключително с данните на вашия клиент, уважават съответните модули и потребителските права и не променят нищо в вашите бази данни. AI инструментите могат да се активират индивидуално за всяка функция и за всеки клиент – винаги запазвате контрол върху това кои данни се предават на AI. Консумацията на токени се записва прозрачно.
Финанси
Целият процес от оферта до готовата фактура – включително служебни бележки и специални услуги – е картографиран в KleanApp.
Предложения
С KleanApp можете бързо да създавате оферти за широк спектър от услуги – от готови текстови модули – било то еднократна поръчка, месечна фиксирана ставка или фактуриране според работна бележка.
Служебни ваучери и специални придобивки
Вашите служители могат да използват нашето приложение, за да получат трудовите сертификати дигитално подписани от клиента на място. Подписаният трудов сертификат веднага се изпраща на служителите по имейл. Дори спонтанни задачи, които не са възложени, могат бързо да бъдат записани на място и потвърдени от клиента с подпис.
Сметки
Фактурата може да бъде генерирана от поръчките с натискане на бутон, индивидуално или изцяло като изпълнение на фактури. Работните бележки и специалните услуги автоматично се прикачват към фактурата като PDF с подпис от клиента.
CRM
Нашият CRM модул документира и насочва цялата комуникация между вашия офис персонал и вашите клиенти.
Ясна презентация
Когато клиент се обади, вашите агенти могат да видят всички важни операции наведнъж – всички имейли, тикети, бележки и обаждания.
Автоматичен импорт на имейли
Както входящите, така и изходящите имейли от вашия офис персонал и вашите клиенти могат автоматично да бъдат импортирани в KleanApp и присвоени към съответните контакти, ако желаете.
Форми
За да ви предоставим още един градивен елемент по пътя към дигитализацията, можете да картографирате формулярите си по електронен път с KleanApp. Можете да интегрирате формулярите в нашата система за билети или да ги съхранявате като селекция в обекта.
Области на приложение на електронните формуляри
Нашите клиенти използват формуляри за::
- Сертификати за приемане
- Одити на обекти
- Списъци
- Поръчки за материали
Дефиниране на ваши собствени формулярни полета
Създавате отделни полета на формуляра чрез нашия уебсайт и след това формулярът може да бъде извикан чрез приложението, да бъдат попълнени, подписани и запазени. Снимките също могат да бъдат интегрирани като доказателство.
Дизайнер на формуляри - Проектирайте свой собствен PDF файл
Можете сами да проектирате резултата (попълнен формуляр като PDF документ) и да го попълните с логото и цветовата схема на вашата фирма.
Автомобилен парк (GPS проследяване) и проверка на шофьорската книжка
Проверката на шофьорската книжка е съществена част от управлението на автопарка. Всяка компания, която предоставя на служителите си сервизни или пул превозни средства, трябва редовно да проверява шофьорските книжки на своите служители. С GPS проследяването на превозните средства допълваме модула на автопарка.
Автомобилен парк (GPS проследяване)
В превозното средство е монтиран GPS тракер. Можете да проследявате маршрутите и местоположенията на вашите превозни средства на живо на картата.
Проверка на шофьорска книжка
Упълномощените лица във вашата компания могат да използват нашето приложение, за да проверят шофьорските книжки на служителите. Приложението автоматично създава следващата проверка и напомняне за всеки служител според вашите спецификации (месечно, на всеки три месеца и т.н.). При този вариант не се изисква лиценз за отделните служители.
Самоконтрол на шофьорската книжка
С помощта на NFC чип на шофьорската книжка служителите могат да сканират шофьорската си книжка чрез приложението. По този начин проверката на шофьорската книжка се документира. Липсващите контроли са ясно показани на уебсайта.
Инвентаризация и DGUV тестване
С нашия модул за инвентаризация можете да записвате вашите електрически уреди като прахосмукачки, да проследявате местоположението им, да документирате инспекциите на DGUV и да бъдете напомнени, когато се очакват проверки.
DGUV тестове
Всеки месец ще получавате преглед на това кои устройства трябва да бъдат тествани от DGUV и къде се намират тези устройства в момента. Устройствата се събират, закарват до склада и се проверяват там от специалист. Датата на теста се документира и документите се съхраняват с устройството.
Кое устройство се намира къде
Чрез сканиране на баркода можете да видите точно кое устройство къде се намира. Когато служител вземе устройството от склада в обект или премести устройство от един обект в друг, обектът се избира и след това баркодът се сканира. Устройството автоматично се присвоява на новия обект.
Експорт за счетоводство
Вашият счетоводен отдел може да експортира данните като списък за изчисляване на годишната амортизация (дълготрайни активи/GWG).
Проектанти на табла, формуляри и отчети
Разполагаме с три различни инструмента, с които можете напълно да адаптирате формуляри, отчети, както и нашето табло за управление към вашите нужди и да ги проектирате свободно.
Дизайнерът на формуляри
В KleanApp можете да дигитализирате колкото искате формуляри и да ги направите достъпни за редактиране в приложението. С нашия нов дизайнер можете също да проектирате резултатите (PDF файлове) поотделно с лого или подобно.
Дизайнерът на таблото
В допълнение към стандартното ни табло за управление, можете да създавате различни индивидуални табла и по този начин да компилирате точно информацията, която е важна за вас. С индивидуално табло отделните функции (мениджър на обекти, офис персонал и управление) получават точно оценките и информацията, от която се нуждаят за ежедневната си работа.
Дизайнерът на отчети
Вече ви предлагаме някои стандартни справки и съществуващите филтри могат да се използват за оптимален анализ на данните. Освен това можете да съставите свои собствени отчети и да ги направите визуално привлекателни и ясни с нашия дизайнер на отчети. След това генерираните отчети могат да бъдат извлечени като PDF файл или Excel файл с едно кликване.
Обучение
С нашия модул за обучение можете да управлявате, провеждате и проследявате инструкциите, свързани с образованието, обучението и безопасността на вашите служители. Ще бъдете информирани, когато се очаква обучение.
Провеждане на обучение чрез приложението
Фасилити мениджърите могат да възпроизвеждат видеоклипове и обучителни материали чрез таблета. Служителят потвърждава участието чрез подпис на таблета. Участието в обучението и потвърждението с подпис се документират на интернет страницата. Постигате постоянно качество чрез използването на предварително зададени учебни материали.
Управление на обучението
На уебсайта можете да създавате нови курсове за обучение и да управлявате съществуващите. Там можете да посочите за кои служители или кои функции това обучение е задължително. В големите компании също е възможно да се определят отделни области, в които обучението е незаменимо (чиста стая, производство).
Идентифициране и анализ на нуждите от обучение
Можете ясно да видите кога изтичат кои обучения/инструкции и кои служители трябва да бъдат преквалифицирани и кога. След това можете да базирате планирането си на това.
Ключове
Може да се използва за проследяване на прехвърлянето на ключове и други важни предмети към служителите.
Точна идентификация на ключове
Всеки ключодържател е оборудван с NFC ключодържател. Чрез четене на етикета ключодържателят може ясно да бъде разпознат.
Подпис на получателя
Служителят, който получава ключовете, показва знаци на дисплея на мобилния телефон или таблет на издателя. Това гарантира точна документация на предаването.
Списък
С модула Schedule Duty Schedule можете да задавате време за работа и разполагане за вашите служители и обектите под вашата грижа, като по този начин поддържате преглед на натоварването и разпределението на персонала.
Работен прозорец и седмично работно време
Можете да въведете възможните начални и крайни часове, както и максималните работни часове на ден от седмицата за вашите служители, както и договорните седмични работни часове. За обекта можете да определите времевия прозорец, в който може да се извърши почистването.
Класификация чрез DragDrop
Можете да използвате интерактивния изглед на календара, за да планирате служителите към обекти. Имате опцията да създадете графика по обект или по потребител. Задачата е лесна чрез DragDrop, а времето и повторенията могат да се редактират след това. Показването на разликата между целеви и реални часове ви позволява да записвате използването на служители и обекти.
Целеви / реални часове за записване на времето
Целевите часове за служителя и/или обекта се прехвърлят към системата за записване на работното време и могат да бъдат сравнявани и анализирани там.
Дати/задачи
Модулите Срещи и задачи позволяват дигитално записване на предстоящи събития. Прегледът на срещите дава на служителите цялостен преглед, защото тук се събират всички важни събития от другите KleanApp модули.
Срещи - Преглед на календара и уведомление при крайност
Можете да въвеждате и управлявате срещите за вашите служители. Следните важни събития автоматично се прехвърлят от другите KleanApp модули като срещи: дължими тикети, задачи, планирани проверки, целеви часове от интерфейсите и от нашия дежурен график, както и данни от модула за документация за почистване. Благодарение на прегледа на календара в приложението и уеб мрежата и автоматичното известие за push известия, вие и вашите служители вече няма да пропускате важни събития.
Задачи – следите какво е свършено?
Можете да използвате модула Задачи, за да възлагате задачи на служителите. За разлика от тикет системата, задачите са предназначени за дейности/завършвания, които не изискват собствен работен процес, както при тикет системата. Вашите служители могат да отбелязват задачите в приложението, а вие да следите всичко чрез уебсайта.
Интерфейси
Финанси
- Експорт на фактури в Excel
- Контрол на износа (оценка на DB1)
- Експорт на фактури във формат DATEV, включително касови бележки (zip файл)
- Експорт на фактури във формат DATEV "XML интерфейс онлайн", включително касови бележки (zip файл)
- Експортиране на Lexware (csv файл)
- Онлайн връзка Lexware Office чрез API
Проследяване на времето
- Експорт на резервации в Excel
- Експортирай сапфир (csv файл)
- Експорт Sage (txt файл)
- Export Digras (xml файл)
Подготовка на заплати
- Експорт Дата v 'Заплата и заплата' (txt файл)
- Експортирай Datev 'Lodas' (txt файл)
- Експортирайте Addison (txt файл)
- Експортна агенда (csv файл)
- Експорт Sage (csv файл)
- Експортиране на Lexware (txt файл)
Референтни данни
Импортиране и експортиране на всички релевантни данни чрез Excel файл.
ERP системи
- Zvoove чрез директна API връзка
- Navision/BSS чрез директна API връзка
Сензори
- Tork-Easycube за свързване на дозаторни системи
- Обратна връзка сега за анкети на клиенти
