Hovedformålet med KleanApp er kvalitetskontrol. Et rum i objektet styres og evalueres individuelt i detaljer. Protokolfunktionen kan bruges til at dokumentere revisioner og fælles inspektioner. Kvalitetsrapporterne giver et omfattende overblik over rengøringskvaliteten med grafik, statistik og billeder.
Hurtigt overblik over programfunktioner
Hurtig kvalitetskontrol i bygningsrengøring
kvalitetskontrol
AdHoc og planlagte kontroller (også i overensstemmelse med DIN 2859-1)
Vælg de rum, der skal styres, for AdHoc-kontrolelementer. Til planlagte kontroller opretter den tilfældige generator en liste over de rum i objektet, der skal styres i henhold til dine kriterier. Du kan vælge DIN 2859-1 eller andre geodata som kriterier.
Integration af dine servicemapper
Du kan integrere dine tjenestemapper fuldt ud i KleanApp eller indstille kontrolobjekterne efter brugstype eller rumgrupper.
Administrere stamdata
Du kan når som helst foretage alle vigtige indstillinger (intervaller, evalueringstilstand, kontrolobjekter osv.) på systemet.
Billetsystem
Et billetsystem er en softwarefunktion, der gør det muligt professionelt at registrere, behandle og spore kundebekymringer (billetter) såsom tilbud, klager eller funktionsfejl.
Automatiske billetter til omarbejdning og opfølgning
Som en del af kvalitetskontrollerne opretter systemet automatisk billetter til omarbejde i tilfælde af dårlige anmeldelser. Efterkontrol kan også oprettes automatisk via systemet. Gennem et sofistikeret rettighedssystem ender billetterne med den ansvarlige person i realtid.
Inddragelse af kunder og besøgende via QR-kode
Kunder og besøgende kan bruge en QR-kode på toilettet .B til at rapportere abnormiteter og defekter. Derudover kan billetter også rapporteres via et objektspecifikt link.
Integration af eksisterende billetsystemer (via e-mail)
KleanApp kan konvertere indgående e-mails til billetter og tildele dem til det rigtige objekt eller medarbejdere. På denne måde kan du også integrere eksisterende billetindtagelse .B kunder.
tidsregistrering
KleanApp tilbyder forskellige muligheder for digital tidsregistrering.
Stregkode, NFC, iBeacons, Telefon og Terminal
KleanApp understøtter stregkode, NFC-tags og iBeacons-scanningsmetoder samt tidssporing via telefon og terminaler. Afhængigt af projektet og forholdene på stedet kan du vælge mellem de enkelte metoder.
Advarsler i realtid (valgfrit med GPS-sporing)
Talrige advarsler støtter dig i dit daglige arbejde. Du vil blive informeret rettidigt, hvis en medarbejder ikke optræder i objektet, eller hvis der er abnormiteter (scan uden for objektet). Så du kan handle, før din kunde klager.
Rapportering
Alle data kan behandles i rapportering og eksporteres til videre behandling. Dine medarbejderes ankomster og fravær er tydeligt angivet i realtid.
AI-værktøjer
KleanApp bruger kunstig intelligens netop der, hvor det tydeligt aflaster din kontormæssige arbejdsbyrde: i evalueringen af store mængder data fra tidsregistrering og fravær. AI'en opsummerer problemer, fremhæver uregelmæssigheder og foreslår konkrete næste skridt – du beholder beslutningen i dine hænder.
AI-evaluering af tidsregistrering
For en enkelt medarbejder analyserer AI'en alle fund fra tidsregistreringen i den valgte periode – såsom overtrædelser af arbejdstidsloven, manglende pauser eller usædvanlig urregistrering. Du får et kort resumé af nøgleproblemer, en prioriteret liste over anbefalede næste skridt og en indikation af, hvornår du skal eskalere. Dette gør det muligt for dig at se med et hurtigt blik, hvor der skal handles i stedet for selv at skulle vurdere hver enkelt anomali.
AI-vurdering af fravær
I den valgte periode tjekker AI'en alle sygemeldinger for typiske mønstre: hyppig sygdom i weekenderne, sygefravær lige før eller efter ferie og sygdom på overgangsdage. Evalueringen indeholder et resumé af unormale forhold, en liste over berørte medarbejdere med specifikke data og – hvis mønstrene er væsentlige – en anbefaling til HR-afdelingen. Det gør det muligt at identificere tendenser tidligt uden at skulle bruge timer på at sammenligne Excel-lister.
AI-evaluering af vagtplanen
For den nuværende synlige periode af vagtoversigten analyserer AI'en alle planlagte vagter – individuelle aftaler og udvidede serier – samt medarbejdernes fravær. Den opdager konflikter (vagt trods godkendt fravær), medarbejdere med et markant højt eller lavt antal vagter, ophobning af weekend- eller bro-dagvagter for én person, ensidig fordeling af personale på individuelle ejendomme og fordeling af afløsere. Du vil modtage et resumé på få sætninger, en prioriteret liste over de vigtigste fund med dato, medarbejder og objekt samt konkrete anbefalinger til planlæggere og projektledere. Det giver dig mulighed for med et hurtigt blik at se, hvor planen stadig skal justeres, i stedet for selv at skulle gennemgå gitteret dag for dag.
AI-evaluering af lønforberedelse
Før løndataene overføres til regnskabsafdelingen, tjekker AI'en lønindførslerne for den valgte måned for sandsynlighed – pr. medarbejder, dag, løntype og omkostningscenter. Den registrerer usædvanligt høje dagtimer, et markant stort antal indførsler på en dag, tilslagsposter uden passende årsag, uoverensstemmelser mellem timer og dage samt indikationer fra manuelle ændringer. Du vil modtage et kort resumé af afvigelserne, en liste over de berørte poster med dato og medarbejder og, om nødvendigt, en anbefaling til lønregnskab. Det betyder, at du kan starte lønprocessen med langt større sikkerhed i stedet for selv at skulle krydstjekke hver linje.
AI-oversigt over billetter
For en enkelt sag samler AI'en hele processen – statusændringer, tildelinger, kommentarer – i en kompakt profil. Du vil modtage et overblik over transaktionshistorikken, et kronologisk resumé af de vigtigste trin, en liste over åbne punkter med ansvar og information om risici såsom forfaldne forfaldne datoer eller flere omplaceringer. Især med lange billetter sparer ekspedienten mærkbart tid ved ombordstigning.
AI-objektbriefing
Med et tryk på en knap opretter AI'en en profil af en ejendom: masterdata og adresse, kvalitetstendenser for de seneste kontroller, åbne billetter, den seneste kommunikation med kunden og planlagte opgaver for de næste 14 dage. Briefingen fremhæver styrker, risici og anbefalede næste skridt – ideelt for ejendomsadministratorer, når de skal sætte sig ind i nye ejendomme, forberede kundeaftaler eller udskifte dem i ferieperioder.
Sikkert og sporbart
Alle AI-evalueringer arbejder udelukkende med din kundes data, respekterer det respektive modul og brugerrettigheder og ændrer ikke noget i dine databaser. AI-værktøjerne kan aktiveres individuelt for hver funktion og for hver klient – du bevarer altid kontrollen over, hvilke data der sendes videre til AI'en. Tokenforbrug logges gennemsigtigt.
Finanser
Hele processen fra tilbuddet til den færdige faktura – inklusive arbejdsnoter og særlige tjenester – er kortlagt i KleanApp.
Tilbud
Med KleanApp kan du hurtigt skabe tilbud på en bred vifte af tjenester fra færdiglavede tekstmoduler – uanset om det er en engangsbestilling, en fast månedlig pris eller fakturering efter en arbejdsnote.
Arbejdskuponer og særlige fordele
Dine medarbejdere kan bruge vores app til at få arbejdsattesterne digitalt underskrevet af kunden på stedet. Det underskrevne arbejdsbevis sendes derefter straks til kontorpersonalet via e-mail. Selv spontane opgaver, der ikke er blevet bestilt kan hurtigt registreres på stedet og bekræftes af kunden ved underskrift.
Regninger
Fakturaen kan genereres ud fra ordrerne med et tryk på en knap, enten individuelt eller helt som en faktura. Arbejdsnoter og særlige tjenester vedhæftes automatisk fakturaen som en PDF med kundens underskrift.
CRM
Vores CRM-modul dokumenterer og styrer al kommunikation mellem dit kontorpersonale og dine kunder.
Klar præsentation
Når en kunde ringer, kan dine agenter se alle vigtige operationer med et blik – alle e-mails, sager, noter og opkald.
Automatisk e-mailimport
Både indgående og udgående e-mails fra dit kontorpersonale og dine kunder kan automatisk importeres i KleanApp og tildeles de relevante kontakter, hvis det ønskes.
Former
For at give dig en anden byggesten på vej til digitalisering, kan du elektronisk kortlægge dine formularer med KleanApp. Du kan medtage formularerne i vores billetsystem eller lade dem være som et valg til objektet.
Anvendelsesområder for elektroniske formularer
Vores kunder bruger formularer til:
- Certifikater for accept
- Overvågning af objekter
- Tjeklister
- Materialeordrer
Definere formularfelter selv
Fra vores hjemmeside opretter du individuelle formularfelter, og via appen kan du få adgang til formularen, udfyldt, underskrevet og opbevaret. Fotos kan også integreres som bevis.
Formulardesigner - Opret din egen PDF-fil
Du kan selv designe resultatet (udfyldt formular som pdf-dokument) og supplere det med firmaets logo og farveskema.
Vognpark (GPS-sporing) og kørekortkontrol
Kontrol med kørekort er en væsentlig del af flådeforvaltningen. Enhver virksomhed, der forsyner sine medarbejdere med service eller pool køretøjer skal regelmæssigt kontrollere kørekort af sine medarbejdere. Med GPS-sporingen af køretøjerne supplerer vi køretøjsflådemodulet.
Vognpark (GPS-sporing)
En GPS tracker er installeret i køretøjet. På et kort kan du følge stier og placeringer af dine køretøjer live.
Kontrol med kørekort
Autoriserede personer i din virksomhed kan bruge vores app til at styre medarbejdernes kørekort. Appen opretter automatisk den næste inspektion og en påmindelse for hver medarbejder i henhold til dine specifikationer (månedligt, hver tredje måned osv.). Denne variant kræver ikke en licens til de enkelte medarbejdere.
Selvkontrol med kørekort
Ved hjælp af en NFC-chip på deres kørekort kan medarbejderne scanne deres kørekort ved hjælp af appen. Kørekortkontrollen er således dokumenteret. Manglende kontroller vises tydeligt på hjemmesiden.
Opgørelse og DGUV-test
Med vores lagermodul kan du registrere dit elektriske udstyr såsom støvsugere, spore placeringen, dokumentere DGUV-test og blive mindet om de test, der forfalder.
DGUV-prøver
Du vil modtage en månedlig oversigt over, hvilke enheder der afventer en DGUV-kontrol, og hvor disse enheder i øjeblikket er placeret. Enhederne indsamles, køres til lageret og testes der af en specialist. Inspektionsdatoen er dokumenteret, og dokumenterne gemmes i enheden.
Hvilken enhed er placeret, hvor
Ved at scanne stregkoden kan du se nøjagtigt, hvilken enhed der er hvor. Når en medarbejder tager enheden fra lageret til et objekt eller tager en enhed fra et objekt til et andet, markeres objektet, og derefter scannes stregkoden. Enheden knyttes automatisk til det nye objekt.
Eksport til regnskab
Dit regnskab kan eksportere dataene som en liste til beregning af årlig afskrivning (anlægsaktiver/GWG).
Dashboard-, formular- og rapportdesignere
Vi har tre forskellige værktøjer, der giver dig mulighed for at tilpasse og tilpasse formularer, rapporter og vores dashboard til dine behov.
Formulardesigneren
I KleanApp kan du digitalisere så mange formularer, du vil, og installere dem i appen til redigering. Med vores nye designer kan du også tilpasse resultaterne (PDF-filer) med logo eller lignende.
Dashboarddesigneren
Ud over vores standarddashboard kan du oprette forskellige brugerdefinerede dashboards for at oprette de oplysninger, du holder af. Med et individuelt dashboard får de enkelte funktioner (objektadministrator, intern service og ledelse) præcis de evalueringer og oplysninger, du har brug for til dit daglige arbejde.
Rapportdesigneren
Vi tilbyder dig allerede nogle standardrapporter, og eksisterende filtre kan analyseres optimalt. Derudover kan du udarbejde dine egne rapporter og designe dem visuelt tiltalende og klare med vores rapportdesigner. De genererede rapporter kan derefter hentes som en PDF-fil eller Excel-fil med et klik.
Uddannelse
Med vores træningsmodul kan du administrere, gennemføre og spore dine medarbejderes trænings-, trænings- og sikkerhedsinstruktion. Du vil blive informeret om den krævede træning.
Udfør træning via appen
Objektlinjer kan afspille videoer og undervisningsmaterialer fra tabletten. Medarbejderen bekræfter deltagelsen ved underskrift på tabletten. Uddannelsesdeltagelsen og bekræftelsen med underskrift er dokumenteret på hjemmesiden. Du opnår en ensartet kvalitet ved hjælp af forudbestemte undervisningsmaterialer.
Administrere træning
På hjemmesiden kan du oprette nye kurser og administrere eksisterende. Du kan angive, hvilke medarbejdere eller funktioner denne uddannelse skal være obligatorisk for. I store virksomheder kan der også defineres individuelle områder, hvor uddannelse er uundværlig (renrum, produktion).
Identificere og analysere uddannelsesbehov
Du kan tydeligt se, hvornår træningen/undervisningen udløber, og hvilke medarbejdere der skal omskoles og hvornår. Du kan derefter justere din planlægning til den.
Nøgler
Den kan bruges til at spore overdragelsen af nøgler og andre vigtige genstande til medarbejderne.
Nøjagtig identifikation af nøgler
Hver nøglering er udstyret med en NFC-fjernbetjening. Ved at læse mærket kan nøgleringen tydeligt identificeres.
Modtagerens underskrift
Medarbejderen, der modtager nøglerne, skriver på udstederens mobiltelefon eller tablet. Dette sikrer nøjagtig dokumentation af overdragelsen.
Tjenesteliste
Med modulet Duty Schedule kan du fastsætte arbejds- og udsendelsestider for dine medarbejdere og de objekter, du har ansvar for, og dermed bevare overblikket over arbejdsbyrden og fordelingen af dit personale.
Arbejdstidsvindue og ugentlige arbejdstimer
Du kan indtaste mulige start- og sluttider samt maksimale arbejdstimer pr. ugedag for dine medarbejdere samt de kontraktuge arbejdstimer. For objektet kan du definere tidsvinduet, hvor rengøring kan udføres.
Klassifikation via DragDrop
Du kan bruge den interaktive kalendervisning til at planlægge medarbejdere til objekter. Du har mulighed for at oprette planen efter objekt eller efter bruger. Opgaven er nem via DragDrop, tid og gentagelser kan redigeres bagefter. Visningen af forskellen mellem mål- og faktiske timer gør det muligt at registrere udnyttelsen af medarbejdere og objekter.
Målregistrering / faktiske timer i tid
Måltimerne for medarbejderen og/eller objektet overføres til tidsregistreringssystemet og kan sammenlignes og analyseres der.
Aftaler/opgaver
Aftaler og Opgaver-modulerne gør det muligt at registrere kommende begivenheder digitalt. Aftalevisningen giver medarbejderne et overblik over hele tiden, fordi det er her, alle vigtige begivenheder fra andre KleanApp-moduler samles.
Aftaler - Kalendervisning og notifikation ved aflevering
Du kan indtaste og administrere aftaler for dine medarbejdere. Følgende vigtige begivenheder overføres automatisk fra de andre KleanApp-moduler som aftaler: deadline tickets, opgaver, planlagte tjek, måltimer fra interfaces og fra vores vagtplan samt data fra rengøringsdokumentationsmodulet. Takket være kalenderoversigten i appen og på nettet samt den automatiske notifikation om push-notifikationer vil du og dine medarbejdere ikke længere gå glip af vigtige begivenheder.
Opgaver – hold styr på, hvad der er gjort?
Du kan bruge Tasks-modulet til at tildele opgaver til medarbejdere. I modsætning til ticketsystemet er opgaver beregnet til aktiviteter/afslutninger, der ikke kræver deres egen arbejdsgang som med ticketsystemet. Dine medarbejdere kan krydse opgaverne af i appen, og du kan holde øje med alt via hjemmesiden.
Grænseflader
Finanser
- Excel-eksport af fakturaer
- Eksportkontrol (DB1-evaluering)
- Eksport af fakturaer i DATEV-format inklusive kvitteringer (zip-fil)
- Eksport af fakturaer i DATEV-formatet 'XML interface online' inklusive kvitteringer (zip-fil)
- Eksportér Lexware (csv-fil)
- Online forbindelse til Lexware Office via API
tidsregistrering
- Excel-eksport af bookinger fra ankomst/gåen
- Eksport Sapphire (csv-fil)
- Eksporter Sage (txt-fil)
- Eksport Digras (xml-fil)
Lønforberedelse
- Eksportdato 'Wage and Salary' (txt-fil)
- Eksporter Datev 'Lodas' (txt-fil)
- Eksport Addison (txt-fil)
- Eksportagenda (csv-fil)
- Eksport Sage (csv-fil)
- Eksporter Lexware (txt-fil)
referencedata
Import og eksport af alle relevante data via en Excel-fil.
ERP-systemer
- Zvoove via direkte API-forbindelse
- Navision/BSS via direkte API-forbindelse
Sensorer
- Tork-Easycube til tilslutning af dispensersystemer
- FeedbackNow til kundeundersøgelser
